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摘要:財(cái)務(wù)管理是企業(yè)開展銷售活動(dòng)中的一項(xiàng)重要方面,所謂銷售是指企業(yè)按計(jì)劃和合同發(fā)出商品,按照等價(jià)交換原則收回貨款,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品價(jià)值的過程。在這一過程中,第一,按計(jì)劃和合同發(fā)出商品,是銷售人員的職責(zé);第二,按照等價(jià)交換的原則收回貨款,是銷售財(cái)務(wù)人員的職責(zé)。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)制度;銷售管理;控制程序
一、業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)行建立健全有關(guān)銷售財(cái)務(wù)制度
隨著市場(chǎng)發(fā)展,銷售財(cái)務(wù)所包含的業(yè)務(wù)內(nèi)容越來越多,內(nèi)部分工也越來越細(xì),而且不同于生產(chǎn)、供應(yīng)等財(cái)務(wù)部門的日常收付、月終核算,是具有相對(duì)獨(dú)立內(nèi)容的針對(duì)產(chǎn)品銷售的貨款回收,因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)立銷售財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)或?qū)B氫N售會(huì)計(jì),以統(tǒng)一管理用戶信用等級(jí)考評(píng)會(huì)同預(yù)收款、產(chǎn)品來、用、余款的結(jié)算、應(yīng)收帳款核對(duì)、銷售費(fèi)用、清理欠款等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),并協(xié)調(diào)處理好同銷售業(yè)務(wù)人員之間的關(guān)系,以共同研究、開發(fā)市場(chǎng),同用戶建立長(zhǎng)期的相互信任、彼此了解伙伴關(guān)系。
同時(shí),要在遵守《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的前提下,結(jié)合《合同法》等經(jīng)濟(jì)法規(guī),建立健全“銷售財(cái)務(wù)人員職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)”、“??顚S霉芾碇贫?rdquo;、“應(yīng)收帳款管理辦法”等內(nèi)部管理和考核制度,規(guī)范指導(dǎo)銷售財(cái)務(wù)日常工作的開展。
二、規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)控制程序
規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)控制程序,主要是收入控制程序這個(gè)基本控制程序防止內(nèi)部舞弊。下面是制造企業(yè)收入控制程序的一般情況:三線兩點(diǎn)。
企業(yè)的收入業(yè)務(wù)涉及錢、單、貨三個(gè)方面。產(chǎn)品銷售后或提供了勞務(wù),帳單(發(fā)票)就得開出去,貨幣就會(huì)跟著收進(jìn)來,或者隨之形成帳款的追索權(quán)。在錢、單、貨三個(gè)方面,產(chǎn)品是前提,如果產(chǎn)品不銷售,其余都是空的;貨幣是中心,因?yàn)樗械目刂贫际蔷o緊圍繞帳款的收進(jìn)而進(jìn)行的,保證貨幣正確無誤地收進(jìn),是控制程序的基本任務(wù),單據(jù)是關(guān)鍵,產(chǎn)品是根據(jù)單據(jù)發(fā)出的,帳款是根據(jù)單據(jù)計(jì)列和收取的,失去了單據(jù),則控制就失去了依據(jù)。
因此,收入業(yè)務(wù)控制程序的設(shè)計(jì),即要把握這三個(gè)方面的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行綜合考慮,又要將這三方面分開單獨(dú)進(jìn)行考察和控制。而“三線兩點(diǎn)”,就是從這一設(shè)計(jì)原則里概括出來的,也是目前比較完善、比較完整的收入控制程序。
