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提高Excel數(shù)據(jù)輸入效率

2002-9-4 11:33 孫領(lǐng)弟 【 】【打印】【我要糾錯
  通常用戶使用Excel編輯數(shù)據(jù)會有大量數(shù)據(jù)反復(fù)用到,下面介紹幾種能提高工作效率的輸入方式,并教你設(shè)置Excel的自動保存。
 
  1、同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù) 

  ⑴選單元格:按下Ctrl鍵,用鼠標(biāo)逐個單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格(可以是相鄰的,也可以是不相鄰的); 

 、戚斎霐(shù)據(jù):在選中的最后一個單元格中輸入數(shù)據(jù)(例:AS101),然后按下Ctrl+Enter鍵,所有選中的單元格中都會出現(xiàn)相同的數(shù)據(jù)(AS101) 。 
  
  2、同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù) 

 、胚x擇工作表:按下Ctrl鍵,用鼠標(biāo)逐個單擊要輸入數(shù)據(jù)的工作表標(biāo)簽(例:sheet1和sheet3),之后會看到Sheet1和Sheet3成反白顯示,在Excel標(biāo)題欄中提示已選定為[工作組。 

 、戚斎霐(shù)據(jù):在第一個選定的單元格中輸入或編輯相應(yīng)的數(shù)據(jù), Excel將自動在所有選定工作表的相應(yīng)單元格中進(jìn)行相同的操作。
 
 、侨∠x擇多個工作表:可單擊任意未選中的工作表。如果未選中的工作表不可見,那么用鼠標(biāo)右鍵單擊選中的任一工作表,在快捷菜單上選擇“取消成組工作表”。 
  
  3、自定義填充序列
 
  Excel內(nèi)部規(guī)定有填充序列,我們也能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如:工藝流程中的設(shè)備名稱,學(xué)生名單等)定義成序列,每次使用時只需自動填充。自定義填充序列分兩種情況: 

  其一、工作表中沒有某個序列項操作如下 

  ⑴選擇“工具/選項”命令; 

 、七x擇“自定義序列/新序列”; 

  ⑶在輸入序列中輸入要自定義的新序列(注意在新序列各項之間用半角的逗號分隔,例:設(shè)備1,設(shè)備2, 設(shè)備3);
 
 、葐螕簟疤砑印卑粹o;
 
 、蓡螕簟按_定”按鈕將輸入的序列保存起來。 

  其二、工作表中已有某個序列項 

  把它定義成自動填充序列以備后用,操作如下: 

 、胚x定包含序列項的單元格區(qū)域; 

  ⑵選擇“工具/選項”; 

 、沁x擇“自定義序列”; 

 、葐螕簟皩(dǎo)入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框; 

 、蓡螕簟按_定”按鈕返回工作表,下次就可以自動填充這個序列項了。 
  
  4、設(shè)置Excel的自動保存 

  在Excel中,單擊“工具”菜單的“選項”命令,沒有“保存”選項卡(Word中有)。如果想讓Excel自動保存工作簿,需要按下列步驟自己定義:
 
  ⑴選擇“工具”----“加載宏”,系統(tǒng)彈出“加載宏”對話框; 

 、圃凇爱(dāng)前加載宏”列表框中選中“自動保存”復(fù)選框; 

 、菃螕簟按_定”按鈕。 

 、冗x擇“工具”----“自動保存”,系統(tǒng)彈出“自動保存”對話框;
 
  ⑸選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框(該復(fù)選框是在⑴、⑵、⑶操作后產(chǎn)生的),在“分鐘”框中,輸入希望Excel自動保存工作簿的時間間隔; 

 、是宄氨4媲疤崾尽睆(fù)選框,否則Excel將在每次自動保存前顯示提示信息,用戶進(jìn)行選擇確認(rèn)后,才能繼續(xù)編輯,影響工作效率; 

 、藛螕簟按_定”按鈕。 

  這以后,如果死機(jī)或意外斷電,我們就可從Excel自動保存的工作簿中,挽救出自動保存的信息,把損失降到最小。
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