隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，社會生活的方方面面正在發(fā)生深刻的變化。以Internet為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也在改變著企業(yè)的管理方式。與之相適應(yīng)，企業(yè)的信息系統(tǒng)正在由電子數(shù)據(jù)處理(EDP)、管理信息系統(tǒng)(MIS)向決策支持系統(tǒng)(DSS)轉(zhuǎn)化。作為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，會計信息系統(tǒng)的設(shè)計理念和功能定位必然要發(fā)生變化，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的要求。



　　學(xué)術(shù)界最近提出，將過去會計電算化的概念加以揚棄，以“會計信息化”代替“會計電算化”，由過去面向單用戶的會計電算化信息系統(tǒng)ElectronicDataProcessingSystem，升級為適用于網(wǎng)絡(luò)用戶的電算化會計信息系統(tǒng)ComputerizedAccountingInformationSystem。網(wǎng)絡(luò)時代的電算化會計信息系統(tǒng)必然要具備獨立性、層次性和網(wǎng)絡(luò)化的特征。以企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)、關(guān)聯(lián)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)(Extranet)和國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)為基礎(chǔ)，企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)形成了三個層次，各層次之間進(jìn)行著信息傳送，又以防火墻為界，相互獨立，避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。同時，各層次內(nèi)部，尤其是企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部也形成層次分明、縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，會計信息可以順暢有序的流動，并得到有效的管理，這將更加有助于決策。



　　電算化會計信息系統(tǒng)得以實現(xiàn)的必要條件是劃分信息傳輸各層次、各部門之間的邊界，以及設(shè)定各邊界之間的信息接口。過去的會計電算化信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)之間很少有信息交流，例如，企業(yè)人事部門對于工資、獎金的發(fā)放自行管理，有關(guān)信息不能傳遞至財會部門，致使后者要重新對工資和獎金加以確認(rèn)、計量和記錄，并將其作為一個獨立模塊納入帳務(wù)處理系統(tǒng)，同樣的情況也發(fā)生在倉儲部門、銷售部門與財會部門之間。這造成數(shù)據(jù)冗余、效率低下，也不利于人員、部門合理有效的設(shè)置。網(wǎng)絡(luò)時代的電算化會計信息系統(tǒng)只是一個相對獨立的網(wǎng)絡(luò)空間，它與企業(yè)信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)之間不斷進(jìn)行著數(shù)據(jù)傳送，實現(xiàn)信息共享，以電算化會計信息系統(tǒng)為核心的企業(yè)信息系統(tǒng)及其信息流向如圖所示(箭頭代表信息流向)。



　　這一基于Intranet的企業(yè)信息系統(tǒng)只有在電算化會計信息系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)之間設(shè)置信息接口，才可以有效運轉(zhuǎn)。常用憑證就是這樣一個適用于網(wǎng)絡(luò)時代的電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。



　　一、常用憑證的設(shè)計思路



　　所謂“常用憑證”，是指在企業(yè)會計核算中對于經(jīng)常發(fā)生，或者雖不經(jīng)常發(fā)生，但具有一定規(guī)律性的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所制作的記帳憑證。對這類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)加以歸納，找到其核算的特點，用通俗的語言，而非會計語言加以描述，就可以使制作憑證的主體和過程得以改變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的要求。



　　具體的設(shè)計思路為，將記帳憑證的制作模塊分為三個層次：



　　第一層次處于模塊的表層，面向非會計專業(yè)人員，此時，制作憑證所需要的會計語言，如科目、借貸方向等已經(jīng)被高度通俗化和具體化，憑證制作人員只需根據(jù)原始憑證的有關(guān)信息即可順利完成工作，因此，即使是非會計部門的工作人員也可勝任。例如，對于采購部門的人員來講，他只要將采購貨物的名稱、單價、數(shù)量、用途、結(jié)算方式、運費金額等信息錄入計算機，憑證就可以自動生成，并通過網(wǎng)絡(luò)傳送至財會部門。



　　第二層次處于模塊的中層，面向一般會計人員。記帳憑證一經(jīng)到達(dá)財會部門，為保證憑證制作的準(zhǔn)確無誤，會計人員要對其進(jìn)行審核。由于這一過程需要較多的會計專業(yè)知識，所以只有會計人員才能勝任。盡管通過縝密的設(shè)計，常用憑證制作一般不會發(fā)生系統(tǒng)性錯誤，但不能認(rèn)為非會計人員不會發(fā)生諸如理解錯誤、錄入錯誤等非系統(tǒng)性錯誤。因此，審核過程是會計信息質(zhì)量得以保證所必需的。



