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摘要:本文介紹了加拿大高校內(nèi)部審計(jì)的組織、審計(jì)委員會(huì)職責(zé)、內(nèi)部審計(jì)的工作任務(wù)與性質(zhì)、內(nèi)部審計(jì)人員的職責(zé)與權(quán)限、內(nèi)部審計(jì)需要遵循的原則、年度審計(jì)評(píng)估與咨詢方案。關(guān)鍵詞:加拿大;高校;內(nèi)部審計(jì);風(fēng)險(xiǎn)管理
根據(jù)加拿大內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)(Institute of Internal Auditor)的定義,內(nèi)部審計(jì)是一種獨(dú)立的、客觀的審核和咨詢活動(dòng),旨在增加價(jià)值并改善機(jī)構(gòu)的運(yùn)作。它通過提供系統(tǒng)的、自律的方法評(píng)估和改善風(fēng)險(xiǎn)管理、控制和治理過程的有效性,幫助機(jī)構(gòu)達(dá)到目標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)需要對(duì)機(jī)構(gòu)的治理、運(yùn)作和信息系統(tǒng)的適當(dāng)性和有效性進(jìn)行評(píng)估,包括:(1)財(cái)務(wù)和日常信息的可信性和完整性;(2)日常工作的有效性和高效性;(3)資產(chǎn)的安全措施;(4)遵守法律、法規(guī)和合同情況。
一、大學(xué)內(nèi)部審計(jì)的組織
加拿大高校內(nèi)部審計(jì)部門一般較為精簡(jiǎn)。一般設(shè)置2~4名全職工作人員,如西安大略大學(xué)(2名)、女皇大學(xué)(2名)、瑞爾森大學(xué)(2名)、基輔大學(xué)(3名)、曼尼托巴大學(xué)(3名)、麥克瑪斯特大學(xué)(3名)、卡爾加里大學(xué)(4名)、薩斯喀徹溫大學(xué)(4名)、渥太華大學(xué)(4名);少數(shù)大學(xué)設(shè)置的內(nèi)審人員多一些,如羅瑞爾大學(xué)(5名)、麥吉爾大學(xué)(6名);也有的大學(xué)的審計(jì)部門僅設(shè)1名全職工作人員,如萊斯布里奇大學(xué)、溫莎大學(xué)、卡爾頓大學(xué)。審計(jì)部門人員設(shè)置最多的多倫多大學(xué)共有10名全職工作人員:1名主管、1名行政助理、2名審計(jì)經(jīng)理、5名高級(jí)審計(jì)師和1名高級(jí)投資審計(jì)師。
審計(jì)部門的工作通常向主管副校長(zhǎng)辦公室及審計(jì)委員會(huì)匯報(bào),如西安大略大學(xué)、萊斯布里奇大學(xué)、曼尼托巴大學(xué)、麥吉爾大學(xué)、麥克瑪斯特大學(xué)、女皇大學(xué)、薩斯喀徹溫大學(xué)、瑞爾森大學(xué)等,也有的大學(xué)是直接向校長(zhǎng)和審計(jì)委員會(huì)匯報(bào),如渥太華大學(xué)、基輔大學(xué)??栴D大學(xué)則視審計(jì)內(nèi)容分別向校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)和審計(jì)委員會(huì)主席匯報(bào),羅瑞爾大學(xué)向大學(xué)秘書(University Secretary)匯報(bào)。多倫多大學(xué)行政上向治理委員會(huì)秘書(Secretary of the Governing Council)匯報(bào),組織上向校長(zhǎng)匯報(bào)。另外,主管向?qū)徲?jì)委員會(huì)提供定期的報(bào)告和咨詢意見,向副校長(zhǎng)辦公室及審計(jì)委員會(huì)匯報(bào)工作。
二、大學(xué)審計(jì)委員會(huì)職責(zé)
?。ㄒ唬徲?jì)委員會(huì)的性質(zhì)與組成
以西安大略大學(xué)為例。該校的審計(jì)委員會(huì)系校董事會(huì)的常設(shè)委員會(huì),由董事會(huì)任命的8位成員組成,其中包括:委員會(huì)主席、委員會(huì)副主席、財(cái)產(chǎn)委員會(huì)主席。所有的成員必須來自于學(xué)校外部,不能是學(xué)校教師、雇員及學(xué)生,委員會(huì)中至少6人必須是董事會(huì)的成員。審計(jì)委員會(huì)主席和副主席必須是董事會(huì)成員,并且每年由董事會(huì)進(jìn)行任命。董事會(huì)的秘書同時(shí)擔(dān)任(或指定為)審計(jì)委員會(huì)的秘書。為了確保委員會(huì)成員有必需的專業(yè)知識(shí)履行職責(zé),董事會(huì)可以委任至多2名非董事會(huì)的人員。
