貨款折讓是企業(yè)中比較常見的業(yè)務。如某個產品質量比較差，但是客戶勉強可以接受，可是他們會提出貨款折讓的條件；或者說某個商標貼反了，客戶要重新貼過，但是這個所花費的開支，如人工支出等等會從貨款中扣，此時也會引發(fā)貨款折讓的流程。

　　而貨款折讓又直接跟企業(yè)的應收款相聯(lián)系，對企業(yè)的資金回收有直接的影響。所以，企業(yè)對于這個流程的管理與控制也是非常關注的。下面筆者就結合一家企業(yè)的貨款折讓處理方式，來談談在ERP中如何管理這個流程，并且有哪些注意點與操作技巧。

　　第一步：客戶提出貨款折讓需求。

　　在講具體的操作之前，我想大家應該先明白數(shù)量折扣、現(xiàn)金折扣與貨款折讓之間的區(qū)別與聯(lián)系，這對于我們更好的理解貨款折讓的處理流程，具有很大的幫助。

　　簡單的來說，貨款折讓、數(shù)量折扣與現(xiàn)金折扣之間的區(qū)別，主要在于財務的處理上。對于銷售部門來說，沒有多大的區(qū)別。貨款折讓是指由于產品質量等原因，對原有貨款進行打折；而數(shù)量折扣則是根據(jù)客戶采購數(shù)量的多少，當達到一定數(shù)量時給與一定的價格折扣；而現(xiàn)金折扣是指給客戶制定一定的付款規(guī)則，當客戶在企業(yè)定義的一個時間內付款的話，則可以享受價格的折扣。這三者主要的區(qū)別就是在計算增值稅與做會計科目的時候有點不同。現(xiàn)金折扣其始具有融資的性質，所以，在計算增值稅的時候，不能夠直接扣除；現(xiàn)今折扣的金額也要記入到財務費用。而數(shù)量折扣與貨款折讓則直接可以遞減應收賬款，也就是說，在計算增值稅之間就可以扣除。明白這點區(qū)別之后，理解后面業(yè)務的處理與控制規(guī)則就比較簡單了。

　　客戶貨款折讓流程一般是由于產品質量所引起的。當企業(yè)提供的產品存在一定的瑕疵時，客戶有可能退貨，但也有可能這個瑕疵不是很大，客戶可以接受。只是會給他們的正常生產帶來一定程度的影響。在實際工作中，客戶由于急需生產等原因，也不會退回給企業(yè)，所以，他們就自己進行一些簡單的反工，如挑選等等。但是這個所花費的人力支出與損失則要從企業(yè)的貨款中扣除。此時，就觸發(fā)了貨款折讓作業(yè)流程。

　　第二步：銷售部門確認。

　　當客戶提出貨款折讓需求時，銷售部門需要根據(jù)實際情況，確認是否同意客戶的請求，并且會跟客戶協(xié)商具體折讓的金額，當銷售部門業(yè)務人員同意客戶的貨款折讓請求之后，就需要在系統(tǒng)里輸入折讓申請單，向財務部門審批。

　　在做折讓申請單的時候，需要注意以下幾個方面：

　　1、在新建折讓單的時候，我們實施顧問是建議企業(yè)需要跟具體的訂單進行關聯(lián)。也就是說，在建立折讓單的時候，需要在銷售訂單處選擇具體折讓的訂單與產品，這對于后續(xù)的追蹤處理非常有幫助。而且，若訂單對應的出貨信息還沒有結賬的話，則在產生應收賬款中則直接可以把折讓金額從應收賬款中扣除，從而減少了后續(xù)工作的環(huán)節(jié)。不過在實際工作中，會有一些特殊的情況，導致無法跟具體的銷售訂單進行關聯(lián)。如一筆折讓金額對應很多銷售訂單，而且，又不能區(qū)分每張銷售訂單的金額，此時，無法跟銷售訂單建立關聯(lián)。此時，在財務作業(yè)中，只有根據(jù)客戶來調整應收賬款，而不能對應到具體的銷售訂單。

　　2、在實際工作中，在處理折讓作業(yè)時，還會遇到一種情況。如銷售訂單A中的甲產品由于質量問題，企業(yè)同意進行貨款折讓。但是，銷售訂單A已經結賬，客戶也已經付款。此時，若要調整原有的銷售訂單相關的單據(jù)會比較麻煩，特別是要進行發(fā)票相關的處理，更是工作量巨大。在實際工作中，遇到這種情況的話，往往就不再銷售訂單A上花時間了，而是在客戶后續(xù)的銷售訂單，如銷售訂單B中的貨款中，進行調整。雖然這種情況，在管理上是不允許的，但是，由于其操作的方便，反而很多企業(yè)在使用這個處理方法。為此，我們在ERP系統(tǒng)中也進行了類似的處理。在折讓單建立的時候，若我們不是調整原有的銷售訂單的話，則可以在折讓單中選擇，具體需要在那張銷售訂單或者出貨單中進行扣減。在折讓單中指定，而不是在財務處理的時候指定，有一個好處，就是這些受影響的的單據(jù)之間可以進行相互的關聯(lián)，并且自定處理作業(yè)。在財務管理系統(tǒng)中也可以進行類似的處理。如在產生應收賬款的時候，財務人員選擇貨款折讓單。不過有一個缺點，就是這里要手工進行選擇，而不能夠自動匹配。

