會計電算化是會計工作中應(yīng)用電子計算機技術(shù)的簡稱，是一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)為一體的邊緣科學(xué)，其目的是運用最新科技成果，以現(xiàn)代化的電子計算機代替手工記帳、算帳、報帳，以及代替部分由人腦完成的會計管理和輔助決策。會計電算化是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物，是會計發(fā)展史上的一次重大變革，必將對會計理論和實務(wù)產(chǎn)生深遠的影響。



　　—、實現(xiàn)會計電算化的外部條件



　　1、近年來，隨著計算機廠家的不斷增多，計算機硬件成本的大幅度下降，加之人們對計算機也不再覺得神秘陌生，計算機已經(jīng)不再是高檔用品，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了物質(zhì)條件。



　　2、我國從7O年代初只有個別單位開始利用電子計算機進行工資計算，會計軟件的發(fā)展在財政部的鼓勵扶持之下，到目前為止經(jīng)過十幾年的開發(fā)，經(jīng)驗的不斷積累及軟件工程方法學(xué)的應(yīng)用，發(fā)展已很成熟，被認為是我國軟件行業(yè)自主版權(quán)最多、商品化最好，占領(lǐng)國內(nèi)市場最扎實的領(lǐng)域之一。而且商品化會計核算軟件價格越來越使宜，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了最為關(guān)鍵的條件。



　　3、計算機技術(shù)的推廣和普及，友好的人機對話界面，學(xué)習(xí)計算機操作變得越來越簡單。而且計算機會計信息系統(tǒng)建立在手工會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，會計人員對手工會計流程本身就了如指掌。因此，對于會計軟件的操作，只要加以培訓(xùn)指點，會計人員很快就能掌握，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了技術(shù)條件。 



　　二、電算化信息系統(tǒng)的建立



　　(一)人員培訓(xùn)先行



　　會計電算化的主要問題之一就是人才的問題，它需要既懂計算機知識又有一定會計業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才。很多企業(yè)人員培訓(xùn)是在電算化信息系統(tǒng)建立之后，在這段時間里，電算化會計信息系統(tǒng)不能發(fā)揮效益，造成了設(shè)備的閑置，相當于造成了流動資金的積壓。兵法云：大軍未動，糧草先行。同樣道理，單位應(yīng)該從建立電算化會計信息系統(tǒng)一開始或者提前一年半載就著手人員培訓(xùn)。人員的培訓(xùn)包括系統(tǒng)建立前、系統(tǒng)建立中(對自行開發(fā)系統(tǒng))和系統(tǒng)建立后三個階段的培訓(xùn)。人員的培訓(xùn)要注意以下幾個問題:-是要注意人才層次，既要有部分高級人才，也要有部分一般人員。包括系統(tǒng)管理人員，系統(tǒng)維護人員和各類操作人員。二是要注意年齡層次，在每個年齡段都有，便于人才的傳幫帶。三是注意知識結(jié)構(gòu)，會計電算化人員中，既要有會計人員，又要有計算機人員，還要逐步培訓(xùn)復(fù)合型人才。培訓(xùn)的內(nèi)容包括系統(tǒng)計算機基礎(chǔ)環(huán)境認識和使用；對自行開發(fā)系統(tǒng)還應(yīng)進行有關(guān)業(yè)務(wù)人員如何更好地配合系統(tǒng)開發(fā)，設(shè)計人員了解現(xiàn)行會計業(yè)務(wù)和建立目標系統(tǒng)的培訓(xùn)；以及各級、各類人員的職能培訓(xùn)，比如管理員的管理系統(tǒng)職能培訓(xùn)，操作員不同的操作職能培訓(xùn)等等。



　　(二)系統(tǒng)硬件和系統(tǒng)軟件應(yīng)具超前性



　　硬件是電算化會計信息系統(tǒng)運行的基石，硬件配置的好壞直接影響到建立的電算化會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量、運行狀況。硬件配置的模式一般有單機系統(tǒng)、多機系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)和計算機局域網(wǎng)絡(luò)四種模式。建立電算化會計信息系統(tǒng)時，在硬件配置方面要考慮單位的總體規(guī)劃，即目前購買的硬件不僅要考慮當前的需要，還要考慮將來的需要。與計算機硬件相配套的要求有；一是使用不間斷電流(UPS)或其他穩(wěn)壓設(shè)備是應(yīng)付電源性故障的有效措施。UPS不但有穩(wěn)壓作用，而且在斷電時能自動提供應(yīng)急電源，供應(yīng)系統(tǒng)運行一段時間，以保護數(shù)據(jù)和軟件的安全可靠，是計算機系統(tǒng)廣泛使用的保護設(shè)備。二是機房或終端運行環(huán)境要有一定的溫度、濕度、防塵等方面的要求。計算機系統(tǒng)配置越高，對環(huán)境的要求也越高。



