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Excel專家Liam Bastick博士表示,Excel不僅是每臺(tái)筆記本電腦上幾乎都會(huì)安裝的成本較低的電子表格軟件,而且還包含了進(jìn)行復(fù)雜預(yù)測(cè)所需的大部分運(yùn)算能力。下面介紹如何充分利用Excel的預(yù)測(cè)函數(shù)。
在許多組織機(jī)構(gòu)中,預(yù)算和收入的預(yù)測(cè)過程存在一定的主觀性,有時(shí)甚至出現(xiàn)嚴(yán)重分歧。運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)往往對(duì)這些數(shù)字以及預(yù)測(cè)結(jié)果持不同看法,對(duì)于財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)解讀并呈現(xiàn)數(shù)字的方式也經(jīng)常會(huì)感到不滿。
這種緊張關(guān)系會(huì)導(dǎo)致分歧和抵觸,致使預(yù)測(cè)無法順利進(jìn)行,從而未能準(zhǔn)確引導(dǎo)業(yè)務(wù)發(fā)展并提供企業(yè)所需的業(yè)績(jī)指標(biāo)。在Liam Bastick看來,這種情況是可以避免的。
Bastick是一名微軟認(rèn)證的Excel MVP也是咨詢培訓(xùn)公司SumProduct的董事,他認(rèn)為完全可以使用Excel進(jìn)行客觀的預(yù)測(cè)。
Bastick對(duì)此表示:“這里的客觀預(yù)測(cè)意味著可以簡(jiǎn)單地進(jìn)行創(chuàng)建,只要遵循相同的流程,就能得出基準(zhǔn)相同的預(yù)測(cè)結(jié)果?!?/p>
歸根結(jié)底,大家都在為同一家公司工作,因此至好找出一種簡(jiǎn)單的方法,能夠求同存異,以便運(yùn)營(yíng)部門和財(cái)務(wù)部門各司其職,繼續(xù)做好日常工作,讓公司順利經(jīng)營(yíng)下去。
Excel解決方案
我們需要的是預(yù)測(cè)流程,而Bastick認(rèn)為Excel可以提供解決方案。利用數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來值的方法有多種,如簡(jiǎn)單平均法、移動(dòng)平均法以及加權(quán)移動(dòng)平均法。
在Bastick看來,每種方法都有其弊端,會(huì)扭曲預(yù)測(cè)結(jié)果并引起爭(zhēng)議。例如,取一段時(shí)期的平均值即意味著前幾期數(shù)據(jù)與近期數(shù)據(jù)的權(quán)重相同,而這未必是正確的。要獲得更加準(zhǔn)確的結(jié)果可以使用更復(fù)雜的回歸分析法,在坐標(biāo)軸上繪制自變量與因變量的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
利用趨勢(shì)分析加以外推,運(yùn)營(yíng)經(jīng)理對(duì)所出現(xiàn)的偏差進(jìn)行解釋(如突然出現(xiàn)的供應(yīng)鏈問題或特定市場(chǎng)的一次性狀況),這樣可以獲得可接受的預(yù)測(cè)結(jié)果,但使用Office 365或Excel 2016時(shí)速度會(huì)更快。
在Excel中進(jìn)行預(yù)測(cè)
這些程序目前均有配套工具,包括作為標(biāo)準(zhǔn)功能的FORECAST.ETS以及用于統(tǒng)計(jì)分析的其他輔助函數(shù)。更有利的是,這些函數(shù)可以接受缺失數(shù)據(jù)率高達(dá)30%的數(shù)據(jù)集,且仍然可以得出結(jié)果。
Excel可利用三次指數(shù)平滑法(ETS)進(jìn)行預(yù)測(cè),它采用的算法是:使用歷史數(shù)據(jù)的加權(quán)平均值進(jìn)行預(yù)測(cè),然后根據(jù)數(shù)據(jù)中的季節(jié)性或周期性變化進(jìn)行調(diào)整。
用戶只需高亮顯示數(shù)據(jù)并點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”(Data)選項(xiàng)卡中“預(yù)測(cè)”(Forecast)組的“預(yù)測(cè)工作表”(Forecast Sheet)按鈕。
若要?jiǎng)?chuàng)建預(yù)測(cè),在彈出窗口中指定預(yù)測(cè)結(jié)束日期,Excel將提供原始數(shù)據(jù)表以及相關(guān)的置信區(qū)間,以顯示預(yù)測(cè)錯(cuò)誤的潛在分布區(qū)。
當(dāng)然,這背后涉及復(fù)雜的假設(shè)和計(jì)算組合,它們共同處理數(shù)字,至終得出預(yù)測(cè)結(jié)果,但對(duì)于用戶而言,只需輸入數(shù)據(jù),然后點(diǎn)擊按鈕即可。
那么這樣得出的預(yù)測(cè)結(jié)果客觀嗎?一旦數(shù)據(jù)選定,Excel會(huì)自動(dòng)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算,而不必由個(gè)人根據(jù)其偏好選擇不同的財(cái)務(wù)模型來完成這部分工作。
Bastick表示:“使用Excel進(jìn)行預(yù)測(cè)的優(yōu)點(diǎn)在于,就算換其他人來做,也會(huì)得出相同的結(jié)果?!?/p>
沒有人會(huì)感到不滿,因?yàn)樗腥艘龅亩际菍?shù)據(jù)導(dǎo)入Excel,然后點(diǎn)擊按鈕,這款協(xié)同工具的所有權(quán)并不屬于某個(gè)人。
導(dǎo)入Excel模塊的數(shù)據(jù)
如果有人對(duì)該流程存有異議,只會(huì)是針對(duì)要導(dǎo)入模塊的數(shù)字和數(shù)據(jù),而非計(jì)算過程。
Bastick表示:
如果將預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)提交給運(yùn)營(yíng)經(jīng)理時(shí),他發(fā)現(xiàn)因?yàn)榇a頭出現(xiàn)問題而導(dǎo)致其中一個(gè)月份的數(shù)據(jù)錯(cuò)了并感到不滿,那么只需拿到新數(shù)據(jù),微調(diào)一下即可。
在Bastick看來,歸根結(jié)底,Excel是會(huì)計(jì)師與企業(yè)各部門之間的溝通工具。他說:“我認(rèn)為成功的企業(yè)有四個(gè)要素:運(yùn)氣、溝通、戰(zhàn)略以及執(zhí)行力。Excel確實(shí)可以解決預(yù)測(cè)方面的煩惱,同時(shí)也可以緩解許多內(nèi)部溝通帶來的困擾?!?/p>
這意味著會(huì)計(jì)師可以專注于真正能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的工作,而運(yùn)營(yíng)部門也能夠?qū)P奶幚肀韭毠ぷ?,大家都不必為了預(yù)測(cè)而拖延下班時(shí)間,從而更好地享受生活。
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