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巧用Excel97的三維引用匯總報表數(shù)據(jù)

2005-4-17 14:32  【 】【打印】【我要糾錯
  對報表的數(shù)據(jù)進行匯總是企事業(yè)單位必不可少的工作,有一套通用的報表數(shù)據(jù)管理軟件來做這一工作當然最好不過。其實,在 Excel 97 中完全可以進行這項工作,操作簡單到只要點點鼠標按按鍵盤即可。本文結(jié)合實例為大家介紹利用Excel 97 的三維引用功能匯總報表數(shù)據(jù)的方法,同時介紹一些在  Excel 97 中復(fù)制表格、建立公式和復(fù)制公式的操作技巧。

  報表匯總中最常見的形式是匯總相同格式的報表。其特點是被匯總報表和匯總報表都是用同一種報表填寫,表中數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置。就是說,源工作表和目標工作表都是由同一模板生成,源區(qū)域和目標區(qū)域完全相同。

  以匯總銷售利潤明細表為例,步驟如下:

 、 在新的工作簿中建立工作表“銷售利潤明細表”,依照需要設(shè)置好各單元格的格式,如字體、字號、數(shù)字和貨幣的小數(shù)位、對齊方式等等;

 、 建立表內(nèi)運算公式:

 、 選定單元格C12;

 、 雙擊(鼠標左鍵,下同)編輯欄左邊的“=”;

 、 雙擊「常用」工具欄中的求和符號“∑”;

 、 單擊單元格C5后按住Shift鍵接著單擊單元格C11,單擊“√”確定,此時在編輯欄中出現(xiàn)公式:“=SUM(C5:C11)”,意為對單元格C5至C11的數(shù)據(jù)求和,并將結(jié)果填入單元格C12內(nèi);(見圖一)

  ⑸ 緊接著第⑷步(否則必須重新選定單元格C12)將上述公式復(fù)制到單元格D12至H12中:單擊「常用」工具欄中的「復(fù)制」圖標,選定單元格D12至H12這一區(qū)域,再單擊「粘貼」圖標即可;

 、 選定單元格H5;

 、 雙擊“=”,在編輯欄出現(xiàn)的“=”后輸入公式“D5-E5-F5-G5”(不包括引號)單擊“√”確定;

  ⑻ 用第⑸步的方法把該公式復(fù)制到單元格H6至H11中。

  公式建立后可以在表中任意輸入數(shù)據(jù)觀察H欄和12行的計算結(jié)果是否正確,確定以后將輸入的數(shù)據(jù)刪除, 進入下一步。(注意:不能對已建立公式的單元格進行刪除操作,否則必須重新對其復(fù)制公式)。

 、 復(fù)制工作表

  選定主菜單「編輯」中「移動或復(fù)制工作表」選項,在「移動或復(fù)制工作表」對話框中選中「建立副本」后確定,就會在工作簿中新增一個工作表,依此復(fù)制,共建立13個工作表,對各表標簽依次命名為“銷售01表、銷售02表、……銷售12表、銷售匯總表”分別為一年的1月、2月、……12月的銷售利潤明細表和全年銷售利潤明細表的匯總表。

 、 用三維引用功能匯總?cè)陥蟊頂?shù)據(jù)

 、 選定“銷售匯總表”的C5單元格;

 、 雙擊“=”,再雙擊求和符號“∑”;

 、 單擊“銷售01表”標簽,接著按住Shift鍵單擊“銷售12表”標簽,并輸入“C5”;

  ⑷ 單擊“√”確定,此時在編輯欄中可以看到在“銷售匯總表”C5單元格中建立的匯總公式:“=SUM(銷售01表:銷售12表!C5)”,表示將“銷售01表”到“銷售12表”這一工作表范圍內(nèi)的各表C5單元格的數(shù)據(jù)加和匯總到“銷售匯總表”的C5單元格中;

 、 用上面建立公式的第⑸步方法復(fù)制匯總公式,(可選定“銷售匯總表”從C5到H12的整個區(qū)域一次性復(fù)制)。

  我們?nèi)我膺x定“銷售匯總表”的一個單元格如E7,如果在編輯欄中看到匯總公式為“=SUM(銷售01表:銷售12表!E7)”,則說明匯總公式的建立與復(fù)制都正確無誤,同時也可以看到,凡是已建立(或復(fù)制)了公式的單元格都會顯示出已設(shè)定的數(shù)字和貨幣格式,如圖二。至此我們已經(jīng)完成了報表匯總的全部準備工作。我們只要在各月的明細表中輸入原始數(shù)據(jù),不但馬上可以看到該張表各項指標的合計數(shù),而且可以從匯總表中看到已輸入數(shù)據(jù)各表的匯總數(shù)。如一月、二月的報表完成后,匯總表中顯示的數(shù)字就是一至二月的累計數(shù),十二個月的報表都輸入了數(shù)據(jù)后,匯總表顯示的就是全年的總計數(shù)。如果對任一張明細表的任何數(shù)據(jù)進行了修改,匯總表的相應(yīng)數(shù)據(jù)就會按更改后的數(shù)據(jù)自動更新,完全不需人工干預(yù)。同樣地,如果在明細表“銷售01表”與“銷售12表”的位置之間新增或刪除任意數(shù)量的工作表,不須再對新表建立公式,匯總表會自動對它們的數(shù)據(jù)進行添加或刪除。

  本例是對同一單位不同期間的報表進行匯總,如果要對同一期間不同單位的報表進行匯總,方法也是一樣?梢院敛豢鋸埖卣f,Excel97三維引用功能用于報表匯總的效果決不會亞于某些專門的報表數(shù)據(jù)管理軟件。
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