因此,作為一個(gè)專業(yè)組織,被任命的審計(jì)委員會(huì)成員都具有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、法律、商業(yè)行政方面的專業(yè)知識(shí)及對(duì)審計(jì)方面的濃厚興趣。在委員會(huì)中,至少有1名是財(cái)務(wù)專家,其它成員可以由專業(yè)會(huì)計(jì)或?qū)徲?jì)、高級(jí)財(cái)務(wù)職員、審計(jì)員、公司的主要會(huì)計(jì)職員、或擔(dān)任過高級(jí)行政管理工作的人員擔(dān)任。
在審計(jì)委員會(huì)的會(huì)議上,委員會(huì)可以要求至少1名具有以下職務(wù)的人員出席會(huì)議,包括:主席、執(zhí)行副主席、副主席(人力資源方面)、副主席(財(cái)務(wù)服務(wù)方面)、內(nèi)審經(jīng)理、審計(jì)員(controller)、總法律顧問、外審人員、董事會(huì)秘書。
審計(jì)委員會(huì)成員每年至少會(huì)晤2次。
(二)審計(jì)委員會(huì)的職責(zé)
該委員會(huì)最為重要的責(zé)任是保證學(xué)校的財(cái)務(wù)報(bào)告流程的合理性,內(nèi)部審計(jì)與外部審計(jì)良好運(yùn)行,并且制訂合理的流程對(duì)大學(xué)內(nèi)的重要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、報(bào)告及控制。該委員會(huì)同時(shí)在外部審計(jì)者、管理層、內(nèi)部審計(jì)及董事會(huì)之間建立一個(gè)交流的平臺(tái)。
1.關(guān)于財(cái)務(wù)披露事項(xiàng),財(cái)務(wù)管理及報(bào)告。
?。?)評(píng)估學(xué)校年度的財(cái)務(wù)報(bào)告中的披露事項(xiàng),并建議這些披露事項(xiàng)獲得董事會(huì)的批準(zhǔn);
(2)評(píng)估由外部審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)的重要信息及審計(jì)人員提供的建議;
?。?)評(píng)估管理層所提交的分析報(bào)告、外部審計(jì)人員闡明的財(cái)務(wù)報(bào)告中的重要問題及與披露事項(xiàng)有關(guān)的重要判斷,還應(yīng)包括對(duì)披露事項(xiàng)中說明的所選擇的會(huì)計(jì)方法造成影響做出的分析;
(4)確定是否應(yīng)用了適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)原理及審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。
2.關(guān)于外部審計(jì)人員。
(1)每年任命外部審計(jì)人員,接受他們的直接報(bào)告,評(píng)估及正式接受外部審計(jì)人員的聘書,每年評(píng)估外部審計(jì)人員的計(jì)劃及預(yù)期和實(shí)際的審計(jì)費(fèi)用的合理性與恰當(dāng)性;
?。?)引導(dǎo)外部審計(jì)與內(nèi)部審計(jì)職責(zé)的獨(dú)立性,并且為批準(zhǔn)前的服務(wù)工作制訂手續(xù),這類服務(wù)由外部審計(jì)人員提供,并且不包含在年度審計(jì)報(bào)告中,委員會(huì)需要保證此類服務(wù)不會(huì)影響外部審計(jì)人員的獨(dú)立性;
?。?)與外部審計(jì)人員進(jìn)行會(huì)晤,了解他們?cè)趯徲?jì)過程中遇到的問題,工作中的約束,在履行職責(zé)時(shí),校方有關(guān)部門的合作情況及他們審計(jì)發(fā)現(xiàn)(的內(nèi)容)。評(píng)估審計(jì)人員的致顧客書(management letter)及針對(duì)致顧客書的行政回應(yīng)(administrative response),并且確保(審計(jì))建議得到適當(dāng)?shù)奶幚?。如果(審?jì))建議沒有被處理時(shí),確保這種行為是合理可接受的;
(4)當(dāng)行政管理層與審計(jì)人員出現(xiàn)分歧時(shí),不管這種分歧是否得到解決,確保分歧將被及時(shí)告知委員會(huì);當(dāng)行政部門就某一具體的財(cái)務(wù)問題向某一財(cái)務(wù)公司尋求建議,而此財(cái)務(wù)公司并非由外部審計(jì)人員指定,確保這種情況被告知委員會(huì)。
