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低值易耗品在購入、領(lǐng)用與儲(chǔ)存過程中,可能發(fā)生與前述材料管理中類似的舞弊,此處僅對(duì)有特色的舞弊予以簡(jiǎn)述:
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1.以次充好
這種舞弊多發(fā)生在采購人員與供貨方串通的情況下。供貸方可以將優(yōu)質(zhì)物品與劣等物品之間差價(jià)的一部分轉(zhuǎn)讓給采購人員,供應(yīng)方與購買方(指?jìng)€(gè)人)均得到好處。這種舞弊一 般較難察覺,因?yàn)槲锲返耐庑尾淮嬖诿黠@差異,是優(yōu)是劣只有通過使用才能知道。發(fā)現(xiàn)這一舞弊大多源于使用者對(duì)該物品過分低劣的質(zhì)量提出質(zhì)疑而引起。
從檢查舞弊的實(shí)踐看,采購人員與供貨方串通舞弊是難以尋找到有效證據(jù)的。如果雙方預(yù)先簽訂了合同,可以依據(jù)合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)驗(yàn)收單上標(biāo)明的質(zhì)量等級(jí)與庫存、在 用物品的質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)或測(cè)定,發(fā)現(xiàn)不相符,應(yīng)追查具體原因。在一般企業(yè)中,建立有效的驗(yàn)收、技術(shù)鑒定等控制程序,可以及時(shí)察覺此類問題。
2.以小充大
這種舞弊也多發(fā)生在采購人員與供貨方串通的情況下,供貨方給購貨方發(fā)出規(guī)格較小、價(jià)格較低的物品,以頂替合同上所要求的規(guī)格較大、價(jià)格較高的物品。由于這樣做可以給 供貨方省下一筆資金,供貨方可以給采購員一部分好處費(fèi),使雙方在互相得利的情況下合謀得逞。
對(duì)以小充大行為的歪讓,重點(diǎn)足梗對(duì)首同上的規(guī)格與發(fā)票、驗(yàn)收單上的規(guī)格是否一致,如不一致,應(yīng)進(jìn)一步查詢?cè)?。由于以小頂大只?huì)增加消耗數(shù)量而使人們難以察覺其中包含的舞弊,因而,也可以通過該物品的實(shí)物消耗量的大幅度變動(dòng)(上升)來測(cè)試是否存在以小充大的可能性。
(二)低值易耗品發(fā)出中常見舞弊
除一般材料發(fā)出所存在的問題外,還應(yīng)查證下述舞弊:
1.公領(lǐng)私用
低值易耗品中有不少物品既可以用于單位,也可以用于個(gè)人家庭,這就促使部分使用者以給單位領(lǐng)用為名,在領(lǐng)出低值易耗品后挪作私用。實(shí)際上,某些公物的公用與私用很難分開,如電話、傳呼機(jī)、公用自行車等,這些物品的私用是不易控制的。對(duì)在用的低值易耗品進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,有利于控制低值易耗品的使用責(zé)任,防止人調(diào)離物跟走的現(xiàn)象發(fā)生,因而,必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)控制手段的應(yīng)用。
查證公領(lǐng)私用的有效方法是對(duì)有用的低值易耗品進(jìn)行定期或不定期的盤點(diǎn),對(duì)同一使用者同時(shí)占有多個(gè)低值易耗品的情況,應(yīng)分析原因,屬于“多吃多占”性質(zhì)的,要求收回多占用的物品;對(duì)“人調(diào)離物跟走”的問題,應(yīng)想法追回被帶走之物,維護(hù)單位財(cái)產(chǎn)的完整性。另外,可以查閱領(lǐng)用低值易耗品的登記簿,對(duì)不應(yīng)由個(gè)人使用的物品,查看是否由某一個(gè)人單獨(dú)占有,如是,宜追回原物;如有損毀,應(yīng)索取賠償。
2.多領(lǐng)私吞
