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也談有關(guān)初始項目的修改
拜讀了貴刊2000年第4期《在不增刪憑證的情況下進行有關(guān)初始項目的修改》一文(以下簡稱《在文》)，對文中所介紹的修改有關(guān)初始項目的方法有不同的意見，在此與《在文》作者商榷，并請大家指正。
正如《在文》所述，“會計科目一經(jīng)使用，則初始化的有關(guān)內(nèi)容不得隨意修改?！北娝苤袝嬡浖谳斎霊{證時都能夠自動進行借貸平衡檢查，保證了每張憑證及日常帳務處理符合借貸平衡的基本要求，而期初余額則是各科目單獨輸入的。正因此，在全部期初數(shù)據(jù)輸入后必須進行試算平衡，正確后方可建帳，一旦初始建帳完成，轉(zhuǎn)入日常帳務處理后，就不能直接修改期初數(shù)據(jù)。而《在文》接下來的一段話卻說“必須修改有關(guān)初始內(nèi)容時，原則上雖然不能修改，但仍可靈活采用本文所述方法來達到自己的目的”。這種“靈活性”正是會計軟件應用中的大忌，違反了會計軟件控制的基本要求。試想，如果已輸入了幾個月的憑證后還允許修改科目期初余額，如何保證試算平衡?這幾個月的帳目是否要全部重新結(jié)帳？
《在文》所提到的“對已使用的某科目增設(shè)下級科目”的問題，在實踐中并不少見，會計軟件應對此提供合適的解決方法，使之既不違反會計原則又簡便易行，否則就難以適應會計工作的實際需要。從筆者所使用過的商品化會計軟件來看，可采用以下兩種方法：
1.有的軟件(如安易)允許直接增設(shè)下級科目。例如，為221科目增設(shè)下級科目時，將221科目的期初余額和發(fā)生額自動轉(zhuǎn)入增設(shè)的第一個下級科目中。在年終結(jié)帳完畢，一月份憑證尚未輸入之前，允許對各科目余額進行調(diào)整。因此，增設(shè)下級科目最好放在每年一月進行。
2.現(xiàn)有的商品化會計軟件普遍可設(shè)立多套帳，允許各套帳之間進行數(shù)據(jù)交換。因此，出現(xiàn)上述問題時，另建一套帳并將原套帳的數(shù)據(jù)復制過來略加修改即可。
此外，還有一個教學上的小問題?！对谖摹分信e例時提到“將221科目隨意改為另外一個科目(如現(xiàn)金101)”。筆者認為，在遇到類似需要臨時借用其他科目的情況時，應向?qū)W生建議盡量采用未使用過的或不常用的科目，而不是“現(xiàn)金”這類常用科目，這樣在改回來時，查找和修改都比較方便，可降低出錯的機率。
從上述討論可看出，選用商品化會計軟件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其細節(jié)，特別是糾錯功能、擴展功能等方面，要做到既不違反會計原則又簡便易行，這也是會計軟件需要進一步提高和完善之處。
正如《在文》所述，“會計科目一經(jīng)使用，則初始化的有關(guān)內(nèi)容不得隨意修改?！北娝苤袝嬡浖谳斎霊{證時都能夠自動進行借貸平衡檢查，保證了每張憑證及日常帳務處理符合借貸平衡的基本要求，而期初余額則是各科目單獨輸入的。正因此，在全部期初數(shù)據(jù)輸入后必須進行試算平衡，正確后方可建帳，一旦初始建帳完成，轉(zhuǎn)入日常帳務處理后，就不能直接修改期初數(shù)據(jù)。而《在文》接下來的一段話卻說“必須修改有關(guān)初始內(nèi)容時，原則上雖然不能修改，但仍可靈活采用本文所述方法來達到自己的目的”。這種“靈活性”正是會計軟件應用中的大忌，違反了會計軟件控制的基本要求。試想，如果已輸入了幾個月的憑證后還允許修改科目期初余額，如何保證試算平衡?這幾個月的帳目是否要全部重新結(jié)帳？
《在文》所提到的“對已使用的某科目增設(shè)下級科目”的問題，在實踐中并不少見，會計軟件應對此提供合適的解決方法，使之既不違反會計原則又簡便易行，否則就難以適應會計工作的實際需要。從筆者所使用過的商品化會計軟件來看，可采用以下兩種方法：
1.有的軟件(如安易)允許直接增設(shè)下級科目。例如，為221科目增設(shè)下級科目時，將221科目的期初余額和發(fā)生額自動轉(zhuǎn)入增設(shè)的第一個下級科目中。在年終結(jié)帳完畢，一月份憑證尚未輸入之前，允許對各科目余額進行調(diào)整。因此，增設(shè)下級科目最好放在每年一月進行。
2.現(xiàn)有的商品化會計軟件普遍可設(shè)立多套帳，允許各套帳之間進行數(shù)據(jù)交換。因此，出現(xiàn)上述問題時，另建一套帳并將原套帳的數(shù)據(jù)復制過來略加修改即可。
此外，還有一個教學上的小問題?！对谖摹分信e例時提到“將221科目隨意改為另外一個科目(如現(xiàn)金101)”。筆者認為，在遇到類似需要臨時借用其他科目的情況時，應向?qū)W生建議盡量采用未使用過的或不常用的科目，而不是“現(xiàn)金”這類常用科目，這樣在改回來時，查找和修改都比較方便，可降低出錯的機率。
從上述討論可看出，選用商品化會計軟件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其細節(jié)，特別是糾錯功能、擴展功能等方面，要做到既不違反會計原則又簡便易行，這也是會計軟件需要進一步提高和完善之處。
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