伴隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，會計工作也由電算化逐步轉(zhuǎn)向信息化，會計信息的處理與傳輸呈現(xiàn)出自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，如何保證會計信息化檔案的安全與完整，成為會計信息化工作的突出問題。

　　一、會計信息化的特征

　　(一)無紙化與多元化

　　會計信息化要依靠信息技術(shù)來完成，則必須將所有的會計數(shù)據(jù)通過計算機技術(shù)進(jìn)行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其他信息在進(jìn)入計算機處理過程以后均存儲在計算機內(nèi)部的磁性存儲介質(zhì)中，在整個處理過程中沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時這種無紙化的特點也導(dǎo)致了會計信息多元化，使會計信息已經(jīng)不是簡單的賬務(wù)數(shù)據(jù)，還包含企業(yè)內(nèi)部的各種管理參考信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)運行趨勢、決策分析等。

　　(二)智能性與開放性

　　隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，在會計信息化實現(xiàn)的同時也標(biāo)志著會計工作進(jìn)入智能化階段。會計信息化系統(tǒng)會自動根據(jù)會計數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢和狀態(tài)等信息進(jìn)行智能分析并給出相應(yīng)的參考意見。在會計數(shù)據(jù)表現(xiàn)出非正常趨勢時還可以發(fā)出警報信息，同時，會計信息化系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的對接及整合，從而實現(xiàn)信息共享與互通，使多方面數(shù)據(jù)綜合分析成為可能。隨著計算機AI技術(shù)的不斷提高，會計信息化系統(tǒng)的智能化將進(jìn)一步加強，人工操作過程將進(jìn)一步減少，同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系也將更加緊密。

　　(三)高速性與準(zhǔn)確性

　　會計信息系統(tǒng)是依賴計算機系統(tǒng)實現(xiàn)的，計算機對各種數(shù)據(jù)的處理具有高速性與準(zhǔn)確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統(tǒng)還能對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將其從數(shù)據(jù)狀態(tài)轉(zhuǎn)化為信息狀態(tài)，使得會計信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)和電算化會計系統(tǒng)更加高效。

　　二、會計信息化檔案管理中的問題

　　(一)安全方面

　　在會計信息化環(huán)境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過對企業(yè)財務(wù)信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會計信息檔案的安全將是會計信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續(xù)的紙質(zhì)檔案，而會計信息化檔案不僅包括會計工作的相關(guān)檔案資料，還包含相關(guān)財務(wù)軟件的運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息等諸多資料。因此會計信息化檔案的保管不僅要將數(shù)據(jù)保留，還要將其他相關(guān)的信息進(jìn)行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經(jīng)過篡改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會計信息化檔案作為企業(yè)財務(wù)的重要數(shù)據(jù)關(guān)系到整個企業(yè)的經(jīng)營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對會計信息檔案的復(fù)制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn)，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，簡單的復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件即可很輕易的獲得會計信息化檔案資料。四是計算機病毒?，F(xiàn)代計算機技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致計算機病毒日益猖獗。會計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當(dāng)前的計算機病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計算機的硬件設(shè)備。不僅如此，隨著計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡(luò)上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)也對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。

　　(二)維護(hù)方面

　　會計信息化檔案的維護(hù)要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識，還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識，這使會計信息化檔案的維護(hù)工作變得更為復(fù)雜和困難。一是存儲介質(zhì)。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。對于存儲介質(zhì)的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到存儲介質(zhì)的維護(hù)成本、可靠性、保管環(huán)境要求等多方面因素。二是計算機財務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前企業(yè)常用的會計軟件之間沒有統(tǒng)一的操作規(guī)程，從界面外觀、操作菜單分布到數(shù)據(jù)存儲方式及存儲結(jié)構(gòu)都不盡相同；各會計軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時很可能由于會計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導(dǎo)致人為性錯誤。同時，由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規(guī)的出臺，也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。計算機數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)保管。通常的紙質(zhì)檔案在完成后只需要進(jìn)行歸檔保存，而會計軟件對會計數(shù)據(jù)多采用數(shù)據(jù)庫存儲。企業(yè)的財務(wù)人員一般只會使用相關(guān)的財務(wù)軟件，而不懂得相關(guān)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)操作知識，這就會造成會計軟件無法充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢。四是使用會計軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在一定介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。所以會計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環(huán)境、還原方法、相關(guān)的數(shù)據(jù)庫信息和會計軟件及版本信息等。由于許多商業(yè)化會計軟件在使用時會有諸多限制，因此在保存的時候需要與會計軟件一起隨同會計信息化檔案進(jìn)行保存和管理。

