簡介：對外包工程的材料管控，是實(shí)務(wù)中的一個難點(diǎn)，華夏視聯(lián)交了學(xué)費(fèi)，但也學(xué)到了真經(jīng)。

　　近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善及城市的擴(kuò)建和技術(shù)的更新，公共服務(wù)行業(yè)的施工項(xiàng)目日益增多，建設(shè)規(guī)模日趨龐大，為了控制造價，方便管理，很多工程項(xiàng)目采取了發(fā)包的形式，并漸趨成熟。

　　筆者所在的華夏視聯(lián)控股有限公司（以下簡稱“華夏視聯(lián)”）是華東地區(qū)一家本地寬帶網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營公司，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及運(yùn)行維護(hù)成本是公司最主要的成本構(gòu)成項(xiàng)目之一。為了在保證施工質(zhì)量的前提下降低工程建設(shè)成本，公司對發(fā)包工程采用了包工不包料的方式。由于前期缺乏經(jīng)驗(yàn)，在發(fā)包工程的內(nèi)部控制管理過程中走了不少彎路。經(jīng)過不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，逐漸形成了一套相對成熟的控制制度和流程。

　　缺陷及漏洞

　　華夏視聯(lián)每年平均有6000多個施工項(xiàng)目外包給20多個工程隊(duì)。工程隊(duì)接受任務(wù)后，即根據(jù)施工方案，申領(lǐng)材料、組織施工，待竣工驗(yàn)收后，再按既定資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)中介機(jī)構(gòu)審核后結(jié)算工費(fèi)，最后形成企業(yè)的固定資產(chǎn)。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，工程項(xiàng)目大幅增長，公司成立了自己的工程審計(jì)部門并承擔(dān)起主要的審計(jì)工作。

　　由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，前期在外包工程的內(nèi)控制度和流程設(shè)計(jì)上還是存在著很多缺陷和漏洞，滿足不了工程管理的需要。主要反映在以下幾個方面：

　　一、領(lǐng)料過程中存在的控制風(fēng)險和漏洞

　　工程隊(duì)根據(jù)工程設(shè)計(jì)方案，手工填制領(lǐng)料單，經(jīng)工程管理部門審核授權(quán)后，到倉庫領(lǐng)料，再由庫管員錄入庫存管理系統(tǒng)。由于工程隊(duì)較多，魚龍混雜，倉庫相距較遠(yuǎn)，在領(lǐng)料過程中存在兩方面問題：1.舞弊的風(fēng)險。工程隊(duì)的領(lǐng)料人員修改已經(jīng)授權(quán)的領(lǐng)料單，一旦庫管人員發(fā)現(xiàn)不了，存在被冒領(lǐng)的可能。2.不能及時領(lǐng)料。領(lǐng)料人拿到領(lǐng)料單后，由于各種原因，常常不是第一時間就去領(lǐng)料，使庫管員和工程管理人員不能實(shí)時掌握庫存情況，出現(xiàn)信息錯位，當(dāng)領(lǐng)料頻繁時，就會出現(xiàn)領(lǐng)不到料的情況，給工程隊(duì)的施工和存貨控制帶來了困難。

　　二、材料使用及核銷過程中存在的問題

　　工程竣工后，工程隊(duì)編制決算報(bào)告，經(jīng)工程管理部門現(xiàn)場驗(yàn)收，再由工程審計(jì)部門依據(jù)既定標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)后，結(jié)算工費(fèi)。工程審計(jì)主要側(cè)重于工費(fèi)的審計(jì)，因?yàn)楣疚唇⒉牧系念I(lǐng)用和實(shí)際使用核銷制度，工程量少的時候還容易管理，量多的時候，就存在著潛在的風(fēng)險。

　　主要表現(xiàn)在：1.材料的浪費(fèi)和損失。由于工程管理部門主要依據(jù)設(shè)計(jì)方案對工程隊(duì)的領(lǐng)料進(jìn)行審核和授權(quán)，工程完工后經(jīng)審計(jì)，基本按項(xiàng)目領(lǐng)料單，全部結(jié)轉(zhuǎn)成項(xiàng)目成本，少了一道材料的領(lǐng)用和實(shí)際使用核銷的流程，潛在的損失和浪費(fèi)都可能掩蓋在了項(xiàng)目成本里。2.工費(fèi)的多計(jì)。工費(fèi)的計(jì)算與材料的用量是密切相關(guān)的，工程隊(duì)為了自身利益，往往會多報(bào)用料，或施工時故意多留余量，以便多結(jié)工費(fèi)。不經(jīng)過專門的審計(jì)和核銷，很難發(fā)現(xiàn)里面的問題。3.工程建設(shè)成本的差異。由于沒有建立專門的材料審計(jì)，結(jié)轉(zhuǎn)材料成本時主要依靠每個項(xiàng)目的領(lǐng)料單。而每個項(xiàng)目在領(lǐng)料時是很復(fù)雜的，不可能做到精確領(lǐng)料，比如光纜是整盤領(lǐng)的，這次領(lǐng)多了，下個工程就可能不再領(lǐng)用，因此在結(jié)轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時，會出現(xiàn)多結(jié)成本或不能準(zhǔn)確劃分各項(xiàng)目成本的情況。

　　三、對二次回收材料的監(jiān)督管理

　　外線工程改造時會產(chǎn)生很多舊料，比如光纜上改下工程，切割下來的舊光纜，大多還能二次利用。但二次材料的使用會大大增加施工量。由于未進(jìn)行明確的二次材料回收管理，施工資費(fèi)上也沒有傾斜政策，工程隊(duì)更愿意使用新材料，舊材料往往棄之不用，造成很大浪費(fèi)。

