會計信息系統(tǒng)控制損失的策略

　　一、會計信息系統(tǒng)風險及控制損失的目標

　　企業(yè)的會計信息系統(tǒng)面臨各式風險，這些風險來自錯弊、自然災害、事故、對企業(yè)不滿或素質(zhì)較低的員工。在系統(tǒng)缺乏控制的情況下，就會造成丟失數(shù)據(jù)資源，以及根據(jù)不正確的數(shù)據(jù)做出決策從而導致錯誤分配資源而造成損失等后果。所有的會計信息系統(tǒng)應具有一定的內(nèi)在控制措施�？刂频幕�本目標包括：確保數(shù)據(jù)的完整性與可靠性，保證各種管理信息存在、可靠與及時提供；提高系統(tǒng)應用的效率以及有效性，并盡量減少運行中不必要的成本、費用；預防或查明錯誤和弊端的源頭，為管理政策的制定尋找依據(jù)；履行各種法律義務。

　　這些目標與消除系統(tǒng)風險目標是一致的，為實現(xiàn)這些目標，系統(tǒng)相關者必須確保能夠辨識系統(tǒng)的風險，并且應用適當?shù)目刂拼胧┮韵�除或減小風險。

　　二、系統(tǒng)開發(fā)設計階段的控制損失策略

　　一般而言，運用者一般只將計算機會計信息系統(tǒng)作為一個“黑盒”，并期望系統(tǒng)本身包含了必要的控制要素。因此，作為商品化的軟件開發(fā)商，必須從戰(zhàn)略的角度出發(fā)，保證軟件質(zhì)量。在開發(fā)設計中必須將系統(tǒng)控制損失目標融進來，除了遵循開發(fā)規(guī)范如分析員及程序員生產(chǎn)控制、結構化程序設計等原則外，還應考慮系統(tǒng)的可審計性及可控性。

　　系統(tǒng)本身應提供審計線索，提供達到審計人員詳細程度要求的文件，并在適當?shù)臅r間、范圍內(nèi)保存這些文件，以幫助用戶和審計人員在系統(tǒng)內(nèi)部和系統(tǒng)之間正向或反向追蹤經(jīng)濟業(yè)務。為加強系統(tǒng)可控性，系統(tǒng)應能保證輸入和輸出數(shù)據(jù)能被合理編輯與驗證，能識別用戶存取級別的合法代碼，能對主系統(tǒng)及子系統(tǒng)之間的接口加以控制等。傳統(tǒng)上，為了保證審計的公正性和客觀性，審計人員不參與系統(tǒng)開發(fā)，但是，由于在系統(tǒng)實施后建立控制非常困難并使費用增加，而且隨著現(xiàn)在因系統(tǒng)內(nèi)在控制不足而導致?lián)p失的現(xiàn)象的增多，這種觀點正在變化，審計人員參與設計過程將成為系統(tǒng)具備可審性和可控性的一種有力保障。

　　隨著管理者越來越需要決策的信息，以便有效地組織和控制資源，決策支持系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)，這種系統(tǒng)與早期的作業(yè)型系統(tǒng)迥然不同，很多是由管理者委托開發(fā)或自行設計的。這些應用程序在控制方面的問題更多。首當其沖的問題就是缺乏質(zhì)量保證，包括沒有對需求做詳細說明，軟硬件的搭配不當，缺乏文檔數(shù)據(jù)有效性的檢驗、控制、備份和恢復，以及缺乏數(shù)據(jù)安全性檢測等。針對含糊不清的需求問題，應采用原型法開發(fā)策略，原型法下，系統(tǒng)的需求定義過程是一個不斷交流的過程，原型法是一個迭代過程，即先定義少量功能，然后反饋、評價，再擴充功能，直至滿意為止。所以成為解決需求定義的一種有效方法。此外，對自行開發(fā)者，用戶顧問應制定規(guī)章制度和步驟，引導用戶進行開發(fā)，建立選取軟硬件的準則以防止系統(tǒng)不兼容問題。

　　三、系統(tǒng)規(guī)劃實施階段的控制損失策略

　　規(guī)模較大的系統(tǒng)要運用起來，都需要經(jīng)過規(guī)劃實施環(huán)節(jié)。系統(tǒng)供應商一般都配有自己的軟件實施人員，目前，管理技術咨詢公司也正在興起。我國企業(yè)界現(xiàn)已漸漸接受這樣的觀點：有償借助第三方的知識性服務，作為企業(yè)“外腦”。加之第三方在軟件選擇方面往往具有客觀公正性，而且作為專業(yè)化服務者在系統(tǒng)實施、幫助企業(yè)提高管理水平方面往往具有更豐富的經(jīng)驗。實施活動的質(zhì)量直接影響系統(tǒng)運用，咨詢公司參與軟件實施可以更好地提高應用質(zhì)量、系統(tǒng)銷售與服務分離將成為一種趨勢。