　　系統(tǒng)軟件的選擇對會計軟件的應(yīng)用影響甚大，從目前情況看，國內(nèi)會計軟件的用戶主要以DOS環(huán)境為主，關(guān)于將會計軟件由D0S轉(zhuǎn)向WINDOWS環(huán)境，對此爭議還比較多，關(guān)鍵是許多人認為我國計算機開發(fā)應(yīng)用的總體水平還比較低，還沒有普及，要掌握WINDOWS環(huán)境的應(yīng)用軟件還比較困難，現(xiàn)在時機還不成熟。但筆者認為，由于WINDOWS提供了一套完整的圖形用戶界面和強大的設(shè)備無關(guān)性，會計軟件由D0S向WINDOWS環(huán)境轉(zhuǎn)變是大勢所趨。中文操作系統(tǒng)有2、l3系列、CCDOS、UCDOS等，不同的操作系統(tǒng)僅支持相應(yīng)的會計軟件；進行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)選擇時，是選用FOXBASE、FOXPRO、SYBASE、ORACLE、PARADOX、INFORMIX(后幾種是網(wǎng)絡(luò))，還是選用其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅要看眼前國內(nèi)流行什么，還應(yīng)關(guān)注國際趨勢，對于自行開發(fā)系統(tǒng)的單位，這一點尤為重要，選型做好了，可以減少由于軟件更新?lián)Q代所帶來的重復(fù)投入。



　　(三)會計軟件的選擇



　　會計軟件是計算機會計信息系統(tǒng)的核心部分，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。會計軟件的取得根據(jù)使用單位的不同情況，可有四種途徑；



　　1、購買商品化會計軟件；



　　2、定點開發(fā)軟件，在這種途徑下又分:完全由自己力量開發(fā)會計軟件，與開發(fā)單位聯(lián)合開發(fā)會計軟件，完全由開發(fā)單位開發(fā)會計軟件三種方式；



　　3、購買商品化軟件與自行開發(fā)會計軟件相結(jié)合；



　　4、使用上級主管部門推廣的會計軟件。



　　定點開發(fā)的軟件，它的特點是把會計核算規(guī)則編入會計軟件，如將會計科目報表格式、工資項目等編入軟件程序。優(yōu)點是適合本單位的特點，使用方便，但是將受到一定的時間限制，一旦會計規(guī)章制度發(fā)生變動，軟件就不能適用，必須作新的維護。而且定點開發(fā)會計軟件工程周期長，耗資巨大，不如商品化會計軟件價格低廉，見效快。商品化會計軟件一般是通用會計軟件，如果沒有通用性，就很難有生命力。它的特點是不含或含有較少的會計核算規(guī)則。它實質(zhì)上是一個工具，操作者在首次使用時，通過軟件的初始化，輸入本單位的所有會計核算規(guī)則，把一個通用會計軟件轉(zhuǎn)化成一個適合于本單位情況的專用會計軟件。商品化軟件具有投資少，見效快的優(yōu)點。事物總是一分為二的，商品化會計軟件也有它的不足之處：一是軟件越通用，計算機資源浪費越嚴重。通用會計軟件考慮的問題較多，選擇的范圍較大，必然會占用較多的計算機系統(tǒng)資源，如內(nèi)存、運行時間。二是軟件越通用，初始化工作量越大，為了把通用會計軟件專用化，操作者需要輸入大量的會計核算規(guī)則。三是軟件越通用，個別用戶的會計核算工作的細節(jié)就越難被兼顧。



　　雖然定點開發(fā)會計軟件和商品化會計軟件有缺點，但是使用商品化會計軟件是會計電算化發(fā)展趨勢之一。在國外，不僅會計業(yè)務(wù)比較簡單的企事業(yè)單位廣泛使用商品化會計軟件，而且許多大中型企業(yè)也不自行開發(fā)所有會計軟件，他們對于本單位比較通用的會計業(yè)務(wù)一般都使用商品化會計軟件，對于本單位特殊的需求，在商品化會計軟件不能滿足的情況下，再自行開發(fā)，然后利用商品化會計軟件提供的接口將它們連接起來。所以，筆者認為使用商品化會計軟件加上自行開發(fā)會計軟件，既省時間又省費用，是實現(xiàn)會計電算化的有效途徑。



