利用Excel編制科目匯總表

    在傳統(tǒng)的會計核算方法中，科目匯總表賬務處理程序是應用較廣泛的一種賬務處理程序。在沒有實行會計電算化，或者正處于電算化與手工賬并行期間的單位會計核算過程中，編制科目匯總表是一項比較繁重的工作。本文介紹了利用Excel編制的科目匯總表的方法，希望對大家的審計工作有所幫助。

    本文以工業(yè)企業(yè)為例介紹，選用科目可以根據(jù)實際情況進行增減。具體制作步驟如下：

    1.打開Excel程序，選擇菜單欄工具/選項/常規(guī)，將“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”更改為61后確定。制作好科目匯總表后，請將此選項改回3，否則每次新建的Excel工作簿內(nèi)都有61個工作表。

    2.選擇菜單欄文件/新建，新建一個工作簿。然后選擇菜單欄文件/保存，在出現(xiàn)的對話框中選擇文件的保存位置及文件名后保存。

    3.右鍵單擊工作表標簽Sheet1，選擇“重命名”，然后輸入“匯總表”；依次右鍵單擊工作表標簽Sheet2到Sheet60，分別重命名為從“101\"到”542\"的各個會計科目編號。

    4.在A1單元格輸入“* * * *單位科目匯總表”，然后選定A1：L1單元格，選擇菜單欄格式/單元格/對齊/水平對齊/居中。

    5.在E2單元格中輸入“* * * *年* *月”。選定E2：H2單元格，選擇菜單欄格式/單元格/對齊/水平對齊/居中。在L2單元格中輸入“單位：元”。

    6.在A3單元格輸入“編號”；在B3單元格輸入“會計科目”；在C3單元格輸入“借方發(fā)生額”；在D3單元格輸入“貸方發(fā)生額”。選定A3：D3單元格，選擇菜單欄編輯/復制。單擊E3單元格，選擇菜單欄編輯/粘貼；單擊I3單元格，重復上步操作。

    7.在A4到A23單元格中依次輸入會計科目編號“101\"到”151\"，在B4到B23單元格中依次輸入會計科目“現(xiàn)金”到“長期投資”；在E4到E23單元格中依次輸入會計科目編號“161\"到”241\"，在F4到F23單元格中依次輸入會計科目“固定資產(chǎn)”到“長期借款”；在I4到I23單元格中依次輸入會計科目編號“251\"到”542\"，在J4到J23單元格中依次輸入會計科目“應付債券”到“營業(yè)外支出”。

    8.在B24單元格中輸入“合計”，在F24中輸入“借貸差”。

    9.單擊表標簽101，進入101表中。在A1單元格中輸入“返回匯總表”。選定A1：I1單元格，選擇菜單欄“格式”/\"單元格“/\"對齊”，將“合并單元格”復選框選中后確定。確認選中剛才合并的單元格后，選擇菜單欄“插入”/\"超級鏈接“，在出現(xiàn)的對話框中單擊”本文檔中的位置“，在單擊右邊出現(xiàn)的”匯總表“后確定。以后用鼠標單擊此單元格或者將光標移入后按回車鍵，即可返回匯總表中。

    10.在A2單元格中輸入“憑證號”；在B2單元格中輸入“借方發(fā)生額”；在C2單元格中輸入“貸方發(fā)生額”。選定A2：C2單元格，選擇菜單欄編輯/復制。單擊D2單元格，選擇菜單欄編輯/粘貼；單擊G2單元格，重復上步操作。

    11.在A18單元格中輸入“合計”；在B18單元格中輸入“=SUM（B3：B17）＋SUM（E3：E17）＋SUM（H3：H17）”。選定B18：C18單元格，選擇菜單欄編輯/填充/向右填充。此例中每個科目輸入的最多憑證數(shù)是45，可以根據(jù)實際情況進行增減。該步操作的目的是自動匯總各科目的發(fā)生額。

    12.選定B3：C17、E3：F17、H3：I17單元格，選擇菜單欄格式/單元格/數(shù)字/會計專用，將小數(shù)位數(shù)設為2；貨幣符號設為無。選定A2、D2、G2單元格，選擇菜單欄格式/列/列寬，在出現(xiàn)的對話框中將列寬設定為7后確定；選定B2、C2、E2、F2、H2、I2單元格，選擇菜單欄格式/列/列寬，在出現(xiàn)的對話框中將列寬設定為11后確定。

    13.單擊工作表左上角方塊（工作表選定器）將整個工作表選中，然后按住shift鍵單擊工作表標簽542以同時選中101到542工作表。選擇菜單欄編輯/填充/至同組工作表，在出現(xiàn)的對話框中將“全部”單選框選中后確定。

    14.單擊表標簽匯總表，進入?yún)R總表表中。單擊“現(xiàn)金”會計科目，選擇菜單欄插入/超級鏈接，在出現(xiàn)的對話框中單擊“本文檔中的位置”，在單擊右邊的‘101’后確定（參照圖3）。按照上述步驟，依次單擊“銀行存款”到“營業(yè)外支出”各會計科目，在出現(xiàn)的對話框中分別選擇相應位置。此步操作的目的是在匯總表表中單擊會計科目，即可進入對應的科目明細表中以輸入該科目發(fā)生額。

    15.在C4單元格輸入“=\101\！B18\".選定C4：C23單元格，選擇菜單欄編輯/填充/向下填充。修改C5為”=\102\！B18\"，參照此方法，依次修改C6：C23單元格中內(nèi)容。選定C4：D23單元格，選擇菜單欄編輯/填充/向右填充。

    16.參照十五步驟，對G4：H23、K4：L23單元格進行各項操作。以上兩步操作的目的是將各科目明細表中的發(fā)生額合計數(shù)自動取到匯總表表中。

    17.單擊C24單元格，輸入“=SUM（C4＋C23）＋SUM（G4＋G23）＋SUM（K4＋K23）”。選定C24：D24單元格，選擇菜單欄編輯/填充/向右填充。在G24單元格中輸入“=C24－D24\".此步操作的目的是總計科目發(fā)生額。

    18.單擊A1單元格，選擇工具欄上字號為12；選定A2：L24單元格，將工具欄上字號選擇為10.選定A3：A24單元格，選擇菜單欄格式/行/行高，在出現(xiàn)的對話框中輸入12后確定；選定A3、E3、I3單元格，選擇菜單欄格式/列/列寬，在出現(xiàn)的對話框中輸入4后確定；選定B3、F3、J3單元格，選擇菜單欄格式/列/列寬，在出現(xiàn)的對話框中輸入14后確定；選定C3、D3、G3、H3、K3、L3單元格，選擇菜單欄格式/列/列寬，在出現(xiàn)的對話框中輸入9后確定，如果以后這些單元格中出現(xiàn)“＃＃＃＃\"符號，移動鼠標到列標簽上，當鼠標變成十字型時雙擊，即可使列變寬而使數(shù)字正確顯示。

    好了，大功告成！現(xiàn)在您可以使用它進行科目匯總工作了。當您完成了一個月的科目匯總表編制工作時，可以通過選擇菜單欄文件/另存為，在出現(xiàn)的對話框中另起一個文件名作為備份，然后將101表中的數(shù)據(jù)全部清除，再使用第十三步的方法即可產(chǎn)生一個空白匯總表以作下月使用。