論文摘要：計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，使得企業(yè)單位的會計核算工作越來越多地被計算機(jī)所取代。會計計算機(jī)化成為促進(jìn)會計工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段和會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。

　　論文關(guān)鍵詞：會計檔案管理 企業(yè)單位 會計工作規(guī)范化 電算化 會計核算工作 計算機(jī)化 會計領(lǐng)域 現(xiàn)代化

　　一、電算化會計檔案的特點

　　會計電算化就是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子枝術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是用電子計算機(jī)代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。其特點如下：

　　1、載體的變化。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

　　2、電子會計檔案載體性質(zhì)的特點。電子會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素影響。

　　3、電算化會計檔案在工作中的特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，在工作中具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關(guān)的附屬資料。實行會計電算化以后，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是電算化會計運行的前提條件，又是保證電算化會計正常運轉(zhuǎn)的查詢資料，所以，必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

　　4、電算化會計工作對工作人員素質(zhì)的要求。電算化會計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機(jī)操作和維護(hù)知識，同時，對個人安全操作使用提出了新的需要。

　　二、當(dāng)前企業(yè)電算化會計檔案管理中存在的問題

　　1、會計檔案載體的雙重性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財會人對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，一些企業(yè)只將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性。

　　2、電算化會計檔案性質(zhì)延伸的問題。有的企業(yè)沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

　　3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責(zé)，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象可能會發(fā)生。

　　4、缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。一般單位只注意到對會計人員的培訓(xùn)，忽視對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)。

　　三、改善電算化會計檔案管理的方法

　　1、完善硬件設(shè)施。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，作為紙質(zhì)會計檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算會計軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)安全防護(hù)功能，如對聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免會計檔案泄密或被人為修改。

　　2、完善電算化會計檔案管理制度。一是建立電算化會計檔案歸檔制度。會計電算化工作開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)作為會計檔案保管。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并備份。二是建立電算化會計檔案的保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴(yán)格的借閱制度。查閱會計檔案，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。四是建立定期備份制度。

　　電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。五是建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案要規(guī)定不同的使用權(quán)限，保證電子檔案的安全性。

　　3、提高會計人員素質(zhì)。電算化會計，不僅要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，還應(yīng)有利用計算機(jī)高速計算、分析能力的功能，所以必須增加相應(yīng)的專業(yè)人才。

　　4、提高思想認(rèn)識。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)，其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到電算化會計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促相關(guān)制度的建立。