　　目前，我國財務(wù)軟件公司已達300多家，產(chǎn)品品種繁多，在不同層次平臺上都有一定數(shù)量的用戶。面對紛雜的會計軟件產(chǎn)品，購買單位在選擇時往往感到無所適從。如果被其“通用化”廣告字眼所迷惑，購回不適宜于自己單位的會計軟件，使用時不得不遷就軟件本身的特點而調(diào)整自己的需求，既影響財會人員的積極性，也會影響整個企業(yè)的會計電算化的進程。因此，筆者建議單位在選擇“通用化”會計軟件時應(yīng)選擇行業(yè)通用會計軟件。這種軟件有的適用于工業(yè)企業(yè)，有的適用于金融保險，有的則適用于機關(guān)、學(xué)校和科研單位，它可以最大限度地彌補商品化會計軟件的上述不足之處。



　　一般來說，單位在購買行業(yè)通用商品化軟件時，首先應(yīng)看其是否通過了省以上(含省)財政部門的評審，即考查商品化會計軟件符合國家統(tǒng)一要求的情況；其次應(yīng)評價商品化會計軟件的實用性和先進性及軟件適用于哪些行業(yè)，其客戶群體有哪些，軟件開發(fā)建立在什么平臺上；再次考查商品化會計軟件廠家的售后服務(wù)情況；最后進行成本與效益分析，作出決策。在選擇商品化會計軟件中還應(yīng)注意以下問題：



　　1、要注意購買原版的會計軟件；



　　2、應(yīng)注意商品化會計軟件是否對外提供接口，包括自行開發(fā)軟件與商品化會計軟件的接口，與上級主管部門、銀行、財稅部門等信息系統(tǒng)的接口，與單位內(nèi)部各部門或下屬單位信息系統(tǒng)的接口等，接口是否符合要求；



　　3、注意廠家提供的文檔資料的優(yōu)劣。



　　(四)制定完善的管理制度



　　國內(nèi)外會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史證明，凡是成功的計算機會計信息系統(tǒng)都有一套科學(xué)和完善的管理制度的支持，否則絕少有成功的可能。由于手工處理條件下的管理制度不再完全適用，需要根據(jù)電算化的環(huán)境建立和健全一套新的管理制度，加強內(nèi)部控制，保證系統(tǒng)安全可靠地運行，堵塞或盡可能堵塞計算機犯罪的渠道。



　　1、制定內(nèi)部控制制度。例如，出納員、軟件設(shè)計人員、系統(tǒng)維護人員不得擔任系統(tǒng)操作工作等。



　　2、嚴格的操作制度。例如，輸入憑證的審核制度；上機操作記錄制度等。



　　3、檔案管理制度。會計信息系統(tǒng)檔案包括三個方面:-是系統(tǒng)分析報告、設(shè)計報告以及各種文本，它們是系統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案，是系統(tǒng)維護和更新的基礎(chǔ)；二是運行和維護記錄，是系統(tǒng)運行的歷史記載；三是大量歷史數(shù)據(jù)的保存，如各種年度數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有許多是以磁盤的形式存放的，需要有妥善的保存條件和保存制度。一般需存放在專柜中，有防潮、防磁、防火等措施，專人管理，并有借用和定期更新轉(zhuǎn)存的制度。



　　(五)計算機代替手工記帳



　　采用電子計算機代替手工記帳，是指應(yīng)用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印出會計帳簿和報表。這種代替可以同時全面進行，也可以逐步進行，即以功能模塊為單位如帳務(wù)處理、報表編制、工資核算等逐步地從手工系統(tǒng)切換到電算化系統(tǒng)。后者往往更為實際，即所謂“成熟一個，代替一個”。



　　代替手工記帳的單位，應(yīng)具備以下條件:

　　(1)配備了適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備；

　　(2)配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員；

　　(3)建立了嚴格的內(nèi)部管理制度。



　　會計電算化將采用電子計算機代替手工記帳，要完成這一轉(zhuǎn)換需做好以下幾項工作:



　　1、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。在會計電算化信息系統(tǒng)的建立過程中，一項很重要的工作是完成會計數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。根據(jù)目前我國的具體情況，會計電算化過程一般都是從手工方式直接過渡到計算機處理方式，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換就是將紙介質(zhì)上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到磁介質(zhì)上，這種轉(zhuǎn)換方式，要耗費大量的人力、物力。



　　數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換分以下幾步:



　　(1)對會計數(shù)據(jù)按會計軟件的要求進行整理和分類；

　　(2)將大量數(shù)據(jù)輸入計算機；

　　(3)對各種數(shù)據(jù)進行檢查、驗證和更改。



　　2、試運行。計算機與手工并行3—6個月，它的主要任務(wù)是:通過計算機與手工并行，檢查建立的會計電算化信息系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進行修改。



　　3、驗收。會計電算化的目的之一是用計算機代替手工記帳，這不僅僅是會計核算分析手段的變革，還涉及到會計核算單位內(nèi)部、外部的各個方面，為保證會計電算化后會計工作質(zhì)量以及保證符合國家的有關(guān)法規(guī)，得到上級管理部門的認可，單位在正式使用計算機代替手工記帳之前，應(yīng)進行驗收。