一般來說,產(chǎn)品的傳遞是實(shí)物的傳遞。但實(shí)物的傳遞給內(nèi)部控制帶來諸多不便。故從內(nèi)部控制上來看,產(chǎn)品傳遞控制的主要對(duì)象是代表產(chǎn)品實(shí)物運(yùn)動(dòng)的單據(jù)的傳遞。即對(duì)提出產(chǎn)品的有關(guān)單據(jù)進(jìn)行控制。發(fā)票與貨幣的核對(duì)實(shí)際上是銷售部門交來的銷售日?qǐng)?bào)與出納部門匯總編制的每日收款報(bào)告的核對(duì),但從根本上說仍是發(fā)票和貨幣的核對(duì)。核對(duì)的執(zhí)行人是銷售會(huì)計(jì)人員或其他專設(shè)的稽核人員。
發(fā)票與貨幣的核對(duì),是保證帳款相符、揭露現(xiàn)金結(jié)算錯(cuò)弊的關(guān)鍵;產(chǎn)品與發(fā)票的核對(duì),是保證單單相符、帳實(shí)相符的重要環(huán)節(jié)。兩者缺一不可,如果缺少發(fā)票與貨幣的核對(duì),則應(yīng)該收進(jìn)的款項(xiàng)是否全部收人,現(xiàn)金是否發(fā)生短缺或被截留等現(xiàn)象都很難發(fā)現(xiàn)并控制;如果缺少產(chǎn)品與發(fā)票的核對(duì)點(diǎn),則實(shí)際收入與產(chǎn)品的實(shí)際發(fā)生是否一致,以及有無利用發(fā)票作弊,開出大頭小尾、上聯(lián)與下聯(lián)不一致的發(fā)票以及涂改發(fā)貨數(shù)量等問題,也很難被揭露和控制。
因此,對(duì)于銷售會(huì)計(jì)來說,在銷售收入記賬前,認(rèn)真進(jìn)行上述兩項(xiàng)核對(duì),是極其重要的。發(fā)票與貨幣、產(chǎn)品與發(fā)票不核對(duì)清楚,不能記賬。
三、充實(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容
銷售業(yè)務(wù)人員在開發(fā)市場(chǎng)、承攬合同時(shí),遇到的用戶千差萬別,各有各自的特點(diǎn),如有的用戶信譽(yù)很好,但合同需求量不大;有的用戶信用不好,但合同需求量很大,有的用戶前期信譽(yù)良好,但后期信譽(yù)大大下降等等,在對(duì)待各不同用戶貨款結(jié)算的政策上,需采取不同的辦法,這些以前都是沒有的。綜合起來,應(yīng)充實(shí)的內(nèi)容如下:
加強(qiáng)對(duì)用戶信用等級(jí)和考察評(píng)定。建立用戶檔案,針對(duì)用戶的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況,對(duì)用戶進(jìn)行信用等級(jí)測(cè)定,可分為A、B、C、D、E五類等級(jí)。
對(duì)預(yù)收款比例的掌握控制。依據(jù)五個(gè)信用等級(jí)對(duì)用戶采取不同的預(yù)收款比例,按100%、80%、60%、40%、20%等訂貨合同金額收預(yù)收款。
規(guī)范對(duì)用戶來料受托加工產(chǎn)品貨款和來料的清算。用戶來料加工的貨款和來料必須按所簽合同的執(zhí)行情況隨進(jìn)掌握,以避免以出欠款,欠料情況。
加大對(duì)用戶有老欠款又訂新合同貨款的控制。對(duì)歷史形成的老欠款用戶只要仍和企業(yè)有合同往來的,采取新訂合同貨款不能拖欠,老欠款慢慢歸還的辦法,一方面企業(yè)有了合同有了市場(chǎng),另一方面,也避免老欠款成為呆壞帳,并可慢慢收回。
規(guī)范企業(yè)對(duì)有意墊資的新產(chǎn)品的貨款管理。企業(yè)開發(fā)研制的新產(chǎn)品為了搶占市場(chǎng)、開發(fā)市場(chǎng),而墊資推銷試用的產(chǎn)品,銷售財(cái)務(wù)必須有一套供需雙方簽訂的正式合同文本,以確保墊資的產(chǎn)品能最終收回貨款或收回產(chǎn)品樣本。
按“專款專用”原則進(jìn)行貨款結(jié)算。??顚S?,是指銷售財(cái)務(wù)在按合同編號(hào)收到預(yù)收款后,分合同號(hào)登記帳薄,一款一用,直到合同執(zhí)行完畢后結(jié)算時(shí),按合同號(hào)結(jié)清預(yù)收款。這是企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算中必須遵循的一項(xiàng)基本原則,也是保障企業(yè)利益,防止“死合同”給企業(yè)造成損失的重要措施之一。因此,企業(yè)應(yīng)對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)研究,并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,制定出“??顚S?rdquo;管理辦法,并檢查督促,認(rèn)真執(zhí)行。筆者所在企業(yè)連續(xù)幾年來,堅(jiān)持“??顚S?rdquo;原則,基本上沒有造成合同執(zhí)行完畢后無人要的“死合同”的情況發(fā)生。
