會(huì)計(jì)電算實(shí)施的幾個(gè)問(wèn)題

　　一、電算環(huán)境下對(duì)上機(jī)會(huì)計(jì)人員的要求

　　大部份單位的會(huì)計(jì)人員年齡都存在老中青的搭配，素質(zhì)參差不齊，接受能力高低不一，大部份中青人員上手較快。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化中，只要堅(jiān)持學(xué)習(xí)，上機(jī)操作，大部份會(huì)計(jì)人員都能適應(yīng)工作的要求，掌握會(huì)計(jì)電算化的初級(jí)知識(shí)和技能；有自學(xué)能力的人員，可以進(jìn)一步學(xué)習(xí)中、高級(jí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)。對(duì)上機(jī)人員要從以下三個(gè)方面來(lái)嚴(yán)格要求：

　　操作規(guī)范化：指嚴(yán)格按操作程序進(jìn)行操作，不得隨意超出操作程序。為了保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件和軟件，確保會(huì)計(jì)信息的安全、完整，避免人為因素產(chǎn)生破壞，要求每個(gè)上機(jī)人員按操作程序開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)；用正確命令進(jìn)入、退出網(wǎng)絡(luò)和。賬務(wù)報(bào)表系統(tǒng)；當(dāng)網(wǎng)絡(luò)、賬務(wù)報(bào)表還處于使用狀態(tài)時(shí)，不準(zhǔn)隨意關(guān)機(jī)；使用每個(gè)電算系統(tǒng)功能，要按照菜單提示正確操作，避免非法操作造成損失。

　　錄入會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化：使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，大量會(huì)計(jì)信息要靠會(huì)計(jì)人員手工錄入，這就是對(duì)會(huì)計(jì)人員錄入會(huì)計(jì)信息提出標(biāo)準(zhǔn)化的要求。每個(gè)單位財(cái)務(wù)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)做這個(gè)工作，具體說(shuō)，錄入會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化指：1會(huì)計(jì)分錄標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、歸納，整理出標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)分錄清單，并使每個(gè)會(huì)計(jì)人員掌握；同時(shí)，要先借后貸、方向一致的科目按編碼順序排列；錯(cuò)賬更正一律采用紅字更正法，避免借、貸方出現(xiàn)虛增、虛減的現(xiàn)象；2會(huì)計(jì)分錄中的摘要標(biāo)準(zhǔn)化，做到摘要簡(jiǎn)明、額要、準(zhǔn)確、完整；3建立標(biāo)準(zhǔn)化 專用詞組和定義常用記賬憑證，提高記賬憑證錄入速度。標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)信息，將提高其使用標(biāo)準(zhǔn)摘要或摘要中的標(biāo)準(zhǔn)詞，統(tǒng)計(jì)出其他相關(guān)信息，為財(cái)務(wù)分析提供更詳細(xì)的數(shù)據(jù)。

　　賬務(wù)處理流程化：也叫會(huì)計(jì)核算程序化。具體指對(duì)會(huì)計(jì)信息的記錄、分類、匯總、陳報(bào)的步驟和方法。即從原始憑證的整理、匯總，記賬憑證的填制，日記賬、明細(xì)賬的登記，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制等。合理地組織賬務(wù)處理流程，對(duì)提高會(huì)計(jì)工作的效率，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能，具有重要的意義。

　　二、電算環(huán)境下的內(nèi)部控制

　　手工賬務(wù)系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的正確性，一般從摘要內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額、會(huì)計(jì)分錄等項(xiàng)目審核；對(duì)賬戶的正確性，一般從三套賬冊(cè)相互核對(duì)來(lái)驗(yàn)證；通過(guò)職能分工相互制約；通過(guò)賬卡、賬賬、賬實(shí)相符等控制方式，保證數(shù)據(jù)、物資的正確和完整，堵塞漏洞。

　　電算賬務(wù)系統(tǒng)由于會(huì)計(jì)工具和賬務(wù)處理程序的變化，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、建賬、填制憑證、編制報(bào)表計(jì)算公式等由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行外，大部分?jǐn)?shù)據(jù)的計(jì)算，匯總工作收計(jì)算機(jī)處理，使內(nèi)部控制方式由人工控制轉(zhuǎn)為人世間機(jī)控制。因此，對(duì)后者的控制要求更嚴(yán)密、范圍更大。

　　對(duì)電算賬務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既包括原來(lái)的手工賬務(wù)過(guò)程，又包括程序設(shè)計(jì)、電算賬務(wù)處理過(guò)程。這種手工和計(jì)算機(jī)的控制過(guò)程，可以分成以下兩部份：1由影響電算會(huì)計(jì)信息處理的總體控制棗一般控制；2會(huì)計(jì)電算應(yīng)用方面的具體控制棗操作控制組成。本文討論在使用用友會(huì)計(jì)處理軟件環(huán)境下的內(nèi)部控制。

　�。ㄒ唬┛傮w控制棗一般控制。

　　1.會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃：指擬定本單位會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃，提出實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化制度建設(shè)，以及會(huì)計(jì)人員的電算化培訓(xùn)。

