24周年

財稅實務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50

開發(fā)者:北京正保會計科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點擊下載>

論會計電算化的質(zhì)量控制

來源: 柏宏順 編輯: 2007/02/07 16:12:17  字體:

  摘 要:隨著計算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,會計電算化在社會經(jīng)濟(jì)中的運用越來越廣泛,會計電算化的質(zhì)量控制問題也越來越引起人們的關(guān)注。為保證會計電算化的質(zhì)量,應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等方面采取有效措施。

  關(guān)鍵詞:會計電算化;質(zhì)量控制;會計核算

  會計電算化是將繁瑣、單調(diào)、機(jī)械的會計核算工作交由計算機(jī)進(jìn)行處理,提高會計核算的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理,使財務(wù)管理工作電算化,將會計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計、分析,提供管理和決策所必需的數(shù)據(jù)。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢,是現(xiàn)代會計工作的發(fā)展方向。

  一、實行會計電算化應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量控制

  會計信息是各單位各部門進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù),不準(zhǔn)確或錯誤的會計信息會導(dǎo)致決策的偏差或錯誤,質(zhì)量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后,會計資料是由電子計算機(jī)按規(guī)定的程序生成。為保證計算機(jī)生成的會計資料真實、完整、安全,加強(qiáng)對會計電算化工作的規(guī)范,《會計法》作出了兩方面規(guī)定:一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定;二是用電子計算機(jī)生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。盡管一個質(zhì)量可靠的會計軟件可以為生成真實、完整的會計資料提供前提條件,但由于技術(shù)上、設(shè)備上、管理上及操作人員水平等方面的原因,生成的會計資料可能達(dá)不到要求,尤其在目前我國會計人員素質(zhì)參差不齊,對電子計算機(jī)方面的知識掌握不多的情況下, 很容易因人為因素導(dǎo)致會計資料失真。另外,《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》等相關(guān)法規(guī)也作了相應(yīng)的規(guī)定,更體現(xiàn)進(jìn)行會計電算化全面質(zhì)量控制的重要性。

  二、會計電算化的質(zhì)量控制要素

  影響會計電算化工作質(zhì)量的因素很多。筆者認(rèn)為,要保證會計電算化工作的質(zhì)量,應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等五個方面入手,制定相應(yīng)的對策、措施。

 ?。ㄒ唬┏跏蓟c維護(hù)控制

  初始化工作主要指為保證系統(tǒng)正常運行而進(jìn)行的準(zhǔn)備工作。如設(shè)置系統(tǒng)初始時間、明細(xì)科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等。初始化工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ),因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護(hù)工作主要指對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù),它是保證系統(tǒng)安全正確運行的重要措施。

 ?。ǘ┕ぷ鞣止た刂?/p>

  1.崗位劃分

  會計電算化已由單機(jī)操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運行,由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會計電算化工作的特點,將會計電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項工作之間相互聯(lián)系、相互制約。

  2.崗位權(quán)限與責(zé)任

  各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)管理維護(hù)人員擁有較高權(quán)限,負(fù)責(zé)日常軟、硬件的管理維護(hù),并為其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作,出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核,但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計信息的準(zhǔn)確、合理,操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對,并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬,審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時應(yīng)及時通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會計數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。

  3.崗位勝任

  為確保工作質(zhì)量,在工作分工時應(yīng)考慮將工作分派給那些接受過培訓(xùn)并有能力完成該項工作的人員,否則會對工作質(zhì)量帶來較大的負(fù)面影響。

  (三)輸入控制與檢查

  輸入控制是應(yīng)用控制與質(zhì)量控制的重點。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確的前提下,采取措施保證會計數(shù)據(jù)在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯并糾正。在電算化會計中,由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化,會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C(jī)共同控制,使會計控制更為復(fù)雜,要求更加嚴(yán)密。但是操作簡單,控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機(jī)本身的一般控制外,主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制,由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與,而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果,因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此,應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式,建立科目參照文件,設(shè)立科目代碼校驗位,有條件的可進(jìn)行二次輸入;每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)執(zhí)行合理授權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無法進(jìn)入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制,基本上是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)程序操作。輸入控制要不斷加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心和提高技術(shù)水平,因為計算機(jī)是由人來操作,目前的財務(wù)軟件能判別憑證輸入的借貸是否平衡,但不能檢查運用的會計科目正確與否,比如某項業(yè)務(wù)應(yīng)借記管理費用,貸記壞賬準(zhǔn)備,操作人員誤輸入借記管理費用,貸記管理費用,財務(wù)會計電算化軟件就不能識別你輸入錯誤,所以為了保證數(shù)據(jù)輸入與會計科目運用的正確性,還要采取如下控制方法:1)建立科目對照檢查;2)借、貸平衡檢查;3)邏輯性檢查;4)人工復(fù)核檢查。

