【摘要】辦公室副職如何處理好基本的工作關(guān)系,不僅是一個(gè)理論問(wèn)題,更是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題,本文從與正職的關(guān)系:甘當(dāng)綠葉襯紅花;與副職的關(guān)系:眾人拾柴火焰高;與部屬的關(guān)系:承上啟下作樞紐三方面淺析了辦公室副職應(yīng)處理好的基本關(guān)系。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室副職;基本關(guān)系;自身作用

　　【Abstract】How office position of a deputy to the chief of an office finishes handling fundamental job relation, not only be a theory problem, also be one that carry out problem, from the main body of a book being a willing greenery "with the principal relation " putting Carthamus tinctorious underneath; Relation with the position of a deputy to the chief of an office; Great things may be done by mass effort; And relation affiliated to ministry; Carry forward in a new paragraph assuming key position tray in three aspects having analysed office position of a deputy to the chief of an office should handle the good basic relation.

　　【Key words】Office position of a deputy to the chief of an office; Basic relation; Oneself effect

　　辦公室副職如何發(fā)揮自身的作用,是秘書(shū)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)中不可或缺的重要內(nèi)容。在辦公室實(shí)際工作中,一些副職認(rèn)為:“副職好當(dāng)”。理由是:上有正職,下有部屬,大事正職拍板,小事部屬會(huì)干,出了問(wèn)題責(zé)任由集體承擔(dān)。也有些副職抱怨:“當(dāng)副職是個(gè)苦差事,快走一步有越位之嫌,慢行一步則又有不盡責(zé)之累。”還有些副職說(shuō):“副職就是叫著走,跟著走。”怎樣當(dāng)好副職,筆者做辦公室副職的體會(huì)是:扮準(zhǔn)角色,正確處理好與正職、與其他副職、與部屬之間的關(guān)系,掌握好副職的領(lǐng)導(dǎo)方法與藝術(shù)。

　　1 與正職的關(guān)系:甘當(dāng)綠葉襯紅花

　　在辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子中,正職總攬全局,副職雖各擋一面,但處于“配角”的位置。故辦公室副職應(yīng)深刻領(lǐng)會(huì)江澤民同志說(shuō)的“共產(chǎn)黨人要立志做大事,不要立志做大官”的精神實(shí)質(zhì),自覺(jué)強(qiáng)化“配角”意識(shí),淡化權(quán)位觀念,要做到認(rèn)識(shí)到位、措施到位、落實(shí)到位,并注意以下三點(diǎn):

　　1.1 服從而不盲從。副職要尊重正職服從領(lǐng)導(dǎo),按正職的意圖辦事,并抓好工作的落實(shí),自覺(jué)維護(hù)正職的核心地位。服從正職要注意三點(diǎn):第一,在原則問(wèn)題上,要堅(jiān)持立場(chǎng),不能妥協(xié);第二,在講原則時(shí)要講究方法,注意場(chǎng)合,考慮效果,做到“忠言”順耳;第三,要心懷坦蕩,一時(shí)受了委屈,要奉行“大著肚皮容物”的哲理,以大局為重。

　　1.2 參謀而不亂謀。副職作為秘書(shū)領(lǐng)導(dǎo)班子決策的參與者,要善于當(dāng)參謀,協(xié)助正職決策,要做到以下三點(diǎn):一要多謀。多謀份內(nèi)之事,為決策分析時(shí)機(jī),提供決策依據(jù),擬訂決策方案,力求準(zhǔn)確無(wú)誤。二要善謀。副職當(dāng)參謀,要經(jīng)常深入一線,調(diào)查研究,掌握情況,全面論證,提出最佳方案供正職和班子決策。三要巧謀。要緊扣單位的工作思路出謀劃策,要謀在單位的利益上,謀在人民的需要上。

