雖然計(jì)劃的類型和表現(xiàn)形式各種各樣，但科學(xué)地編制計(jì)劃所遵循的步驟卻具有普遍性。管理者在編制各類計(jì)劃時(shí)，都可遵循如下步驟。即使在編制一些簡(jiǎn)單計(jì)劃的時(shí)候，也應(yīng)按照如下完整的思路去構(gòu)想整個(gè)計(jì)劃過(guò)程。

　　估量機(jī)會(huì)

　　首先管理者應(yīng)對(duì)環(huán)境中的機(jī)會(huì)做一個(gè)掃描，確定的能夠取得成功的機(jī)會(huì)。管理者應(yīng)該考慮的內(nèi)容包括：組織期望的結(jié)果，存在的問(wèn)題，成功的機(jī)會(huì)，把握這些機(jī)會(huì)所需的資源和能力，自己的長(zhǎng)處、短處和所處的地位。比如某家公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)出現(xiàn)了滑坡，主要原因是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)于激烈，供大于求；而該公司的優(yōu)勢(shì)是在技術(shù)和生產(chǎn)管理方面均領(lǐng)先于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。因此，該公司的機(jī)會(huì)可以是通過(guò)繼續(xù)壓縮成本、降低售價(jià)來(lái)擴(kuò)大銷售，取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。估量機(jī)會(huì)的工作就是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況可能存在的機(jī)會(huì)作出現(xiàn)實(shí)主義的判斷。確切地說(shuō)，這項(xiàng)工作并非計(jì)劃的正式過(guò)程，它應(yīng)該在計(jì)劃過(guò)程開始之前就已完成，但它是整個(gè)計(jì)劃工作的真正起點(diǎn)。

　　確定目標(biāo)

　　人們的旅行之前都必須明確自己的目地，同樣計(jì)劃工作的第一個(gè)步驟就是為整個(gè)計(jì)劃確立目標(biāo)，也即是計(jì)劃預(yù)期的成果。除此之外，還要確定為達(dá)到這一成果，需要做哪些工作，重點(diǎn)在哪里，如何運(yùn)用戰(zhàn)略、程序、規(guī)章、預(yù)算等計(jì)劃形式網(wǎng)絡(luò)去完成計(jì)劃工作的任務(wù)等等。

　　目標(biāo)的選擇是計(jì)劃工作極為關(guān)鍵的內(nèi)容，很難想象一份成功的計(jì)劃會(huì)在選定的目標(biāo)上存在偏差。在目標(biāo)的制定上，首先要注意目標(biāo)的價(jià)值。計(jì)劃設(shè)立的目標(biāo)應(yīng)對(duì)組織的總目標(biāo)有明確的價(jià)值并與之相一致，這是對(duì)計(jì)劃目標(biāo)的基本要求。其次要注意目標(biāo)的內(nèi)容及其優(yōu)先順序。

　　在一定的時(shí)間和條件下，幾個(gè)共存的目標(biāo)各自的重要性可能是不同的，不同目標(biāo)的優(yōu)先順序?qū)?dǎo)致不同的行動(dòng)內(nèi)容和資源分配的先后順序。因此，恰當(dāng)?shù)卮_定哪些成果應(yīng)首先取得，即哪些是優(yōu)先的目標(biāo)，這是目標(biāo)選擇過(guò)程中的重要工作。

　　最后，目標(biāo)應(yīng)有其明確的衡量指標(biāo)，不能含糊不清。目標(biāo)應(yīng)該盡可能地量化，以便度量和控制。有些工商企業(yè)批發(fā)諸如“我們的工作要取得突破性的進(jìn)展”，“我們的工作要再上一個(gè)新的臺(tái)階”這樣一些口號(hào)性的話語(yǔ)作為計(jì)劃的目標(biāo)，結(jié)果這些模棱兩可的目標(biāo)往往會(huì)成為失敗的遮羞布。 目標(biāo)有其層次性，組織的總目標(biāo)要為組織內(nèi)的所有計(jì)劃指明方向，而這些計(jì)劃又要規(guī)定一些部門目標(biāo)，部門目標(biāo)又控制著其下屬部門的目標(biāo)，如此等等，從而使得整個(gè)組織的全部計(jì)劃內(nèi)容都控制在企業(yè)的總目標(biāo)體系之內(nèi)。

　　確定前提條件

　　這是計(jì)劃工作的一個(gè)重要內(nèi)容。選定目標(biāo)即是確定計(jì)劃的預(yù)期成果，而確定前提條件則是要確定整個(gè)計(jì)劃活動(dòng)所處的未來(lái)環(huán)境。計(jì)劃是對(duì)未來(lái)?xiàng)l件的一種“情景模擬”，計(jì)劃的這個(gè)工作步驟就是要確定這種“情景”所處的狀態(tài)和環(huán)境。這種“情景模擬”能夠在多大程度上貼近現(xiàn)實(shí)，取決于對(duì)它將要處在的環(huán)境和狀態(tài)的預(yù)測(cè)能夠多大程度地貼近未來(lái)的現(xiàn)實(shí)，也就取決于計(jì)劃的這一步驟的工作質(zhì)量。人們從來(lái)都不可能百分之百地預(yù)見(jiàn)未來(lái)的環(huán)境，而只能通過(guò)對(duì)現(xiàn)有事實(shí)的理性分析來(lái)預(yù)測(cè)計(jì)劃涉及到的未來(lái)環(huán)境。未來(lái)環(huán)境的內(nèi)容多種多樣，錯(cuò)綜復(fù)雜，管理者不可能也沒(méi)有必要對(duì)它的每個(gè)方面、每個(gè)環(huán)節(jié)都做出預(yù)測(cè)。組織通常只要對(duì)計(jì)劃內(nèi)容有重大影響的主要因素做出預(yù)測(cè)便可滿足需要了。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)以下幾個(gè)方面的環(huán)境因素的預(yù)測(cè)是必不可少的：