由于相當(dāng)一部分低值易耗品因物品屬性特殊,無法確定消耗定額,通常采用以舊換新的控制消耗的方法,限制使用人的虛報(bào)冒領(lǐng)。但是,以自家之舊換公家之新的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,這就造成了使用人私吞多換物品以備家用或饋贈(zèng)他人、變賣獲利等事項(xiàng)發(fā)生。私吞公物屬貪污行為,應(yīng)嚴(yán)格杜絕。
查證多領(lǐng)私吞行為的取證比較困難,即使是依據(jù)以往的同類物品的實(shí)際消耗水平可以判定是否存在“多領(lǐng)”的問題,但要真正證明是否私吞,則要求建立詳細(xì)的使用狀況的記錄。例如,單位的水工領(lǐng)出一批水龍頭給水房或衛(wèi)生間安裝,除要求交回?fù)Q下來的舊水龍頭外,還應(yīng)要求接受換新的部門有關(guān)人員在水工所持有的領(lǐng)料(出庫)單填人所換物品名稱、數(shù)量,并簽名蓋章,并將已填字的領(lǐng)料單交給水工部門的專職管理人員。如有必要,也可采用“物耗單”作為使用狀況的證明。
(三)低值易耗晶倉儲(chǔ)中常見舞弊
與原材料的倉儲(chǔ)相比,低值易耗品在倉儲(chǔ)中更容易發(fā)生舞弊,因?yàn)椴簧俚椭狄缀钠房梢杂糜诩彝ド睿哂袕V泛的經(jīng)濟(jì)用途,易于成為貪污、挪用或偷竊的對(duì)象,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注。除應(yīng)注意原材料儲(chǔ)存中的舞弊外,還應(yīng)注意下述問題:
1.以舊換新
即低值易耗品保管人員以自家之舊換公家之新的掉包式的舞弊。由于舊的低值易耗品無法冒充新的低值易耗品使用,可能使其一直留于庫內(nèi),在進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查時(shí),再視為錯(cuò)記
賬簿予以調(diào)整。
以舊換新由保管人員實(shí)施,在一般情況下較難察覺,尤其是對(duì)一些價(jià)值較高、體積較小的低值易耗品。對(duì)此舞弊,應(yīng)切實(shí)做好事前防范工作:一是嚴(yán)格門衛(wèi)制度,對(duì)職工攜帶之物進(jìn)行盤查,防止公物流失;二是定期或不定期清查庫內(nèi)低值易耗品,重點(diǎn)觀察各種物品的新舊程度。在多數(shù)企業(yè)中,雖然對(duì)低值易耗品中的一部分實(shí)行以舊換新制度,但交回舊物通常只是一種手續(xù)安排,當(dāng)確有舊的交回,視領(lǐng)用合理,則舊物可能被廢棄或在有一定經(jīng)濟(jì)價(jià)值時(shí)予以變賣。
查證以舊換新的最便捷方法是盤點(diǎn)倉庫,但真正確認(rèn)此種舞弊卻不容易。因?yàn)楸9軉T可能以工作疏忽等理由推諉責(zé)任。在以舊換新的數(shù)量不多時(shí),檢查人員可能不予追究,但是在以舊換新的數(shù)量較多、金額較大時(shí),保管人員無疑必須說清緣由,并承擔(dān)一定責(zé)任。
2.以盜稱虧
保管人員在竊取自己所管理的低值易耗品后,冒稱不明原因的實(shí)物盤虧,或者不作聲明,在盤點(diǎn)后對(duì)發(fā)生的盤虧以合理的緣由進(jìn)行搪塞。在一些企業(yè)中,對(duì)財(cái)產(chǎn)不清查、很少清查或雖有定期清查但處理不力,虧與不虧不采用適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施,即使盤虧也無妨,不追究原因與責(zé)任;某些保管人員則充分利用這一管理制度上的漏洞,將監(jiān)守自盜的后果一庫存低值易耗品短缺視為正常的損耗予以銷賬。
對(duì)以盜稱虧的行為進(jìn)行查證,重點(diǎn)應(yīng)分析企業(yè)的“低值易耗品盤點(diǎn)表”,對(duì)盤虧數(shù)量大、金額大以及通用性較強(qiáng)的低值易耗品,應(yīng)仔細(xì)分析表上所列盤虧原因,并通過詢問有關(guān)人
員、考察內(nèi)部控制制度等方式,進(jìn)一步查實(shí)盤虧的責(zé)任是否由保管人員承擔(dān)。在盤虧責(zé)任應(yīng)由保管人員承擔(dān)時(shí),須由保管人員作出合理解釋;否則,應(yīng)給予適當(dāng)處罰。
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