　　1.3 配合而不附合。辦公室事務(wù)繁多,正職的工作千頭萬(wàn)緒,涉及方方面面。為此,副職要努力幫助其擺脫具體事務(wù)的糾纏,以便讓其騰出精力思考和處理重大問(wèn)題。一是在正職任務(wù)繁重時(shí)主動(dòng)請(qǐng)纓,先完成交辦任務(wù),再采取補(bǔ)救措施搞好本職工作。二是在遇到難題時(shí)大膽負(fù)責(zé),不等不靠,不推不避,想方設(shè)法,妥善解決。三是在發(fā)生沖突時(shí)挺身解圍,不能隔岸觀火或坐視不管,更不能幸災(zāi)樂(lè)禍和落井下石,要從大局出發(fā),為正職解圍。

　　2 與副職的關(guān)系:眾人拾柴火焰高

　　在高、中級(jí)秘書(shū)機(jī)構(gòu)中,副職的數(shù)量較多,他們均為正職的助手,在班子中居于同等重要的地位,其相互關(guān)系如何,直接影響秘書(shū)班子整體效能的發(fā)揮。因此,副職還要掌握與其他副職的共事藝術(shù),盡量減少工作中的摩擦,形成一個(gè)團(tuán)結(jié)互助的局面,保證秘書(shū)班子的整體功能高效發(fā)揮。具體講,應(yīng)注意以下三點(diǎn):

　　2.1 競(jìng)爭(zhēng)而不嫉妒。副職們?cè)谛姓毼簧咸幱谄郊?jí),在工作中是協(xié)作伙伴,都有自己的責(zé)任目標(biāo),都希望把自己分管的工作干得出色,故往往會(huì)成為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,極易誘發(fā)彼此的嫉妒心理,影響內(nèi)部團(tuán)結(jié)。所以,副職必須具有良好的競(jìng)爭(zhēng)心態(tài)和大度氣量:一是要把競(jìng)爭(zhēng)的心思用正、用好、用在干好工作上。二是要靠自己的盡職盡責(zé)、勤政廉政、突出業(yè)績(jī)贏得組織信任和下級(jí)擁護(hù)。三是對(duì)其他副職不妄加評(píng)判,要堅(jiān)持相互尊重、相互理解、相互配合的原則,積極溝通,交流信息,創(chuàng)造一個(gè)既有競(jìng)爭(zhēng)氛圍,又有協(xié)作精神的良好的辦公室小環(huán)境。

　　2.2 支持而不拆臺(tái)。俗話說(shuō):“支援和友誼比什么都重要”。但有些副職對(duì)正職工作的支持不遺余力,但對(duì)其他副職工作的支持卻不積極,有時(shí)甚至還互相拆臺(tái),極大地?fù)p害了辦公室的團(tuán)結(jié)和秘書(shū)工作的順利開(kāi)展。為此,副職一是要把主要精力放在管好自己人,干好自己事上,力戒插手其他副職分管的工作;二是遇到其他副職的下屬反映情況時(shí),要從維護(hù)秘書(shū)班子團(tuán)結(jié)和單位整體利益出發(fā),做適當(dāng)解釋工作,而不能越權(quán)行事;三是工作上要溝通合作,不推諉扯皮、各自為政,有矛盾不隨意擴(kuò)散,及時(shí)溝通解決。

　　2.3 分工而不分家。一般來(lái)講,副職之間都有明確分工,各自分管某方面的工作,這對(duì)于明確責(zé)任,消除工作空檔是非常必要的。但是在實(shí)踐中往往出現(xiàn)“各吹各的號(hào),各唱各的調(diào)”的現(xiàn)象,傷害了彼此間的情誼,影響了秘書(shū)班子整體效能的發(fā)揮。對(duì)此,有的同志總結(jié)出這樣一條好經(jīng)驗(yàn):“事情大家抓,個(gè)人重點(diǎn)帶其他,各有一本帳,見(jiàn)面再分家。”值得我們借鑒。只有做到既分工又合作,才能促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié),有利于秘書(shū)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　3 與部屬的關(guān)系:承上啟下作樞紐

　　在一般情況下,副職是正職了解下級(jí)工作的橋梁,發(fā)揮著承上啟下的作用。辦公室副職要發(fā)揮樞紐作用,獲得下級(jí)的擁護(hù)和支持,除以身作則,率先垂范,清正廉潔,嚴(yán)于律己外,還應(yīng)特別注意以下三點(diǎn):