　　1.宏觀的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，包括其總體環(huán)境以及與計(jì)劃內(nèi)容密切相關(guān)的那部分環(huán)境因素。

　　2.政府政策，包括政府的稅收、價(jià)格、信貸、能源、進(jìn)出口、技術(shù)、教育等等與計(jì)劃的內(nèi)容密切相關(guān)的政策。

　　3.組織面臨的市場(chǎng)，包括市場(chǎng)環(huán)境的變化、供貨商、批發(fā)商、零售商及消費(fèi)者的變化。

　　4.組織的競(jìng)爭(zhēng)者，包括國(guó)內(nèi)外的競(jìng)爭(zhēng)者，潛在的競(jìng)爭(zhēng)者等等。

　　5.組織的資源，包括未來(lái)為完成計(jì)劃目標(biāo)而向外部獲取所需的各項(xiàng)資源，如資金、原料、設(shè)備、人員、技術(shù)、管理等等。上述這些環(huán)境因素，有的可控，有的不可控，一般來(lái)說(shuō)，不可控的因素越多，預(yù)測(cè)工作的難度也就越大。同時(shí)，對(duì)以上各環(huán)境因素的預(yù)測(cè)同樣應(yīng)遵循“重要性”原則，即計(jì)劃工作關(guān)系最為密切的那些因素應(yīng)給予最高度的重視。

　　確定備擇方案

　　幾乎每次活動(dòng)都有“異途”存在。所謂異途，就是不同的途徑、不同的解決方式和方法。因此，計(jì)劃的下一步工作就是要找出一種解決方案。要發(fā)掘出多種高質(zhì)量的方案必須集思廣益、開拓思路、大膽創(chuàng)新，但同樣重要的是要進(jìn)行初步篩選，減少備擇方案的數(shù)量，以便集中對(duì)一些最有希望的方案進(jìn)行仔細(xì)的分析比較。

　　評(píng)價(jià)備擇方案

　　確定了備擇方案后就要根據(jù)計(jì)劃的目標(biāo)和前提條件，通過(guò)考察、分析來(lái)對(duì)各種備擇方案進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)備擇方案的尺度有兩個(gè)方面：一是評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)；二是各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的相對(duì)重要性，即其權(quán)數(shù)。顯然，計(jì)劃前期工作的質(zhì)量有直接影響到方案評(píng)估的質(zhì)量。

　　選擇方案

　　這無(wú)疑是整個(gè)計(jì)劃流程中的關(guān)鍵一步。這一步的工作完全建立在前四步的工作基礎(chǔ)之上。為了保持計(jì)劃的靈活性，選擇的結(jié)果往往可能會(huì)選擇兩個(gè)甚至兩個(gè)以上的方案，并且決定首先采取哪個(gè)方案，并將其余的方案也進(jìn)行細(xì)化和完善，作為后備方案。

　　擬訂派生計(jì)劃

　　完成選擇之后，計(jì)劃工作并沒(méi)有結(jié)束，還必須幫助涉及計(jì)劃內(nèi)容的各個(gè)下屬部門制訂支持總計(jì)劃的派生計(jì)劃。幾乎所有的總計(jì)劃都需要派生計(jì)劃的支持保證，完成派生計(jì)劃是實(shí)施總計(jì)劃的基礎(chǔ)。

　　編制預(yù)算計(jì)劃的最后一步工作就是將計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)算，使之?dāng)?shù)字化。這主要有兩個(gè)目標(biāo)的：第一，計(jì)劃必然要涉及到資源的分配，只有將其數(shù)量化后才能匯總和平衡各類計(jì)劃，分配好資源；第二，預(yù)算可以成為衡量計(jì)劃是否完成的標(biāo)準(zhǔn)，這一點(diǎn)我們還將在下面有關(guān)控制的章節(jié)里作詳細(xì)探討。

　　執(zhí)行與檢查

　　計(jì)劃工作最后還包括實(shí)施計(jì)劃，以及觀察計(jì)劃實(shí)施過(guò)程是否正常，有無(wú)障礙出現(xiàn)，為了按照計(jì)劃要求執(zhí)行方案，管理人員必須進(jìn)行一系列的決策。執(zhí)行方案需要組織中所有成員相互協(xié)調(diào)與配合。實(shí)現(xiàn)有效協(xié)調(diào)的途徑是鼓勵(lì)參與編制計(jì)劃。實(shí)施計(jì)劃還需要制定時(shí)間表并對(duì)其進(jìn)行分段，以利于計(jì)劃的實(shí)施。

　　為了有效的實(shí)施計(jì)劃，還必須制定后續(xù)程度和控制機(jī)制。這些程序和控制機(jī)制能夠發(fā)現(xiàn)操作中的偏差，有助于采取糾正措施。在計(jì)劃的每一階段，都應(yīng)將實(shí)際產(chǎn)出結(jié)果與計(jì)劃進(jìn)行比較。許多項(xiàng)目和計(jì)劃失敗的原因就在于它們?nèi)鄙儆行У暮罄m(xù)程序。