　　外包工程中存在的這些內(nèi)部控制問題，不但造成了材料的損失和浪費(fèi)，也增加了工費(fèi)成本，在轉(zhuǎn)成固定資產(chǎn)時，虛增了資產(chǎn)價值。

　　梳理與完善

　　通過對上述問題的詳細(xì)調(diào)查分析，我們認(rèn)為，只要有針對性地采取正確的防范措施，利用現(xiàn)代技術(shù)手段，完善外包工程的內(nèi)部控制流程，就可以起到防患于未然的作用，同時也能提高企業(yè)的工程質(zhì)量和工作效率。

　　公司組織了工程、審計(jì)、采購、倉管、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，對外包工程的制度和流程進(jìn)行了全面的梳理和完善，主要包括以下幾項(xiàng)工作。

　　一、利用存貨管理系統(tǒng)控制領(lǐng)料過程

　　充分利用信息軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞快、共享度高、信息實(shí)時等特點(diǎn)，為工程管理部門和其他相關(guān)部門安裝了財(cái)務(wù)軟件中的存貨管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)來控制領(lǐng)料過程。

　　對相關(guān)人員進(jìn)行存貨管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，在熟練掌握的基礎(chǔ)上，要求所有部門的領(lǐng)料都必須由系統(tǒng)操作人員事先錄入存貨管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)來警示倉庫物資存量，如存量充足，則要求必須打印領(lǐng)料單，并授權(quán)簽字，再向倉庫領(lǐng)取材料。庫管員在發(fā)料前，可先與系統(tǒng)里的領(lǐng)料單核對，然后再發(fā)料。已授權(quán)的領(lǐng)料單有效期一般規(guī)定為三個工作日，逾期則自動作廢，以保證工程物資的周轉(zhuǎn)。

　　通過系統(tǒng)流程和業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)配合，有效防范了領(lǐng)料過程中的舞弊風(fēng)險和信息不對稱等問題，同時，效率也得到了明顯提高。

　　二、在工費(fèi)審計(jì)的基礎(chǔ)上增加材料審計(jì)流程

　　以往外包工程的審計(jì)工作中，一直側(cè)重于工費(fèi)審計(jì)，忽略了材料的審計(jì)。在新的流程中，我們在工費(fèi)審計(jì)前增加了專項(xiàng)的材料審計(jì)程序。工程隊(duì)做完竣工結(jié)算報(bào)告，經(jīng)工程管理部門現(xiàn)場驗(yàn)收后，要求材料審計(jì)人員必須抽取一定比例（5%）的工程量進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)核，以加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。在程序上要求先材料審計(jì)、后工費(fèi)審計(jì)，以保證審計(jì)基礎(chǔ)的正確。

　　三、加強(qiáng)對施工隊(duì)臨時周轉(zhuǎn)材料的盤點(diǎn)監(jiān)督

　　工程審計(jì)部門以工程隊(duì)為單位建立材料臺賬，登記工程隊(duì)的材料領(lǐng)用、實(shí)際使用，以及周轉(zhuǎn)結(jié)存的情況。施工隊(duì)有自己的臨時倉庫存放周轉(zhuǎn)材料。公司建立起了定期盤點(diǎn)制度，每隔一段時間盤點(diǎn)一次，再根據(jù)材料臺賬核對工程隊(duì)手上的材料（包括在建工程和庫存），以掌握工程隊(duì)的材料使用狀況。

　　四、加強(qiáng)對二次材料的回收及核銷

　　為了加強(qiáng)對回收的舊材料的管理，公司建立起了二次材料的回收核銷流程，要求對改造項(xiàng)目產(chǎn)生的舊材料，退回倉庫進(jìn)行核銷，通過整理后再二次利用。

　　隨著城市的改造項(xiàng)目增多，產(chǎn)生了大量的舊材料。比如光纜的上改下工程產(chǎn)生的舊光纜就非常多，因此我們要求工程隊(duì)把舊材料退回倉庫進(jìn)行核銷，以便再次使用。同時，為提高工程隊(duì)使用二次材料的積極性，提高了二次材料的施工資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　　通過這些措施，舊材料的利用率基本可達(dá)到60%以上，大大地節(jié)約了施工材料成本。

　　五、加強(qiáng)工程隊(duì)的考核及退出機(jī)制

　　對工程隊(duì)的考核，除了考核工程隊(duì)的實(shí)力、規(guī)模、安全措施、施工質(zhì)量等項(xiàng)目以外，工程隊(duì)內(nèi)部管理水平（包括材料的管理和竣工報(bào)告的制作）也納入了考核體系，每半年考核一次，一年作一次評估，達(dá)不到要求的，則不再續(xù)簽合同。

　　通過完善制度和流程，公司的外包工程控制管理水平得到了顯著的提高，流程上存在的一些問題和漏洞得到了解決，工程建設(shè)成本特別是材料成本明顯降低。筆者隨機(jī)抽取和對比了制度和流程完善前后的各一百個類似的工程項(xiàng)目的建設(shè)成本，發(fā)現(xiàn)，完善后項(xiàng)目成本共下降了23.7萬元，相當(dāng)于成本降低了近17個百分點(diǎn)，可以說效果非常明顯。此外，施工隊(duì)伍的內(nèi)部管理也越來越規(guī)范，結(jié)算過程中與工程隊(duì)之間的矛盾和爭執(zhí)明顯減少，施工質(zhì)量得到了進(jìn)一步的提高。

　　通過實(shí)施相關(guān)內(nèi)控措施并不斷完善，華夏視聯(lián)目前已基本形成了一套行之有效的外包工程管控方法，并得到了集團(tuán)公司的認(rèn)可和高度評價，已在集團(tuán)內(nèi)的兄弟公司及下屬各區(qū)縣公司得到了廣泛的推廣和應(yīng)用。

　　（作者系華夏視聯(lián)控股有限公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理）