會計人員在記帳中發(fā)生錯誤時,無論是科目用錯還是數(shù)字有誤,且已登記入帳,都可以采用紅字更正法訂正其錯誤。這在一般教科書中都有介紹,且為人們所熟知。對此,本無異議。但是,筆者在實踐中深感在某些情況下,紅字更正法有時略顯累贅。為此,本文擬介紹兩種用紅藍字更正錯誤和記帳的方法如下。
。ㄒ唬┘t藍字更正法
某企業(yè)基本生產(chǎn)車間為制造A產(chǎn)品領(lǐng)用甲材料一批,計6800元,誤作如下分錄,并已登記入帳(科目、金額同時有錯):
借:制造費用8600
貸;原材料600
現(xiàn)用“紅藍字更正法”更正科目及金額:
借:生產(chǎn)成本800
制造費用8,600(紅字)
貸:原材料1,800(紅字)
這一處理,從會計分錄看,貸方紅字1,800借方一紅一藍,相抵后凈額也為紅字1,800,符合“有借必有貸,借貸必相等”的記帳規(guī)則;從帳戶來看,制造費用帳戶的借方紅藍字沖平,原材料帳戶的貸方紅藍字相抵,更正為6,800元,生產(chǎn)成本帳戶的借方為6,800元,完全符合真實情況。
(二)紅藍字分錄
紅藍字更正法用來更正錯誤,是根據(jù)以往已入帳的錯誤來編制更正分錄;紅藍字分錄則是根據(jù)現(xiàn)在發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務編制的正常分錄。在某種特定情況下,一些經(jīng)濟業(yè)務如按傳統(tǒng)方法編制藍字有借有貸的正確分錄,不好登帳。這時我們可用“紅藍字分錄法”來編制會計分錄,以便登帳。例如:
A、B兩廠均為一般納稅人,A廠向B廠采購半成品一批作為原材料(采用計劃成本法),貨價10萬元,增值稅1.7萬元,價款及增值稅均暫欠。雙方編制的購銷分錄正確無誤,并已入帳。后A廠發(fā)現(xiàn)所購B廠之貨有5萬元不合規(guī)格,退貨。B廠同意,并將退貨入庫。退貨價款及增值稅均在應付(收)帳款中結(jié)算。
A公司采購后退貨的會計分錄:
借:應付帳款——B廠58,500
材料采購一XX 50,000(紅字)
貸:應交稅金——應交增值稅(進項稅額轉(zhuǎn)出)8,500
按傳統(tǒng)作法,退貨金額應以藍字列入“材料采購”的貸方。但貸方是按計劃成本登記已驗收入庫的原材料,而退貨款則是實際買價,就不宜以藍字記入貸方。在這種情況下,將退貨買價金額以紅字列入“材料采購”的借方編制退貨分錄,既符合實際情況,也便于入帳。上述分錄借方一藍一紅相抵為藍字8,500元,與貸方藍字8,500元相等,符合借貸記帳規(guī)則。
B公司銷貨退回的會計分錄:
借:產(chǎn)品銷售收入50,000
貸:應交稅金——應交增值稅(銷項稅額)8,500(紅字)
應收帳款——A公司58,500
按傳統(tǒng)作法,銷貨退回在沖減產(chǎn)品銷售收入的同時應轉(zhuǎn)出銷項稅額,以藍字借記“應交增值稅(銷項稅額)”。但現(xiàn)行“應交增值稅”帳簿格式,借方未設“銷項稅額轉(zhuǎn)出”專欄,就只能用紅字貸記“應交增值稅(銷項稅額)”。上述分錄貸方一紅一藍相抵為藍字50,000元,與借方的藍字50,000元相等,也符合借貸記帳規(guī)則。
采用紅藍字編制會計分錄的經(jīng)濟業(yè)務甚多,限于篇幅,僅作簡要介紹,供廣大財會工作者研究參考。