　　2.崗位分工：主要指職權(quán)制，目的是對(duì)會(huì)計(jì)人員有目的、有組織的職務(wù)分工，以及與之相適應(yīng)的對(duì)職責(zé)和權(quán)限所作的強(qiáng)制規(guī)定，約束和規(guī)范作行為，達(dá)到：1電長(zhǎng)系統(tǒng)只用于規(guī)定的工作范圍；2對(duì)接觸電算系統(tǒng)操作的只限于經(jīng)過(guò)允許的會(huì)計(jì)人員；3只能使用經(jīng)過(guò)定義的功能范圍，即權(quán)限定義；4及時(shí)、準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息；5提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和效率。

　　（二）具體控制棗操作控制

　　目的是要在會(huì)計(jì)應(yīng)用方面確定具體的控制過(guò)程，保證全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都經(jīng)過(guò)審核、記賬，并作及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的處理。

　　1.對(duì)輸入的控制：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在由計(jì)算機(jī)處理之前，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，通過(guò)會(huì)計(jì)人員審核，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制記賬憑證，沒(méi)有遺漏、重復(fù)或不適當(dāng)更換的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不正確的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已更正或刪除；

　　2.對(duì)離心賬過(guò)程的控制：記賬憑證只有經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)復(fù)核、確定正確無(wú)誤，并再次檢查沒(méi)有遺漏、重復(fù)、添加的記賬憑證，方可由計(jì)算機(jī)進(jìn)行記賬處理。記賬之前，必須對(duì)賬務(wù)數(shù)據(jù)做備份；記曲過(guò)程中，一但出現(xiàn)錯(cuò)誤，要及時(shí)識(shí)別和更正，恢復(fù)正確數(shù)據(jù)；

　　3.對(duì)輸出的控制：核對(duì)記賬后的科目是否平衡，上下級(jí)科目金額是否一致，確保賬賬、賬證符；及時(shí)報(bào)送會(huì)計(jì)報(bào)表給有關(guān)部門和經(jīng)過(guò)允許使用的人員；定期打印憑證、賬簿，備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　針對(duì)以上各控制環(huán)節(jié)，以職權(quán)制為核心，建立會(huì)計(jì)電算化操作制度、計(jì)算機(jī)硬件管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制體系，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全、完整。

　　三、電算環(huán)境下的兩個(gè)協(xié)調(diào)

　　人機(jī)協(xié)調(diào)

　　計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，極大地提高了會(huì)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性，從會(huì)計(jì)發(fā)展的歷史來(lái)看，這是一次會(huì)計(jì)的革命。由于會(huì)計(jì)信息處理方式的改變，引起傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)各方面的變化，但無(wú)論如何變化，計(jì)算機(jī)只是技術(shù)手段，會(huì)計(jì)人員仍處于會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的主體地位。因?yàn)椋?計(jì)算機(jī)不能完全代替會(huì)計(jì)人員的工作，如原始憑證審核、記賬憑證復(fù)核等；2計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)信息，是由會(huì)計(jì)人中進(jìn)行操作和控制，如建賬、填制記賬憑證等；3會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)、測(cè)試、系統(tǒng)配置及維護(hù)是依賴于會(huì)計(jì)人員及相關(guān)人員。人是這個(gè)系統(tǒng)的主體，計(jì)算機(jī)是客體；要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的積極主動(dòng)性，又要利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、運(yùn)算快、計(jì)算準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，這些內(nèi)容，很有必要在結(jié)合實(shí)際工作的操作培訓(xùn)中進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，從指導(dǎo)思想上把會(huì)計(jì)人員放在一個(gè)較高的位置上，每個(gè)會(huì)計(jì)人員應(yīng)有清醒的確良認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)好人與機(jī)的關(guān)系。

　　崗位協(xié)調(diào)

　　在組織會(huì)計(jì)電算流程當(dāng)中，合理的崗位分工、崗位協(xié)調(diào)、崗位牽制及為重要。如何有效地配備好電算流程中的會(huì)計(jì)人員，是會(huì)計(jì)電算化后一個(gè)難題。除了明確每個(gè)崗位的職責(zé)、安排好日常工作、特殊事項(xiàng)如何處理及科室之間的憑證、報(bào)表流向外，還得認(rèn)真考慮不性格差別的會(huì)計(jì)人員搭配對(duì)工作的影響。崗位協(xié)調(diào)，從很大程度上講，是會(huì)計(jì)人員之間的協(xié)調(diào)，“認(rèn)真學(xué)習(xí)、相互支持、求同存異”應(yīng)是每個(gè)上機(jī)操作人員持有的態(tài)度。

　　四、電算賬務(wù)系統(tǒng)中科目級(jí)次結(jié)構(gòu)使用方向

　　電算賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)中，科目級(jí)次結(jié)構(gòu)設(shè)置基本一樣，但在使用方向上是不一樣的。

　　在手工賬務(wù)系統(tǒng)中，目前我國(guó)會(huì)計(jì)科目級(jí)次結(jié)構(gòu)是以一級(jí)科目為核心，自上而下的結(jié)構(gòu)。各單位在統(tǒng)一的一級(jí)科目下根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)業(yè)特點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目。

　　在電算賬務(wù)系統(tǒng)中，一般是設(shè)置最詳細(xì)的分類項(xiàng)目（操作級(jí)），作為電算系統(tǒng)的錄入主信息，通過(guò)對(duì)主信息，分欄匯總、計(jì)算出較概括的從屬信息。

　　總之，在使用科目級(jí)次結(jié)構(gòu)方向上，電算賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)思路是相反的。