　　第三層次處于模塊的底層，面向財務(wù)主管人員和系統(tǒng)維護(hù)人員。這一層次的工作主要是對企業(yè)的日常業(yè)務(wù)加以總結(jié)歸納，進(jìn)行常用憑證定義，連接第一層次和第二層次，使系統(tǒng)得以順利運轉(zhuǎn)。這些工作不僅需要綜合全面的會計知識，而且需要網(wǎng)絡(luò)線路及終端的維護(hù)知識，所以只有財務(wù)主管和系統(tǒng)維護(hù)人員才可以勝任。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)時代的高層財務(wù)人員必須對網(wǎng)絡(luò)知識有相當(dāng)?shù)牧私狻?br>


　　這三個層次有機聯(lián)系，又各具特征，第一層次和第二層次較為穩(wěn)定，業(yè)務(wù)人員和一般會計人員無法修改憑證錄入和審核的界面，第三層次可以修改，但只有財務(wù)主管和系統(tǒng)維護(hù)師才有修改權(quán)限，這就保證了整個常用憑證制作系統(tǒng)的穩(wěn)定性。



　　二、常用憑證的定義和制作過程



　　常用憑證是根據(jù)企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)制作的，因此，要使常用憑證設(shè)計合理，首先必須分析企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，對在會計處理上具有共性的業(yè)務(wù)歸為一類，總結(jié)出制作同一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證所需的信息，這是個別到一般的過程。然后，設(shè)計面向非會計人員的常用憑證制作界面，通過這一界面輸入的信息生成常用憑證數(shù)據(jù)庫，并將其與記帳憑證數(shù)據(jù)庫進(jìn)行鏈接，自動生成針對每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記帳憑證，這是一般到個別的過程。



　　1.對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分析



　　我們選取了一個小型工業(yè)企業(yè)。該企業(yè)1999年12月共發(fā)生了126項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過分析，我們認(rèn)為有兩種類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適宜作常用憑證，一種是在企業(yè)經(jīng)營活動中經(jīng)常發(fā)生的，如下圖所示，這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)占這個工業(yè)企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一半以上：



　　還有一種是發(fā)生頻率不高，但在每個月份或者每年的固定時間發(fā)生，帶有一定規(guī)律性，如計提折舊、計提和交納稅金、成本結(jié)轉(zhuǎn)、利潤結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)，核算內(nèi)容相對穩(wěn)定，也適于制作常用憑證。



　　2.常用憑證的定義



　　常用憑證的定義實際上是確定通過常用憑證所要采集信息的名稱、類型、數(shù)據(jù)格式等，也即確定常用憑證數(shù)據(jù)庫的字段結(jié)構(gòu)。



　　我們以“銷售”常用憑證為例，介紹一下常用憑證定義的大體情況：



　　常用憑證主要面向非會計人員，從原始憑證上直接采集數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù)庫的字段名要通俗易懂，數(shù)據(jù)采集要可行，一般不必對原始憑證的數(shù)據(jù)進(jìn)行再加工。例如，“銷售”常用憑證數(shù)據(jù)庫中的品名、單價、數(shù)量等數(shù)據(jù)可以從銷售發(fā)票上取得，結(jié)算方式、購貨單位等信息可以從銷售合同或訂單上取得。



　　3.常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫的鏈接



　　我們還是以“銷售”常用憑證為例，分析一下常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)關(guān)系：



　　通過定義，由常用憑證輸入的信息，就進(jìn)入到記帳憑證數(shù)據(jù)庫，具體的實現(xiàn)方式可以通過Fox數(shù)據(jù)庫語言中的關(guān)系語句setrelationto，并通過“索引號”建立鏈接關(guān)系。數(shù)據(jù)庫語言提供了功能強大的關(guān)系語句，使常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫的鏈接成為可能，并且為網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)管理提供了方便。



　　由于常用憑證適用于一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)又各具特點，對于會計核算來講，不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其借貸方向、科目必然不同，這就產(chǎn)生了一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的共性與個性的矛盾。常用憑證定義用iif()函數(shù)來解決這一矛盾。例如，對于銷售業(yè)務(wù)，針對結(jié)算方式的不同，利用iif()函數(shù)進(jìn)行條件判斷，如果是現(xiàn)銷，記帳憑證借方記入“銀行存款”，如果是托收承付，借方記入“應(yīng)收帳款”，等等。



　　這樣，常用憑證數(shù)據(jù)庫就與記帳憑證數(shù)據(jù)庫之間建立了有機聯(lián)系，也即，非會計信息與會計信息之間建立了聯(lián)系，最終，非會計部門與會計部門之間建立了聯(lián)系。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中不同部門向會計部門傳遞信息，通過常用憑證得以完成。這既實現(xiàn)了人員、部門分工的專業(yè)化、層次化，又實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息共享，減少重復(fù)勞動，提高了工作效率，更重要的是，常用憑證為網(wǎng)絡(luò)時代的電算化會計信息系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)接口，為更高層次會計軟件的設(shè)計開發(fā)創(chuàng)造了條件。