摘要：會計電算化可以加快數據處理速度，減少數字計算誤差，保證會計核算的準確性與可靠性，如何運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施，是本文探討的重點。

　　關鍵詞：會計電算化 內部控制

　　財政部頒布的《內部會計控制規(guī)范———基本規(guī)范（試行）》中指出：內部控制是單位為提高會計信息質量，保護資產的安全和完整，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序，包括內部管理控制和內部會計控制。會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。電子信息技術在企業(yè)的運用，一方面提高了內部控制的效率，拓展了控制范圍；另一方面也增加了控制難度和失控的風險。因此，電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。同時，要加強對財務會計電子信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制。

　　一、電算化系統(tǒng)下的內部控制與傳統(tǒng)以手工單證為主的內部控制呈現出不同的管理特征

　　1．操作授權口令化

　　在會計電算化環(huán)境下，操作員的口令和密碼是進入會計系統(tǒng)的唯一通道，與手工會計系統(tǒng)授權人員簽章不同的是，口令和密碼更容易被丟失和盜取，引發(fā)不易察覺的會計資料失真。

　　2．系統(tǒng)失控的隱蔽性

　　在會計電算化環(huán)境下，許多應用程序本身就帶有內控的功能，如果企業(yè)在期初設置時沒有考慮周全，由于程序運行的重復性，往往會使失控情況長期不被發(fā)現，造成很大的損失。例如期末系統(tǒng)自動結轉期間損益，如果企業(yè)新增加了費用項目明細，卻未及時增加期末結轉科目，系統(tǒng)就會遺漏此筆結轉分錄，但是試算平衡正確，直至會計主管發(fā)現并調整為止。

　　3．系統(tǒng)缺乏交易痕跡

　　在會計電算化環(huán)境下，文件記錄的控制功能大大減弱，一旦企業(yè)發(fā)現錯誤，由于部分交易幾乎沒有“痕跡”，難以追查出錯源頭。比如每一筆會計分錄的錄入系統(tǒng)都會要求借貸平衡，可是如果錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發(fā)現，將會使查找非常困難，可能最終需要查找每一張記賬憑證。

　　4．控制范圍擴大

　　在會計電算化環(huán)境下，不僅要對交易處理控制，還要對系統(tǒng)權限控制，修改程序控制，網絡安全控制等等。

　　5．信息存儲安全風險增大

　　在會計電算化環(huán)境下，會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，容易丟失或損壞，如果沒有及時存儲，甚至需要全面恢復系統(tǒng)。

　　6．電子商務的應用增加了網絡風險

　　網上銀行、網上報稅、遠程報表、遠程審計等新功能的出現，必須要求相應的內部控制程序。

　　二、電算化系統(tǒng)下的內部控制關鍵控制點

　　1．注重控制制度的建設；實行會計電算化以后，嚴格的內控制度和系統(tǒng)正常、安全、有效的運行是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業(yè)務的人員既要相互聯系，又要相互制約，防止違紀違法行為的發(fā)生。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，如果單位管理制度不健全或實施不力，卻會給各種非法舞弊行為以可乘之機。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的。

　　2．加強對會計電子信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護的控制；系統(tǒng)開發(fā)控制是保證每個新程序在投入運行之前，都經過合法的申請、測試、審批手續(xù)，防止非法系統(tǒng)進入會計信息系統(tǒng)。

　　3．加強對數據輸入與輸出的控制；加強數據輸入控制是減少差錯的關鍵，輸出控制的信息是否準確、真實、可靠，直接影響到會計信息的使用，影響會計報告使用者的決策。

　　4．加強對文件儲存與保管的控制；電算化系統(tǒng)下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的原件。因此，在計算機中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

　　5．加強網絡安全方面的控制。隨著網絡技術快速地發(fā)展，應加強網絡安全的控制，在技術上對整個財務網絡系統(tǒng)的各個層次（網絡平臺、操作系統(tǒng)平臺、應用平臺）都要采取安全防范措施，建立綜合的多層次的安全體系。

