初始化設(shè)置完成后，可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)包括填制憑證、修改憑證。審核憑證、憑證匯總、記賬等。

　　一、填制憑證

　　記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整依賴于記賬憑證，因而要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。在實(shí)際工作中，可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺(tái)處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺(tái)處理）。企業(yè)采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多、基礎(chǔ)較好和使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。

　?。ㄒ唬┨钪茟{證方法

　　記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會(huì)計(jì)分錄和金額等。如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。

　　單擊桌面中的【填制憑證】，屏幕顯示憑證畫面。單擊【增加】按鈕或按 F5鍵，增加一張新憑證，光標(biāo)定位在憑證類別上。

　　1．憑證頭內(nèi)容

　?。?）憑證類別?？梢暂斎霊{證類別字，也可以參照輸入。

　?。?）憑證編號(hào)。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從0001號(hào)開始。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單，系統(tǒng)先提示一個(gè)參考憑證號(hào)，真正的憑證編號(hào)只有在憑證保存時(shí)才給出；如果只有一個(gè)人制中或使用單用戶版制單時(shí)憑證號(hào)即是正在填制的憑證的編號(hào)。系統(tǒng)同時(shí)也自動(dòng)管理憑證頁號(hào)，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五條記錄，當(dāng)某號(hào)憑證不只一頁，系統(tǒng)將自動(dòng)在憑證號(hào)后標(biāo)上分單號(hào)，如收－000l號(hào)0002／0003表示為收款憑證第0001號(hào)憑證共有三張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時(shí)或在“賬簿選項(xiàng)” 中，設(shè)置憑證編號(hào)方式為“手工編號(hào)”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號(hào)。

　　（3）制單日期。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對(duì)，可進(jìn)行修改或參照輸入。

　?。?）附單據(jù)數(shù)。即輸入原始單據(jù)張數(shù)。

　?。?）憑證自定義項(xiàng)。憑證自定義項(xiàng)是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對(duì)這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)行保存。

　　2．憑證內(nèi)容

　　（1）摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空。

　?。?）科目。必須輸入末級(jí)科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。

　?。?）輔助信息。當(dāng)科目具有輔助核算時(shí)，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助信息。如果需要對(duì)所有錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時(shí)，可雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。

　　對(duì)于要進(jìn)行數(shù)量核算的科目，屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價(jià)”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價(jià)自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。

　　對(duì)于進(jìn)行外幣核算的科目，系統(tǒng)自動(dòng)將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。

　　當(dāng)科目為銀行科目，則屏幕提示輸入“結(jié)算方式”、“票號(hào)”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來結(jié)算方式，“票號(hào)”應(yīng)輸入結(jié)算號(hào)或支票號(hào)，“票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對(duì)賬。

　　對(duì)于要使用“支票登記簿” 的企業(yè)，若希望在制單時(shí)同時(shí)進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支票控制”選項(xiàng)，那么在制單時(shí)，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿．在輸入支票號(hào)后，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)勾銷支票登記簿中未報(bào)銷的支票，并將報(bào)銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時(shí)，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動(dòng)勾銷未報(bào)的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時(shí)填上報(bào)銷日期。

　　（4）金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。

　　憑證內(nèi)容錄入完畢，按【保存】按鈕或F6鍵保存這張憑證，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。

　　如果使用了應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證，而不能在“填制憑證” 功能中制單。如果使用了應(yīng)付系統(tǒng)來管理所有供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。

　?。ǘ┨钪茟{證的其他功能

　　1．生成和調(diào)用常用憑證

　　（1）可以將某張憑證作為常用憑證存人常用憑證庫中，以后可按所存代號(hào)調(diào)用這張常用憑證。

　　（2）在填制一張與“常用憑證”相類似或完全相同的憑證時(shí)，可調(diào)用此常用憑證，這樣會(huì)加快憑證的錄入速度。調(diào)用方法為：在制單時(shí)通過【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】功能，從中選擇要調(diào)用的常用憑證即可調(diào)出指定常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與業(yè)務(wù)有出人或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的憑證。