　　驗收工作主要包括軟件的評審及以計算機代替手工記帳的審批。會計核算軟件評審主要是對使用的會計軟件符合現(xiàn)行會計制度，以及對軟件安全性和可靠性進行評價。在國內(nèi)銷售的商品化會計軟件一般都已通過評審。所以，驗收工作主要是檢查與軟件相配套的運行環(huán)境的建立情況及管理制度的建立情況。



　　申請采用計算機全部代替手工記帳的單位向?qū)徟鷨挝惶峤幌铝匈Y料:



　　(1)軟件系統(tǒng)評審報告；

　　(2)有關(guān)會計電算化的內(nèi)部管理制度；

　　(3)代替手工記帳會計科目代碼和其他有關(guān)代碼及編制說明；

　　(4)試運行簡況及打印輸出的憑證、帳簿、報表樣本；

　　(5)審批單位要求提交的其他資料。



　　審批單位在收到申請報告和有關(guān)資料后，經(jīng)審核符合代替手工記帳的要求后，給予正式同意的批復(fù)，并抄送相應(yīng)的審計、稅務(wù)、業(yè)務(wù)主管部門。到這里為止，單位正式建立了電算化信息系統(tǒng)。



　　三、建立電算化會計信息系統(tǒng)，將帶來深遠的意義



　　1、減輕了財會人員的工作強度，提高了會計工作效率。實現(xiàn)會計電算化之后，只要將記帳憑證輸入計算機，大量地數(shù)據(jù)計算、分類、存儲、輸出等工作，都可由計算機自動完成。這不僅可以把廣大財會人員從復(fù)雜的記帳、算帳、報帳中解脫出來，而且處理速度快、準確度高，從而大大提高會計工作效率，同時也為管理提供全面、及時、準確的會計信息。



　　2、促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)會計電算化后，由于會計工作效率大大提高，財會人員可以騰出更多的時間和精力參與經(jīng)營與管理，更好地發(fā)揮會計人員應(yīng)有的作用，從而促進會計職能的轉(zhuǎn)變，使會計在加強經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益中發(fā)揮更大的作用。



　　3、促進工作規(guī)范化，提高會計工作質(zhì)量。由于會計電算化對會計數(shù)據(jù)來源提供了一系列規(guī)范化的要求，在很大程度上解決了手工操作中的不規(guī)范、易出錯、易疏通等問題，使會計工作更加標準化、制度化、規(guī)范化，會計工作的質(zhì)量得到了進一步保證。



　　4、提高了財會人員素質(zhì)。會計電算化的開展，-方面，由于工作效率的提高，可以提供許多學(xué)習(xí)新知識的時間，使會計人員有脫產(chǎn)培訓(xùn)的機會；另一方面，要求廣大會計人員學(xué)習(xí)掌握有關(guān)會計電算化的新知識，以便適應(yīng)工作要求并爭取主動，從而使廣大財會人員知識結(jié)構(gòu)得以更新，素質(zhì)不斷提高。



　　5、擴展了會計數(shù)據(jù)的領(lǐng)域，為企業(yè)管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。在實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)里，利用計算機處理和存儲數(shù)據(jù)的強大功能，不僅可以建立起過去經(jīng)營活動的詳細記錄，而且通過實時處理，能夠及時掌握當前經(jīng)濟活動的最新數(shù)據(jù)，還可以預(yù)測未來各種經(jīng)營活動方案，反應(yīng)市場變化趨勢。特別是計算機會計信息加人互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)后，大量的經(jīng)濟信息資源可以得到共享，通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以迅速了解各種經(jīng)濟技術(shù)指標，極大地提高了經(jīng)濟信息的使用價值，為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎(chǔ)，帶動和加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。



　　6、促進會計理論和會計技術(shù)的不斷發(fā)展。會計電算化不僅僅是會計核算手段和會計信息處理操作技術(shù)的變革，而且必將對會計核算的內(nèi)容、方式、程序、對象等會計理論和技術(shù)產(chǎn)生影響，從而促進會計自身的不斷發(fā)展，使其進人新的發(fā)展階段，并在我國經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮愈來愈大的作用。



　　總之，建立電算化會計信息系統(tǒng)不僅是會計發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟和科技發(fā)展對會計工作提出的要求，是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。會計電算化的優(yōu)越性是不言而喻的，它有利于加強企業(yè)的財務(wù)管理與會計核算，有利于充分發(fā)揮會計參與企業(yè)經(jīng)營決策，為企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。因此，全面建立電算化會計信息系統(tǒng)勢在必行。