ORACLE ERP系統(tǒng)會計憑證管理解決方案

來源: e-works 編輯： 2010/07/19 09:25:51　　字體：大小

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　　會計憑證管理是公司財務部門的一項重要工作。企業(yè)使用ORACLE ERP系統(tǒng)后，再使用傳統(tǒng)憑證管理方式將會極其不適應，新的ORACLE ERP系統(tǒng)必然要有新的解決方案。

　　一、憑證管理的目標

　　1、方便平時查詢和檢索

　　會計憑證是記錄經濟業(yè)務的書面憑證，憑證管理要做到方便公司內部及外部人員能快速的查閱。如公司內部審計查閱和外部稅務檢查查閱。

　　2、符合會計檔案管理要求

　　會計憑證是重要的會計檔案和經濟資料，因此憑證管理要做到符合檔案管理的要求。

　　二、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　1、幾個重要單據解釋說明

　　原始憑證：原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據。如供應商開具的應付發(fā)票及附帶的入庫單據屬于原始憑證。

　　記賬憑證：記賬憑證是根據原始憑證經濟業(yè)務事項確定會計分錄后所填制的會計憑證。

　　匯總記賬憑證：是根據同類記賬憑證定期加以匯總而重新編制的記賬憑證，目的是為了簡化登記總分類賬的手續(xù)。

　　2、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　根據原始單據填制記賬憑證，打印記賬憑證，把原始單據與記賬憑證粘貼在一起進行保管。記賬憑證一般進行細分，如分成收款、付款、轉賬三類；也可細分為現收、現付、銀收、銀付、轉賬五類。記賬憑證按月份按類別進行流水編號，每月財務結賬后整理記賬憑證，按類別按編號進行裝訂保管。為了方便分類賬簿登記，有的公司也編制匯總記賬憑證。匯總記賬憑證單獨進行管理，匯總記賬憑證與記賬憑證建立對應關系方便查閱。

　　傳統(tǒng)憑證管理方法優(yōu)點：記賬憑證與原始單據粘貼在一起，一目了然。

　　三、ORACLE ERP系統(tǒng)憑證管理方法

　　ORACLE ERP系統(tǒng)是業(yè)務財務集成的管理系統(tǒng)，各項業(yè)務在系統(tǒng)處理的時候，系統(tǒng)會根據事先定義的規(guī)則在各個模塊自動生成會計分錄（記賬憑證）。這些會計分錄（記賬憑證）可以定期或者每月底傳入總賬模塊生成總賬日記賬（匯總記賬憑證）。下面就結合ORACLE ERP系統(tǒng)的特點來闡述一下在此系統(tǒng)下會計憑證管理的解決方案。

　　1、總體方案

　　ORACLE ERP系統(tǒng)在許多模塊都會根據系統(tǒng)事先定義的會計科目自動生成會計分錄即記賬憑證。如應付模塊、應收模塊、資產模塊、采購模塊、庫存模塊等都會有會計分錄（記賬憑證）的生成。這些會計分錄（記賬憑證）會定期傳送到總賬形成日記賬即匯總記賬憑證。在ORACLE ERP系統(tǒng)里，總賬日記賬根據來源模塊分為人工（總賬輸入憑證）、應付、應收、資產、采購、庫存等。結合ORACLE ERP系統(tǒng)這一特別的會計分錄層次結構和ORACLE ERP系統(tǒng)標準功能，建議使用ORACLE ERP系統(tǒng)的企業(yè)選擇如下會計憑證管理解決方案：

　　按模塊分類別順序編號保管原始單據，各模塊會計分錄（即記賬憑證）不打印，總賬日記賬（即匯總記賬憑證）打印單獨保管的方式對會計憑證進行管理。

　　2、總賬模塊方案

　?、俣x總賬單據序列，對總賬所有來源日記賬進行順序編號，可以按年或者按月順序編號。

　?、诿吭陆Y賬后，打印所有當前月份的總賬日記賬按順序編號進行裝訂保管。注意來源子模塊的日記賬不需要附件，來源人工的總賬日記賬需要附上原始單據。為什么來源子模塊的日記賬（匯總記賬憑證）不需要附件呢？這是由于這些日記賬來源于子模塊的許多會計分錄，子模塊的會計分錄對應著原始單據，如果直接把子模塊業(yè)務原始單據附在總賬日記賬后面，對應關系反而不清晰。而通過系統(tǒng)的關聯（總賬日記賬關聯子模塊會計分錄，子模塊會計分錄關聯原始單據），相互間對應關系清晰，查詢和檢索高效。來源人工的總賬日記賬為什么附上原始單據呢？因為它們之間有直接的對應關系，所以粘貼一起保管，這樣，查詢和檢索也方便、快捷。

　　③系統(tǒng)中各會計科目的分類賬是根據總賬日記賬來登記的。來源于子模塊的總賬日記賬（匯總記賬憑證）與子模塊會計分錄（記賬憑證）有系統(tǒng)的對應關系，方便以后的查閱和審計。通過來源子模塊總賬的日記賬可以方便快速追溯查詢到子模塊的會計分錄及對應的原始單據編號。

　　3、應付模塊方案

　?、俣x應付單據序列，對應付模塊發(fā)票和付款分別進行順序編號，可以按年或者按月順序編號。

　?、趹栋l(fā)票、應付付款處理時，在原始單據右上角標記順序編號，每月結賬后，應付發(fā)票和應付付款原始單據分別按順序編號進行裝訂保管。在第一頁附上應付發(fā)票清單和應付付款清單。如下表：