當前，企業(yè)的財務管理已進入精細化時代，傳統(tǒng)模式下粗放的資金控制已難以滿足企業(yè)要求，預算管理系統(tǒng)與電子報賬系統(tǒng)相結(jié)合形成的一體化系統(tǒng)控制成為部分企業(yè)資金控制的創(chuàng)新嘗試。

　　為什么需要一體化的資金控制

　　預算執(zhí)行和控制在獨立的預算管理系統(tǒng)中和預算管理－電子報賬相結(jié)合的管理系統(tǒng)中的處理方式和處理效率是不同的。獨立的預算管理系統(tǒng)中預算的執(zhí)行數(shù)據(jù)需要通過手工的方式錄入，由于執(zhí)行數(shù)據(jù)的錄入存在時間上的滯后性，獨立預算管理系統(tǒng)中所體現(xiàn)的預算執(zhí)行數(shù)據(jù)也同樣滯后，這樣，當通過獨立預算管理系統(tǒng)中體現(xiàn)出預算執(zhí)行超額度時，和其發(fā)生時點已經(jīng)存在時間差。對于一個大型企業(yè)來說，這種時間差已經(jīng)足夠組織中的相關(guān)責任單位在預算上的嚴重超額突破。

　　預算管理、電子報賬一體化的管理系統(tǒng)中預算的執(zhí)行和控制是通過電子報賬系統(tǒng)進行的。在這種協(xié)同系統(tǒng)中，電子報賬系統(tǒng)承擔了執(zhí)行審批和動態(tài)過程控制的任務，而預算管理系統(tǒng)承擔了預算執(zhí)行數(shù)記錄和即時預算額度測算的任務。預算管理－電子報賬相結(jié)合的管理系統(tǒng)較獨立預算管理系統(tǒng)存在不可比擬的即時控制的優(yōu)勢。

　　電子報賬環(huán)境下的資金控制模式

　　在預算管理系統(tǒng)和電子報賬系統(tǒng)環(huán)境下實現(xiàn)資金控制，需要了解資金計劃在預算管理系統(tǒng)中的存儲模式、電子報賬系統(tǒng)中控制環(huán)節(jié)的選取以及最終的控制過程。

　　預算數(shù)據(jù)的錄入和存儲是預算管理系統(tǒng)的輸入和開端，預算申報環(huán)節(jié)所確定的預算數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響到預算執(zhí)行、預算控制和預算分析的難度和質(zhì)量。典型的預算數(shù)據(jù)可以采用“元素、維度、數(shù)量”的方式進行存儲。資金計劃的存儲亦是如此。通過多維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲的數(shù)據(jù)在多維數(shù)據(jù)查詢時具有運行效率和靈活性上的相對優(yōu)勢。

　　一個簡單的電子報賬系統(tǒng)中可控的審批環(huán)節(jié)包括業(yè)務審批、財務審核和財務審批環(huán)節(jié)。

　　業(yè)務審批是電子報賬系統(tǒng)的基本審批流程，它體現(xiàn)了業(yè)務的直接領(lǐng)導對業(yè)務的確認。業(yè)務審批是一個多級審批的過程，往往針對不同的業(yè)務和組織層次設定限額，超過限額后需提交上級審批，限額內(nèi)終審后提交財務流程。業(yè)務審批中首簽環(huán)節(jié)是其關(guān)鍵控制點。財務審核環(huán)節(jié)是一個必要環(huán)節(jié)，它是財務在電子報賬環(huán)節(jié)中最為重要的控制點。財務審核環(huán)節(jié)比對電子流單據(jù)和實物流單據(jù)，判斷票據(jù)的真實性，審批的充分性等內(nèi)容。企業(yè)可以根據(jù)重要性程度在財務審核后增加財務審批環(huán)節(jié)。

　　資金計劃的控制環(huán)節(jié)也是確認資金支出執(zhí)行數(shù)時點的環(huán)節(jié)。

　　這個環(huán)節(jié)的選取需充分考慮企業(yè)控制關(guān)鍵點和確認執(zhí)行數(shù)時間這兩個關(guān)鍵因素。業(yè)務審批流程中，首簽環(huán)節(jié)是控制的關(guān)鍵點；財務環(huán)節(jié)中財務審核是控制關(guān)鍵點。

　　確認執(zhí)行數(shù)的時間主要考慮第一個關(guān)鍵控制審批時點和最接近資金支出的時點。最接近支出的關(guān)鍵控制時點在財務審核環(huán)節(jié)。

　　它在時間上和銀行的現(xiàn)金流程時點最為接近，但不利于預算的控制。因為預算的責任人是業(yè)務的直接相關(guān)領(lǐng)導，如果在財務環(huán)節(jié)進行控制，不利于強化責任者的控制意識。因此，本文建議在第一個關(guān)鍵控制審批時點進行控制，也就是業(yè)務首簽環(huán)節(jié)進行控制。

　　資金計劃的控制過程

　　在電子報賬環(huán)境下資金計劃的控制過程主要包括資金計劃下達、資金計劃調(diào)整、首簽確認資金計劃執(zhí)行、動態(tài)更新計劃額度、資金計劃執(zhí)行和計劃額度的時間性調(diào)整等方面。

　　資金計劃下達——是在預算申報完成后將計劃按存儲要求錄入或?qū)胂到y(tǒng)的過程。資金計劃的下達會產(chǎn)生符合存儲模式要求的信息記錄。如維度為“科目、組織、金額”的一條資金計劃額度記錄。

　　資金計劃調(diào)整——在預算管理系統(tǒng)中需設定計劃調(diào)整功能。計劃調(diào)整功能支持計劃的調(diào)增、調(diào)減以及計劃在不同單位間的調(diào)劑。

　　首簽確認資金計劃執(zhí)行——如假設首簽環(huán)節(jié)確認資金計劃執(zhí)行。在基于“科目、組織、金額”的資金計劃控制體系中，電子報賬系統(tǒng)中業(yè)務首簽領(lǐng)導審批后即確認“科目、組織”維度的資金計劃執(zhí)行。如果控制點資金計劃不足，則該控制點無法審批通過。

　　動態(tài)更新資金計劃額度——在確認資金計劃執(zhí)行的同時，系統(tǒng)會自動調(diào)整資金計劃額度。上例中，當確認資金計劃執(zhí)行后，預算管理系統(tǒng)中生成一條“科目、組織”維度的資金計劃調(diào)減記錄，并基于原資金計劃記錄和此次調(diào)減記錄形成“科目、組織”維度下的動態(tài)資金計劃余額。這是最簡單的一種情況，在實際的應用中，資金計劃的維度會有多個，如“產(chǎn)品”、“客戶”、“渠道”等。

　　資金計劃執(zhí)行和計劃額度的時間性調(diào)整——由于首簽審批時確認的金額和財務審核、現(xiàn)金支付時的金額均可能存在差異，因此在財務審核和現(xiàn)金支付時，系統(tǒng)要對已經(jīng)記錄的資金計劃額度進行調(diào)整。這種情況下，系統(tǒng)會形成一條“科目、組織”維度的資金計劃差異調(diào)整記錄，并基于原資金計劃額度和此次差異調(diào)整記錄形成“科目、組織”維度下的新的資金計劃額度。

　　總體來講，現(xiàn)實的管理環(huán)境會比本文所描述的情況更為復雜，但其基本原理是一致的。希望通過本文能夠啟發(fā)更多的企業(yè)進行財務信息化的創(chuàng)新實踐。