3.關(guān)于內(nèi)部審計(jì)人員。
(1)評(píng)估和批準(zhǔn)內(nèi)部審計(jì)人員的年度工作計(jì)劃,評(píng)估內(nèi)審人員的長(zhǎng)期計(jì)劃;
?。?)評(píng)估內(nèi)審人員的報(bào)告、重要發(fā)現(xiàn)及有關(guān)學(xué)校內(nèi)部控制方面的建議,確保行政部門對(duì)提出的合理建議做出處理;
?。?)確保審計(jì)委員會(huì)的主席每年都與內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行會(huì)晤,討論內(nèi)審人員的來年工作計(jì)劃及在執(zhí)行當(dāng)年工作計(jì)劃的過程中所遇到的問題;
?。?)調(diào)查評(píng)估經(jīng)證實(shí)的管理層對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員任命的否決、替換、重新任命及解聘是否合理;
(5)確保內(nèi)審人員與審計(jì)委員會(huì)可以進(jìn)行直接溝通。
4.關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)管理。
(1)確保設(shè)有合理的流程(制度)來識(shí)別、報(bào)告、控制有形風(fēng)險(xiǎn),包括對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行的控制;
?。?)接受管理層有關(guān)學(xué)校重大風(fēng)險(xiǎn)的定期報(bào)告,內(nèi)容包括法律索賠、環(huán)境問題、健康問題及其他一些規(guī)章事項(xiàng)等等;
(3)確定管理層就保險(xiǎn)責(zé)任范圍的報(bào)告。
5.關(guān)于其他內(nèi)容。
?。?)對(duì)大學(xué)退休收入基金項(xiàng)目的年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告書進(jìn)行評(píng)估,并將報(bào)告提交至董事會(huì);
?。?)有時(shí)需要完成由董事會(huì)指定的工作,包括特殊的檢查;
?。?)對(duì)審計(jì)委員會(huì)認(rèn)為有助于貫徹其主要職責(zé)的事件進(jìn)行指導(dǎo)和評(píng)估;
?。?)在委員會(huì)主席同意且認(rèn)為有必要的情況下,可以由學(xué)校花錢雇傭獨(dú)立的專業(yè)顧問來協(xié)助委員會(huì)履行職責(zé);
(5)當(dāng)外審人員、內(nèi)審人員及管理層認(rèn)為有必要與委員會(huì)進(jìn)行私下交流時(shí),安排獨(dú)立的會(huì)面;
?。?)每?jī)赡曛匦略u(píng)估委員會(huì)工作條例,并且向董事會(huì)提出必要的修改建議。
三、內(nèi)部審計(jì)的工作任務(wù)與性質(zhì)
1.運(yùn)營(yíng)評(píng)估(Operational Reviews)。
(1)確定風(fēng)險(xiǎn)是否像所預(yù)計(jì)的一樣,能減輕至可接受的程度以及在可控的范圍內(nèi),并確定審核程序可以有效且低成本運(yùn)作。
?。?)監(jiān)督一個(gè)部門內(nèi)的諸多流程(如書店中的財(cái)務(wù)流程)或者一個(gè)流程能夠同時(shí)對(duì)諸多部門同時(shí)進(jìn)行管理(如管理諸多部門中的應(yīng)收賬款項(xiàng)目)。
2.信息系統(tǒng)(Information Systems)評(píng)估。
(1)參與系統(tǒng)開發(fā)及方案制訂,尤其關(guān)注流程的改進(jìn)、數(shù)據(jù)傳遞、系統(tǒng)的執(zhí)行計(jì)劃及測(cè)試計(jì)劃。
?。?)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)執(zhí)行前及執(zhí)行后的狀況進(jìn)行評(píng)估。
(3)對(duì)信息安全問題進(jìn)行評(píng)估。
3.遵從條件(Compliance)評(píng)估。
通過評(píng)估并糾正程序,確保大學(xué)遵守國(guó)家法律及政策。
4.特殊要求(Special Request)評(píng)估。
?。?)應(yīng)管理層要求對(duì)某一事件進(jìn)行調(diào)查或評(píng)估。
?。?)對(duì)懷疑存在欺詐情況的事件的調(diào)查。
5.風(fēng)險(xiǎn)管理流程(Risk Management Processes)評(píng)估。