　　3.1 信任而不包辦。俗話說(shuō):“領(lǐng)導(dǎo)勤快,部屬依賴。”如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)總替部屬拿主意,那么他的部屬就總沒(méi)有主意。一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者并不在于他具體干了什么事,而在于他能使部屬愿意干事和能夠干事。只要將部屬放在最適合的崗位上,每個(gè)部屬都是人才。故副職在工作中要充分依靠和相信下屬,凡屬下屬職責(zé)范圍內(nèi)的工作,要敢于放手,不能包辦代替。否則,勢(shì)必挫傷下屬工作積極性,影響其工作效率和整體作用的發(fā)揮。

　　3.2 愛(ài)護(hù)而不庇護(hù)。秘書(shū)工作繁重壓力大,辦公室副職要關(guān)愛(ài)下屬:要關(guān)心其思想、學(xué)習(xí)和生活,幫助解決實(shí)際困難,使其感受到組織的溫暖,從而不斷增進(jìn)感情,以推動(dòng)工作的順利開(kāi)展。但是,當(dāng)發(fā)現(xiàn)下屬有缺點(diǎn)甚至錯(cuò)誤時(shí),副職要及時(shí)批評(píng)幫助,但要分析原因,注意場(chǎng)合,講究方法,既不能縱容、包庇和遷就錯(cuò)誤,也不能不加分析地上綱上線,一棍子打死,要主動(dòng)幫助他們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、輕裝前進(jìn)。

　　3.3 攬責(zé)而不推脫。在秘書(shū)工作中,領(lǐng)導(dǎo)干部難免會(huì)與下屬發(fā)生摩擦和矛盾,輕則產(chǎn)生積怨,重則引發(fā)對(duì)立,而正職往往是矛盾的焦點(diǎn),故副職應(yīng)有為正職“擋駕”的意識(shí),主動(dòng)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。一是處理難點(diǎn)問(wèn)題打頭陣。在發(fā)生突發(fā)事件和危急時(shí)刻,副職要第一個(gè)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng),平息事態(tài),控制局面;對(duì)得罪人的事,副職要敢于唱“黑臉”,把歪風(fēng)邪氣壓下去。二是當(dāng)好秘書(shū)的“出氣筒”。秘書(shū)心里有怨氣,一般是先找副職發(fā)牢騷、講怪話,有時(shí)甚至無(wú)理糾纏。對(duì)此,副職要耐心地聽(tīng),而且要勇于承擔(dān)責(zé)任,推功攬過(guò),同時(shí)做好解釋說(shuō)服工作,消除誤會(huì),融洽上下關(guān)系。三是做正職聯(lián)系下屬的媒介。下屬與正職的交往都比較謹(jǐn)慎,而與副職相對(duì)放得開(kāi)些。因此,副職要利用這個(gè)優(yōu)勢(shì),善交人緣,以此作為溝通、密切正職與下屬感情的紐帶。

　　辦公室副職如何處理好基本的工作關(guān)系,不僅是一個(gè)理論問(wèn)題,更是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題,只有勤于學(xué)習(xí)、敢于探索、勇于創(chuàng)新、善于總結(jié),與時(shí)俱進(jìn),才能成為一個(gè)讓上級(jí)器重、令同級(jí)尊重、受下級(jí)敬重的合格副職,才能有效地履行“三服務(wù)”的宗旨。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]郭根山.副職良好的心理定位[J].管理科學(xué),2000,(2)

　　[2]蘇戰(zhàn)寶.副職之間的共事藝術(shù)[J].黨建與人才,2000,(3)

　　[3]聶劍峰.副職要認(rèn)真定位扮好角色[J].當(dāng)代廣西,2004,(1)

　　[4]吳海青.副職的角色意識(shí)[J].當(dāng)代廣西,2004,(5)

　　[5]劉勇.怎樣做好辦公室副職工作[J].秘書(shū)之友,2005,(3)

　　[6]劉勇.淺議辦公室副職的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)[J].秘書(shū)之友,2007,(3)