四、先審核,后核算,嚴(yán)格控制銷售費(fèi)用
根據(jù)銷售財(cái)務(wù)的工作流程,即:見到合同——收預(yù)收款——執(zhí)行完畢——收齊貨款——填制記帳憑證——開發(fā)票——審核——發(fā)票交用戶提貨或通知鐵路發(fā)運(yùn)——核算,審核崗位是銷售財(cái)務(wù)工作的“守門員”性質(zhì)的崗位,它關(guān)系到貨款是否正確無誤收到、記帳科目是否合乎規(guī)定。此崗位的設(shè)立,很大程度上為銷售收入的實(shí)現(xiàn)、降低應(yīng)收帳款金額提供了保障,要選擇責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員負(fù)責(zé)此崗位。另外,對(duì)銷售費(fèi)用等銷售產(chǎn)品發(fā)生的支出,也要經(jīng)過審核后方可支出,從總體上保證銷售財(cái)務(wù)在貨款收入和銷售費(fèi)用支出上按規(guī)定、按制度執(zhí)行,杜絕或避免呆壞帳和不合理支出給企業(yè)造成損失的現(xiàn)象發(fā)生。
五、加大清欠力度,減少呆壞帳損失
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期形成的大量應(yīng)收帳款中有相當(dāng)一部分已經(jīng)或?qū)⒁蔀榇魤膸ぃ舨患哟罅Χ惹謇?,必將給企業(yè)造成很大損失,筆者所在企業(yè)幾年來堅(jiān)持上門催要、磨帳、以物抵債、新訂合同貨款不欠,老欠款慢慢還、運(yùn)用法律等多種手段大力進(jìn)行清欠,應(yīng)收帳款由原來的16億元降到目前的8億元左右,為企業(yè)收回了大量資金。避免了損失。同時(shí),在新的銷售業(yè)務(wù)往來中也不可避免地要形成呆帳,這些需要加大清欠力度,抽調(diào)專門人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
六、重視其它業(yè)務(wù)收入管理
企業(yè)在銷售產(chǎn)品的同時(shí),要相應(yīng)地為用戶提供輔助性勞務(wù)和墊付產(chǎn)品的鐵路運(yùn)費(fèi)、汽車運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、包裝費(fèi)等費(fèi)用,還有對(duì)使用企業(yè)包裝周轉(zhuǎn)箱收周轉(zhuǎn)使用款、對(duì)超過合同約定提貨期的貨物收取一定的倉儲(chǔ)保管費(fèi)等,這些收入也是企業(yè)收入的一個(gè)重要方面,是企業(yè)總收入的補(bǔ)充,也是對(duì)企業(yè)付出的部分補(bǔ)償,其他業(yè)務(wù)收入占產(chǎn)品銷售收入的l一3%,數(shù)額相當(dāng)可觀,如果稍有不注意,將會(huì)造成應(yīng)收的收入收不回來,使企業(yè)蒙受損失。因此,在銷售財(cái)務(wù)實(shí)際工作中,應(yīng)改變過去只重視產(chǎn)品收入管理,忽視其他業(yè)務(wù)收入的做法,把其他業(yè)務(wù)收入提高到和產(chǎn)品收入同等重要的地位加以規(guī)范管理,保證每一筆其他業(yè)務(wù)收入按時(shí)收回。
同時(shí),財(cái)務(wù)人員也要和用戶建立良好的商業(yè)信譽(yù)關(guān)系,做到優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)市場(chǎng)、服務(wù)用戶。
銷售財(cái)務(wù)做為企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)主要方面,其完善和發(fā)展同企業(yè)的管理水平、社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境緊密相關(guān),應(yīng)做為企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)方面加以重視和研究,最大限度地發(fā)揮其作用,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和效益的提高做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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