?。?)為達(dá)成學(xué)校目標(biāo),評(píng)估現(xiàn)行流程,保證其對(duì)可能事件與可能情況能進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估、管理和控制。
?。?)協(xié)助風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)落實(shí)有關(guān)措施。
內(nèi)部審計(jì)工作是為了幫助大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。未來是重點(diǎn),內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)要充分利用今天或者過去的信息,努力改善明天的工作。內(nèi)部審計(jì)通過提供獨(dú)立的、有附加價(jià)值的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和解決方案,支持學(xué)校的工作。因此,西安大略大學(xué)認(rèn)為,高校內(nèi)部審計(jì)部門是一個(gè)對(duì)變化有預(yù)知的集中于管理風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)。
四、內(nèi)審人員的職責(zé)與權(quán)限
仍以西安大略大學(xué)為例,加拿大高校內(nèi)部審計(jì)人員一般要承擔(dān)以下責(zé)任。
1.內(nèi)部審計(jì)的首要職責(zé)是依照學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)委員會(huì)的要求提供必要的審核,以完成他們賦予的責(zé)任。具體而言,有以下十個(gè)方面的職任:
?。?)識(shí)別并評(píng)估重大的風(fēng)險(xiǎn)事件,并確保風(fēng)險(xiǎn)被減輕到學(xué)校能承擔(dān)的水平。
(2)識(shí)別并評(píng)估學(xué)校中所有的風(fēng)險(xiǎn)管理過程的改進(jìn)。
(3)對(duì)日常工作與程序進(jìn)行評(píng)估,確保它們被正常地追蹤以及它們能順利支持學(xué)校完成目標(biāo)。內(nèi)審人員需要了解在怎樣的條件下,這些目標(biāo)達(dá)到了怎樣的程度,以此來評(píng)價(jià)它們是否能正常完成。
?。?)評(píng)估學(xué)校的財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)狀況,以及學(xué)校防范損失的能力(包括防止盜竊、欺詐和浪費(fèi))程度。
?。?)檢查日常運(yùn)作發(fā)生的改變、信息系統(tǒng)的變換和信息安全的措施,對(duì)所有新的、有重大改進(jìn)的管理系統(tǒng)運(yùn)行的完整性和可靠性進(jìn)行評(píng)估。
?。?)檢查使用新的系統(tǒng)和進(jìn)行較大的升級(jí)后的系統(tǒng)的運(yùn)行過程和結(jié)果,測(cè)試與已經(jīng)建立的時(shí)間表、目標(biāo)和目的是否一致。
?。?)評(píng)估重大的立法或者規(guī)章的調(diào)整對(duì)學(xué)校的影響,確保這些規(guī)章被恰當(dāng)?shù)卣J(rèn)識(shí)并提上議事日程。
?。?)評(píng)估學(xué)校是否遵守相關(guān)計(jì)劃、政策、手續(xù)、法律和規(guī)章制度,以及它們對(duì)學(xué)校的運(yùn)作的影響程度,確保這些事項(xiàng)在有必要的時(shí)候被提上議事日程。
?。?)調(diào)查所有對(duì)政策和手續(xù)的違反、錯(cuò)誤、欺詐或者濫用學(xué)校資產(chǎn)的情況,以及包含調(diào)查和準(zhǔn)予的規(guī)章制度,包括在適當(dāng)?shù)那闆r下聯(lián)系執(zhí)法機(jī)構(gòu)。
?。?0)如果教職員工個(gè)人不確定在特定的情況下哪些是合適的行為,內(nèi)審人員有職任向其提供建議。
2.內(nèi)部審計(jì)部門的第二種職責(zé)是提供建議與幫助。
?。?)提供咨詢的渠道:①對(duì)新的和進(jìn)行重大修改過的運(yùn)作系統(tǒng)進(jìn)行程序控制;②幫助學(xué)校的行政部門評(píng)估和發(fā)展新的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和信息系統(tǒng);③在管理上運(yùn)用最好的經(jīng)驗(yàn),與大學(xué)的全體教職員工一起加強(qiáng)知識(shí)與技能。