　　三、會計信息化檔案管理的對策

　　(一)安全方面

　　一是確保會計信息化檔案的完整性。計算機技術(shù)的高速發(fā)展，使許多軟件和硬件設(shè)備更新?lián)Q代。會計信息化檔案在保存的同時，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的計算機軟件也進(jìn)行備份保存。在必要的情況下，還應(yīng)對硬件設(shè)備進(jìn)行封存以備日后使用。在備份數(shù)據(jù)方面，應(yīng)當(dāng)保證定期備份數(shù)據(jù)的持續(xù)性，除了備份數(shù)據(jù)之外，還應(yīng)收集計算機系統(tǒng)的型號、存儲空間大小、外部設(shè)備的配套類型；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及相關(guān)軟件系統(tǒng)的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案數(shù)據(jù)被篡改及泄密。要建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度、嚴(yán)格權(quán)限分級、加強會計信息系統(tǒng)檔案的安全管理。主要包括：會計信息系統(tǒng)的操作授權(quán)管理；加強檔案的借閱修改手續(xù)管理；建立健全會計信息系統(tǒng)檔案的操作日志。通過操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監(jiān)督和控制非法操作；根據(jù)會計信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護(hù)措施并采用AB備份法進(jìn)行備份；對傳輸、存檔的會計信息化檔案要進(jìn)行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當(dāng)運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨著計算機技術(shù)的普及，計算機病毒也日益呈現(xiàn)多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點。據(jù)數(shù)據(jù)顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質(zhì)也更加突出了多樣性的特點，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現(xiàn)出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會計信息化數(shù)據(jù)的計算機及服務(wù)器應(yīng)當(dāng)有專人管理，采取物理上隔絕，財務(wù)信息只接人財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與公共互聯(lián)網(wǎng)，并定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機上使用移動存儲介質(zhì)，嚴(yán)格病毒查殺和人工檢查，防止財務(wù)系統(tǒng)專用的計算機感染病毒。

　　(二)維護(hù)方面

　　一是存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案保存所使用的存儲介質(zhì)，要在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。一方面，現(xiàn)代計算機常用的外存儲設(shè)備為硬盤，因其存儲量大、擦寫方便等優(yōu)點，被各種計算機設(shè)備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質(zhì)，對使用和保存環(huán)境要求較高，因此硬盤只適合作為計算機組成部分使用。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，不適宜做長期和大批量的數(shù)據(jù)保存。另一方面，光盤作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB，而且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低，因此對數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主，并采用AB備份法，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。在儲存光盤時應(yīng)當(dāng)通過內(nèi)環(huán)進(jìn)行固定和架空存放，并定期對光盤進(jìn)行復(fù)制備份。二是財務(wù)軟件版本的統(tǒng)一。在財務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應(yīng)注意會計信息化檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。同時，會計信息化檔案不同于通常的會計電算化檔案，其還包含通過會計數(shù)據(jù)進(jìn)行運算和處理而得出的參考信息以及企業(yè)運行和決策的信息等，因此在對會計信息化進(jìn)行存檔的時候，應(yīng)注意這些信息與會計數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。常見的財務(wù)軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會采用大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫作為電子檔案存儲的數(shù)據(jù)源。該類大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫一般都有較為強大的數(shù)據(jù)處理能力，但如果僅靠財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)管理功能，會使數(shù)據(jù)庫不能發(fā)揮其原有的設(shè)計效率從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)處理瓶頸，嚴(yán)重的情況下可能會導(dǎo)致已經(jīng)分離存儲的檔案讀取困難和軟件運行速度變慢，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，對會計信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定熟悉數(shù)據(jù)庫管理的人員專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的管理和維護(hù)，定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和優(yōu)化。除了對正在使用的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)外，還應(yīng)按期對已經(jīng)備份存檔的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。在對電子檔案進(jìn)行日常維護(hù)的時候，應(yīng)同時將新備份的檔案數(shù)據(jù)打印輸出，進(jìn)行存檔以保證數(shù)據(jù)的安全。四是會計軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多較配置落后的計算機將無法運行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計算機上進(jìn)行安裝和運行。這就造成了許多軟件和數(shù)據(jù)雖然進(jìn)行了備份，但在以后進(jìn)行恢復(fù)讀取的時候卻無法還原出備份時的軟硬件環(huán)境，給恢復(fù)工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲的時間較長，應(yīng)在計算機軟件和硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。部分會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設(shè)備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類設(shè)備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設(shè)備等一并備份并做好記錄。