　　2．修改憑證

　　在填制憑證中，通過按【首頁】、【上頁】、【下頁】、【末頁】按鈕翻頁查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需修改的地方進(jìn)行修改即可。可修改內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等。有些項(xiàng)目的修改受到【賬簿選項(xiàng)】中設(shè)置的限制，若某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過報(bào)銷處理，修改該分錄，將不影響

　　“支票登記簿”中的內(nèi)容。修改完畢后，按【保存】按鈕保存當(dāng)前修改，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。

　　外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。

　　3．作廢／恢復(fù)憑證

　　當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯(cuò)誤時(shí)，可將其作廢。

　　進(jìn)入填制憑證后，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時(shí)，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。

　　若當(dāng)前憑證已作廢，還可單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。

　　4．整理憑證

　　憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對(duì)其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)” 功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。

　　5．制作紅字沖銷憑證

　　沖銷某張已記賬憑證，通過【制單】菜單下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個(gè)月的哪類多少號(hào)憑證，則系統(tǒng)自動(dòng)制作一張紅字沖銷憑證。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。

　　6．查看憑證有關(guān)信息

　　總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過【查看】菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。

　?。?）查詢外部系統(tǒng)制單信息。若當(dāng)前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標(biāo)移到記賬憑證的標(biāo)題處，按下鼠標(biāo)左鍵，系統(tǒng)顯示當(dāng)前憑證來自哪個(gè)子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)號(hào)。

　?。?）聯(lián)查明細(xì)賬。當(dāng)光標(biāo)在憑證分錄上時(shí)，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查明細(xì)賬】，系統(tǒng)將顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細(xì)賬。

　?。?）聯(lián)查原始單據(jù)。若當(dāng)前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查原始單據(jù)】，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。

　?。?）分單：若當(dāng)前憑證有多張分單，單擊【查看】菜單下的【查找分單】，輸入分單頁號(hào)，可查看到該張分單。

　　二、審核憑證

　　審核是指具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。會(huì)計(jì)核算涉及國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的切身經(jīng)濟(jì)利益，而記賬憑證的準(zhǔn)確性是進(jìn)行正確核算的基礎(chǔ)，因此無論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)（因?yàn)橛纸?jīng)過了手工的操作處理），都需要經(jīng)過他人的審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。

　　為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作，根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。

　　1．出納簽字

　　出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)。

　　出納簽字之前首先要更換操作員，即單擊【總賬系統(tǒng)】中【文件】菜單下的【重新注冊(cè)】命令。然后單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【出納簽字】。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；選擇一張待簽字憑證，出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名，見圖3－14?？蓡螕簟臼讖垺?、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁連續(xù)簽字。若想對(duì)已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過【簽字】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當(dāng)前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。

　　是否要對(duì)出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，取決于“賬簿選項(xiàng)”中的設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。

　　2．審核憑證

　　審核憑證是審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。

　　憑證審核同出納簽字。需先重新注冊(cè)更換操作員，然后通過【總賬系統(tǒng)】中的【審核憑證】對(duì)待審核憑證進(jìn)行審核；單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】或【成批取消審核】，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)待審核憑證或已審核憑證進(jìn)行成批

　　審核或成批取消審核。

　　憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才對(duì)以進(jìn)行修改或刪除，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行；采用手工：制單的用戶，在憑單上審核完后還須對(duì)錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核；作廢憑證不能被審核，也個(gè)能被標(biāo)錯(cuò)，已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。

　　三、憑證匯總

　　憑證匯總是按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。

　　單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【科目匯總】。在憑證匯總表中可聯(lián)查具有輔助核算科目的專項(xiàng)明細(xì)情況。

　　四、記賬

　　記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。

　　單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，進(jìn)入【記賬】向?qū)?，在向?qū)У闹敢?，輸入記賬范圍、查看記賬報(bào)告、開始記賬。待系統(tǒng)提示記賬完畢時(shí)，單擊【確定】，完成記賬工作。每月系統(tǒng)允許多次記賬。

　　記賬過程不得中斷，一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。

　　以下情況將不允許記賬：

　　（1）在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

　?。?）所選范圍內(nèi)的不平衡憑證，不允許記賬。

　?。?）所選范圍內(nèi)的未審核憑證，不允許記賬。

　?。?）上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。