?。?)當(dāng)對(duì)外部審計(jì)評(píng)估學(xué)校的管理和行政過程、程序和控制是否可信有疑慮時(shí),為其提供一種渠道。確保內(nèi)部審計(jì)的工作并沒有復(fù)制外部審計(jì)師的。
(3)為以下的學(xué)校委員會(huì)提供服務(wù):①信息安全工作組;②電子商務(wù)政策委員會(huì);③校長(zhǎng)的顧問委員會(huì)(負(fù)責(zé)學(xué)校的記錄與檔案);④信息與隱私顧問委員會(huì)的自由。
為保證內(nèi)部審計(jì)人員有效履行職責(zé),內(nèi)審人員有權(quán)使用所有與學(xué)校財(cái)產(chǎn)和職員相關(guān)的記錄。校內(nèi)職員在必要時(shí)要對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作提供支持和幫助。
五、內(nèi)審工作需要遵循的原則
一是堅(jiān)持客觀公正的立場(chǎng),對(duì)內(nèi)審事件不持個(gè)人偏見。
二是為便于控制事態(tài)的發(fā)展,對(duì)將要審計(jì)的各項(xiàng)工作,從開始時(shí)就介入。
三是努力與學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)建立開放的非敵對(duì)的關(guān)系。與部門負(fù)責(zé)人緊密聯(lián)系,以伙伴的姿態(tài)協(xié)助部門主管認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)提供相關(guān)建議,尋找改善的機(jī)會(huì),幫助其實(shí)現(xiàn)學(xué)校的目標(biāo)。
四是履行職責(zé)時(shí)應(yīng)做到:
(1)熟練掌握內(nèi)審的知識(shí)與技能。需要掌握履行職責(zé)所必須的知識(shí)與技能,具備足夠的知識(shí)能識(shí)別欺騙的跡象,能熟練運(yùn)用信息技術(shù)。
?。?)認(rèn)真做好盡職調(diào)查。要充分考慮到審計(jì)事件的復(fù)雜性,現(xiàn)有工作程序的有效性及不遵守規(guī)則的可能性,并進(jìn)行成本效益分析。當(dāng)有的審計(jì)工作缺乏專業(yè)人員時(shí),可以聘請(qǐng)校內(nèi)外咨詢專家;此外,要持續(xù)地改進(jìn)學(xué)校的風(fēng)險(xiǎn)管理過程,努力改善其質(zhì)量。
?。?)改善績(jī)效評(píng)估的實(shí)施。
?。?)在全校范圍內(nèi)引起對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和控制全面的關(guān)注。
?。?)通過持續(xù)的工作加強(qiáng)審計(jì)人員的知識(shí)和技能。
六、年度審核評(píng)估與咨詢計(jì)劃方案
1.計(jì)劃。內(nèi)部審計(jì)的工作基于一種風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,這個(gè)評(píng)估包括任何在管理中被識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)和控制。運(yùn)作部門、重要過程和學(xué)校主要存在的風(fēng)險(xiǎn)都是該項(xiàng)工作流程的一個(gè)部分。咨詢計(jì)劃必須有幫助改善風(fēng)險(xiǎn)管理、增加價(jià)值和改善學(xué)校運(yùn)作的潛力。
2.交流與批準(zhǔn)。內(nèi)部審計(jì)人員要與高級(jí)管理部門進(jìn)行交流,并向?qū)徲?jì)委員會(huì)尋求批準(zhǔn)。
3.協(xié)調(diào)。內(nèi)部審計(jì)工作要與其他內(nèi)部和外部相關(guān)的審核工作協(xié)調(diào)進(jìn)行,以確保適當(dāng)?shù)馗采w工作并且減少工作的重復(fù)。
4.向高級(jí)管理部門和審計(jì)委員會(huì)匯報(bào)。高級(jí)管理部門和審計(jì)委員會(huì)必須定期地收到以下報(bào)告:
?。?)與審計(jì)計(jì)劃相關(guān)的活動(dòng)與績(jī)效;
?。?)重要的與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)和控制的事件、公司治理事件、以及其他審計(jì)委員會(huì)和高級(jí)管理部門要求的內(nèi)容。
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