會計(jì)電算化工作指南（二）

    企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的條件 

　　會計(jì)電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計(jì)電算化工作。

　　這些條件主要是：

　　一、企業(yè)的客觀需要

　　指企業(yè)對開展會計(jì)電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計(jì)電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計(jì)電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會計(jì)電算化工作的前提。其實(shí)，在開發(fā)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計(jì)信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行會電算化，但是也有一部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫它實(shí)施電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財(cái)物，對企業(yè)的濟(jì)效益也不會有什么提高。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)的重視

　　企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時(shí)還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計(jì)電算化工作中企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)工作，有條件時(shí)還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)企業(yè)的會計(jì)電算化工作。

　　三、良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計(jì)基礎(chǔ)工作

　　管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會計(jì)電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會計(jì)、財(cái)務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會計(jì)電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　　四、專業(yè)人員的合理配置

　　實(shí)施會計(jì)電算化，將改變原手工會計(jì)信息系統(tǒng)的崗位分工與職能, 單純的財(cái)會人員,已不能滿足會計(jì)電算化后的工作需要,必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員,以負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的管理以及項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。

　　第一 要配備一名會計(jì)電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計(jì)劃、組織和運(yùn)行管理，這是會計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的保證；

　　第二 應(yīng)配備硬件維護(hù)員, 負(fù)責(zé)整個(gè)電算化系統(tǒng)硬件的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的；

　　第三 無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計(jì)算機(jī)又熟悉財(cái)會業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。

　　五、經(jīng)費(fèi)保證

　　實(shí)施會計(jì)電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計(jì)電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計(jì)電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和日常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。會計(jì)電算化所需費(fèi)用，根據(jù)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。