　　三、會計電算化系統(tǒng)內部控制制度的內容

　　1．系統(tǒng)開發(fā)控制

　　計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)必須得到授權和領導認可；不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必須遵循財政部制定的標準和規(guī)范；上機人員需要培訓；采取有效的控制手段，做好各項系統(tǒng)轉換，如數據庫備份、系統(tǒng)初始化、初始數據的安全導入等，新舊系統(tǒng)并行不少于三個月的時間；會計軟件的修改應有書面報告，操作員不能參與軟件的修改，所以與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

　　2．會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制

　　為防止數據泄密、更改或破壞，需要保護數據和計算機程序，主要的控制措施包括實體安全控制，硬件、軟件、網絡安全控制和電腦病毒的防范與控制。如明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件，對操作人員的身份進行密碼控制；操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件；設置接觸與操作的日志控制，設專人保存上機操作記錄，進行“日志管理”；數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查；盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行，機房有保護性設備配備，計算機機房應采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源安全等。

　　3．會計電算化信息系統(tǒng)的人員職能控制

　　會計電算化工作崗位包括基本工作崗位和電算化工作崗位，前者有會計主管、出納、稽核、檔案管理，后者有系統(tǒng)主管、系統(tǒng)操作、復核、記賬、系統(tǒng)維護、審查和數據分析、檔案管理、軟件開發(fā)等。一般情況下，系統(tǒng)主管可由會計主管兼任，系統(tǒng)操作必須是除了出納以外的其他會計崗位兼任，但是系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務必須相互分離，互不兼任，以減少利用計算機舞弊的可能性。

　　4．會計電算化信息系統(tǒng)的操作控制

　　經濟業(yè)務發(fā)生控制、數據輸入控制、數據通信控制、數據處理控制、數據輸出控制、數據存儲和檢索控制等。從核算環(huán)節(jié)把關，必須保證賬務處理正確、規(guī)范，做到數據真實、完整和安全。

　　5．會計核算控制

　　原始憑證經過審查，在錄入處理前一切經濟業(yè)務處理必須經過相應的權級審批，準確、完整地填制與錄入。嚴格執(zhí)行復核制度，全面控制憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管。憑證的傳遞要嚴密簽收手續(xù)，防止憑證的失落或出現非法數據，保證輸入的完整性。如規(guī)定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機，已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿，用操作日志的形式記錄每天的上機操作內容等。

　　在會計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序；數據傳輸時應順序編碼，傳輸時要有標識，收到要有信息反饋；數據處理要檢查文件長度、標識以及是否被病毒感染；數據輸出要檢查其完整性和準確性，檢查打印的賬簿和報表是否連續(xù)、有無缺漏和重疊現象；數據存儲時要詳細記錄輸出資料的名稱、編號、打印份數、日期以及會計報告的使用人、發(fā)送份數、送達時間等，并需經手人簽字，以防止丟失、錯發(fā)、漏發(fā)、重發(fā)。

　　6．會計檔案管理的內部控制制度包括：①實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。②全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年；③妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質或其他介質的措施。如規(guī)定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的容器內，重要的會計檔案應準備雙份；④科學規(guī)定會計檔案的有關權限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應經有關人員批準等。⑤保證會計檔案安全與完整的措施。

　　對會計電子信息檔案還應按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定進行管理，并通過以上制度的執(zhí)行保證會計資料的安全完整。

　　四、加強內部審計

　　內部審計既是企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面： （1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；（3）監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

　　總之，電算化會計系統(tǒng)應該是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，實行會計電算化，建立內部控制機制與快速反應機制，是企業(yè)發(fā)展的重要保證。通過不斷地調整、完善、加強電算化會計的內部控制，確保內部會計控制的有效實施，有利于企業(yè)更好地監(jiān)督管理會計工作，為單位決策提供準確、及時的會計信息，取得企業(yè)最大化的利益，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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