 ?。ㄋ模徍伺c監(jiān)督

  會計電算化工作質(zhì)量要得到很好的控制,審核工作尤為重要。由于審核工作點多面廣,一切輸入、輸出的會計資料包括憑證、賬簿、報表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)過審核,審核可在事前、事中、事后進(jìn)行。為減少人為差錯,也可建立二級審核制度,審核人員完成日常審核,會計主管進(jìn)行再審核。

 ?。ㄎ澹┌踩刂?/p>

  為使會計信息系統(tǒng)安全有序地運行,應(yīng)做好以下安全控制:未經(jīng)授權(quán)不得上機(jī)操作;各臺計算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼和登錄密碼;各操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼,對他人保密,并經(jīng)常更換;離崗時應(yīng)退出系統(tǒng);禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件;不得用處理數(shù)據(jù)的計算機(jī)上網(wǎng),網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,很難避免非法侵?jǐn)_,在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開連接。因此,網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部,也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部,而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。定期用正版軟件查毒、殺毒;每天關(guān)機(jī)前在兩臺計算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,有條件的單位可購置光盤刻錄機(jī)進(jìn)行光盤備份,以備系統(tǒng)遭受破壞時得到恢復(fù);加強(qiáng)對計算機(jī)、UPS等硬件的定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題時及時修復(fù),為會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個安全的運行環(huán)境。

  三、會計電算化質(zhì)量控制的對策與措施

  1)任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證,摘要區(qū)規(guī)范填入,在機(jī)上填制的記賬憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù),編號出現(xiàn)間斷時,應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號,并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

  2)記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后,才能根據(jù)其登記賬簿,復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機(jī)器存儲的記賬進(jìn)行復(fù)核簽字,同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章。同一張記賬憑證,制單和復(fù)核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出(記賬憑證清單),沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。

  3)總賬及現(xiàn)金賬和銀行賬均可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬裝訂,出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報銷的憑證,收入或付出款項,出納人員可以不登記訂本式日記賬,如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)并據(jù)以計算出庫存日報表,并在表上簽字蓋章。

  4)單位根據(jù)機(jī)器使用和人員分工情況以及工作需要,確定每月的記賬期限,每月至少記賬一次,每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)全部登記入賬。至少每月核對一次總賬,每季度核對一次明細(xì)賬。

  5)必須將儲存在機(jī)器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿,會計賬簿打印間隔時間不得超過一個月,平時可以只打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù),但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印。

  四、會計電算化應(yīng)向更高層次發(fā)展

  促使會計電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)的前提。我國會計電算化的當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)會計電算化發(fā)展方向的引導(dǎo),促進(jìn)會計電算化從核算型向管理型過渡;重視會計電算化軟件開發(fā)和二次開發(fā);引導(dǎo)會計電算化由單機(jī)向網(wǎng)絡(luò)化和客戶/服務(wù)器方向發(fā)展。目前,我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平,或者說,現(xiàn)在僅僅實現(xiàn)了財務(wù)會計的電算化。而完整意義的會計電算化應(yīng)該是財務(wù)會計和管理會計的全面電算化,而且會計電算化不是簡單的財務(wù)會計電算化加管理會計電算化,而應(yīng)該是財務(wù)會計與管理會計結(jié)合后的電算化。我們不能因為目前管理會計在企業(yè)應(yīng)用還不普及或者有困難而停滯不前。管理會計在企業(yè)推廣困難的原因盡管很多,但重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財務(wù)會計,因此,管理會計軟件商品化、通用化比較困難,只能有針對性地開發(fā)研究。但是,管理會計電算化是以財務(wù)會計電算化為基礎(chǔ)的,因為它們的數(shù)據(jù)同源,財務(wù)會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此,企業(yè)應(yīng)在實現(xiàn)財務(wù)會計電算化的基礎(chǔ)上不失時機(jī)地推進(jìn)管理會計電算化,促進(jìn)管理會計在企業(yè)中的推廣應(yīng)用,真正實現(xiàn)會計的核算職能、管理職能和控制職能。

  參考文獻(xiàn):

  [1]何日勝。會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作[M].北京:清華大學(xué)出版社,2002.

  [2]潘上永。會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.

  [3]高太平。會計電算化工作中存在的風(fēng)險及防范措施[J].經(jīng)濟(jì)師,2003,(1):195-196.

實務(wù)學(xué)習(xí)指南

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - jnjuyue.cn All Rights Reserved. 北京正保會計科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號-7 出版物經(jīng)營許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號