　　管理當局及來自外部的協(xié)作實施人員應做好有效控制的前期工作：設定組織系統(tǒng)體系，明確劃分不同層次的各部分，規(guī)定各部門權責及相互協(xié)調(diào)關系。按各部門職責，研討其權責內(nèi)的各種作業(yè)方式、性質(zhì)和特征，并說明正常情況與特殊情況下的各種問題。擬定各種作業(yè)細則或手冊，分別按各種主要業(yè)務擬定各種作業(yè)處理辦法或手冊。擬定內(nèi)部控制作業(yè)程序，根據(jù)作業(yè)調(diào)查研究結果和組織體系結構，制訂作業(yè)程序草案，并與有關部門或人員討論，征求意見，進行修改，直到完善。

　　在進行物理裝備時，應保證計算機房具有防火、防水、防風的能力，需要有滅火器、排煙檢測器、排水裝置和擋風設備。在事故發(fā)生時能及時斷電，正常斷電時又能提供后援電源。有及時提供備用的機器設備。應提供對磁性介質(zhì)進行嚴格保護的存貯設備。預先設置災難及故障恢復系統(tǒng)。程序測試時要考慮到內(nèi)部控制方面的內(nèi)容，包括職責分工、人員管理、運行過程、最大負載情況、存貯分配、運行時間、系統(tǒng)恢復、安全保護、數(shù)據(jù)錄入、處理和輸出。在測試過程中應仔細考慮可能發(fā)生的各類錯誤和不正當行為，以確定防止這些錯誤和不正當行為的內(nèi)部控制規(guī)程，對系統(tǒng)潛在的缺陷作出評價，并分析估計這些缺陷所產(chǎn)生的影響及能夠采取的避免措施。

　　四、系統(tǒng)運用維護階段控制損失的策略

　　系統(tǒng)運用維護階段的內(nèi)部控制按常規(guī)一般分為：管理控制、一般控制和應用控制，這是從作業(yè)方面采取的控制措施，本文主要從戰(zhàn)略方面來考察如何減少并消除控制損失的策略，并不對作業(yè)方面的控制措施進行探討。

　　在考察對發(fā)生故意錯弊行為的意圖進行控制的策略方面，可以考慮增加施行這種行為的難度，增加被逮住或結果失敗的可能性，并加大對此類行為的懲罰力度。實施這一策略的兩種有代表性的方法就是實行職責輪流制和內(nèi)部審計制度。除部分組織程序有特別規(guī)定以及不能實行職責輪流制的崗位外，員工應該輪換工作。內(nèi)部審計是控制損失的獨立系統(tǒng)，加強內(nèi)部審計能檢查出發(fā)生的錯誤，打消試圖作弊或意欲犯罪的意圖，內(nèi)審人員應定期規(guī)則地檢查與計算機有關的控制目標、過程以及遵照情況，核實數(shù)據(jù)和程序的完整性。

　　針對串通舞弊及人為錯誤的策略：不相容職責的恰當分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證，但是，合伙即可避開這類控制，況且控制措施發(fā)揮作用的有效程度關鍵還要取決于執(zhí)行人員的實際動作，員工的粗心大意、精力分散、理解錯誤、判斷失誤、曲解指令等都會造成控制失效。這就需要強調(diào)人力資源管理，應選擇具備適當?shù)哪芰�和責任感的員工，并將賦予他們的責任清晰化。此外，應建立完善的檢查規(guī)范，正確地監(jiān)督他們，并定期檢查其勝任能力，在分派人員時，應考慮員工的道德責任，特別是分派具有高度風險的敏感性位置時，應考慮進行附加調(diào)查(比如查找檔案材料或以前的工作記錄或有關評價)。應建立并貫徹執(zhí)行合理公正的業(yè)績評價體系，將與系統(tǒng)有關員工的工作質(zhì)量和效率指標化，并與業(yè)績評價及收入水平掛鉤。

　　企業(yè)已有的控制措施一般都是為重復發(fā)生的業(yè)務類型而設計的，因此會對不正常的或未能預料到的業(yè)務類型失去控制的能力。企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會導致原有的控制程序?qū)π略龅膬?nèi)容失去控制作用，在變化過程中可能會發(fā)生差錯和不合規(guī)行為�？刂平裉炷苡行Оl(fā)揮作用，但不能保證該控制明天或明年仍然有效。所以，應建立作為一種例行過程的反饋機制，監(jiān)督控制的功能，沒有反饋機制，就無法監(jiān)督控制的有效性，還應對反饋機制提供的信息進行分析，以決定控制是否需要調(diào)整或變更，從而達到增強控制有效性的目的。

　　此外，控制所尋求的保證水平有必要根據(jù)其成本而定，一般來說，控制程序的成本不能超過風險或錯誤可能造成的損失和浪費，否則，再好的控制措施和方法也將失去其降低成本的意義。當避免損失的努力不符合成本效益原則時，商業(yè)保險是免遭過大損失或者是可能性小的及發(fā)生不頻繁損失的最好方式。購買承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系統(tǒng)風險所引起損失的大小。保險并不針對普通操作上的薄弱點，但是，它能保護系統(tǒng)因破壞者、自然災害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統(tǒng)的員工以及因失去文件、軟硬件或數(shù)據(jù)中斷所引起的收入損失。