　　筆者建議：

　　對于已經有增值稅發(fā)票的貨款折讓流程會很麻煩，因為我們上面說過，貨款折讓會直接影響增值稅的金額。如企業(yè)有一筆貨物，不含稅價格為100萬，稅金為17萬，已經開了增值稅發(fā)票。后來由于質量由于，發(fā)生貨款折讓事件，折讓后的貨物金額為80萬，則企業(yè)只需要按照80萬的金額計算增值稅即可。若按照規(guī)定，企業(yè)還必須開紅字發(fā)票調整這個增值稅額。說起來簡單，但是處理起來非常的麻煩，而且增值稅發(fā)票還關系到發(fā)票認證等問題。為此，我們也沒有必要強求客戶一定要按標準流程來走，可以走一些變通的路子，如對于連續(xù)交易的客戶，可以不調整這張訂單的貨款，而對以后的交易金額進行相應的調整。這是一種可行的變通方法，而且，在實際工作中，也在采用。

　　第三步：折讓憑證的生成與維護。

　　如果出貨單沒有結賬，即沒有產生應收賬款的時候，則我們可以在進行應收賬款作業(yè)的時候，讓系統(tǒng)直接把貨款折讓金額從應收賬款中扣除。如此的話，就可以免除后續(xù)很多麻煩，減少工作量，提高工作效率。

　　但是，在實際工作中，往往不能夠做到這一點。在貨款作業(yè)發(fā)生的時候，企業(yè)在ERP系統(tǒng)中往往已經產生了應收賬款，即貨款折讓需求所對應的出貨單已經結賬。遇到這種情況下，若去刪除原有的應收賬款，然后重新進行結賬，這雖然是行得通的，但是，工作量太大，一般情況下，不會如此處理。

　　遇到上面這種情況，最常見的也是比較方便的處理方法，就是對貨款折讓申請生成獨立的貨款折讓憑證。若如此操作的話，則要注意三個地方。

　　一是對于增值稅的調整。若企業(yè)對于這筆業(yè)務還沒有開發(fā)票的話，則在發(fā)票管理子系統(tǒng)中開增值稅發(fā)票的時候，系統(tǒng)會自動去系統(tǒng)中尋找是否有這個客戶未處理貨款折讓憑證。如果有的話，則系統(tǒng)會提示用戶，是否需要此時調整開票金額。若用戶選擇是的話，則在計算發(fā)票金額的時候，會從應收賬款中自動扣除這個貨款折讓金額。讓已經開了發(fā)票了，則我們是建議用戶采用上面提及的變通方法來處理。

　　二是在生成應收賬款余額表時，是根據(jù)貨款折讓憑證來調整的。也就是說，某個客戶現(xiàn)在有100萬的應收賬款，而由于產品質量的原因，發(fā)生了20萬的貨款折讓，但是，在系統(tǒng)中只有貨款折讓申請書，而沒有折讓憑證。則在生成的應收賬款余額表中仍然是100萬，而不是80萬。也就是說，只有財務批準了這個貨款折讓需求，并生成了相關的憑證，才會在應收賬款余額表中顯示出來。

　　三是在處理收款作業(yè)時，系統(tǒng)也會自動尋找客戶所對應的貨款折讓。如現(xiàn)在客戶付款80萬，而其到期應收賬款余額有100萬，貨款折讓20萬。在根據(jù)應收賬款生成收款單時，生成的應收款項仍然是100萬，收款欄內也是100萬。此時，財務人員就需要進行相關的調整。把收款金額從100萬改為80萬；然后，再選擇對應的貨款折讓憑證。這是從應收賬款生成收款單的處理流程。但是，如果走“從發(fā)票生成收款單”的話，就會簡單一點。因為在發(fā)票管理中，我們已經把應收賬款跟貨款折讓憑證關聯(lián)起來。所以，在此時，聲稱收款單的話，就不需要用戶再手工制定貨款折讓憑證了。

　　第四步：折讓憑證的打印與歸檔。

　　一般來說，折讓憑證仍然需要打印并且歸檔。一方面，作為銷售部門，他們需要用來跟客戶進行對賬，所以，貨款折讓憑證最好給銷售部門一張。另外，現(xiàn)在的企業(yè)管理財務制度，仍然要求企業(yè)必須要有書面的單據(jù)與憑證。所以，還需要把貨款折讓憑證在財務進行歸檔，以方便做賬。