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美國國家科學(xué)基金會(huì)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人托馬斯?杜拉克維茨(Tomasz Durakiewicz)做過一項(xiàng)調(diào)查,他選取了10個(gè)提交時(shí)限超過兩個(gè)月的大項(xiàng)目,統(tǒng)計(jì)人們?cè)谝?guī)定的時(shí)間范圍里都會(huì)選擇什么時(shí)間點(diǎn)提交,在這個(gè)過程中又會(huì)拖延到什么程度。
整理了大量提交系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)后,結(jié)果驚人的簡潔:提交量與所剩時(shí)間成雙曲線關(guān)系。隨著截止日期的臨近,提交量會(huì)突然增多,并且迅速向無限多逼近。
杜拉克維茨管這個(gè)模型叫“萬有拖延定律”。
拖延和截止日期之前的突擊行為,是一種典型的時(shí)間管理現(xiàn)象。在能夠預(yù)料后果有害的情況下,還是拖到萬不得已的時(shí)候,才在日益增加的壓力下被迫完成工作,這是拖延的一種表現(xiàn)。
這種情況在職場(chǎng)中也是屢見不鮮,很多職場(chǎng)人都調(diào)侃說:“deadline才是第一生產(chǎn)力?!?/strong>
如何才能擺脫拖延定律?不妨試試以下兩招。
# 快速進(jìn)入工作狀態(tài) #
擬好每日清單
在每天正式開展工作之前,寫一個(gè)每日工作清單,把今天需要做的事情按輕重緩急逐一列舉:
1)把今天打算做的事情寫到紙上;
2)標(biāo)記出至重要的3件事;
3)預(yù)估下可能發(fā)生的調(diào)整。
擬好每日清單就可以作為開工的一個(gè)信號(hào),從總體上把握每天的工作內(nèi)容,一旦被一些臨時(shí)任務(wù)打斷,可以先記錄下工作進(jìn)度,完成臨時(shí)任務(wù)后及時(shí)回歸主要工作。
學(xué)會(huì)拆解任務(wù)
職場(chǎng)中,你會(huì)遇到一些很棘手的任務(wù),你想搞定它,卻不知道從何下手,無法進(jìn)入工作狀態(tài),自然也就無法提高工作效率了。
這種情況下,就要學(xué)會(huì)拆解任務(wù),理清一個(gè)困難的任務(wù)由哪些分支目標(biāo)構(gòu)成,從簡單的小目標(biāo)入手處理,在解決小問題的過程中,一點(diǎn)點(diǎn)了解任務(wù)的全貌,甚至能在細(xì)節(jié)中擇取突破的關(guān)鍵點(diǎn)。
比如說做今天上午12點(diǎn)之前你需要完成項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)PPT,那么就要思考如何構(gòu)建框架、從哪些部門收集整理進(jìn)展信息以及什么樣版式的ppt模板適合這個(gè)主題。
這樣一來就把做項(xiàng)目匯報(bào)PPT這個(gè)事拆解成了若干個(gè)小任務(wù),可以從細(xì)節(jié)入手,從整體把控,而不是胡子眉毛一把抓,抓不到重點(diǎn),還浪費(fèi)時(shí)間。
#養(yǎng)成深度工作的習(xí)慣 #
設(shè)定好深度工作的儀式
進(jìn)入深度工作狀態(tài)前,可以有一個(gè)儀式感。比如提前打好一杯水、去一趟廁所、放松一下肩頸,明確需要專注的工作內(nèi)容后,就可以正式開工了。
在深度工作時(shí),遠(yuǎn)離自己的手機(jī),盡量不要被無關(guān)信息打擾。因?yàn)槟呐率呛苄〉母蓴_因素,都可能會(huì)破壞我們的深度工作,而且也很難再次回到深度工作的狀態(tài)。
力爭實(shí)現(xiàn)連續(xù)一小時(shí)工作
成年人的專注時(shí)間一般是在30~45分鐘之間,如果能在這個(gè)時(shí)間段專心工作而不分散注意力,就可以慢慢向一小時(shí)高效工作過度。
這種不受任何干擾的持續(xù)深度工作狀態(tài),會(huì)讓你在單位時(shí)間里能夠創(chuàng)造出更多的價(jià)值,這是非常寶貴的。
一旦你擁有了這個(gè)認(rèn)知,你就很清楚自己每天該干嘛,什么時(shí)間段該做什么事,拖延也就無從談起了。
“截止日期”聽起來像是拖延癥的緊箍咒,但反過來想想,既然能在死亡線前完成,就說明這個(gè)任務(wù)還在可控范圍內(nèi)。
只要在至短的時(shí)間內(nèi),進(jìn)入工作狀態(tài),高效完成工作,就能控制住“拖延”這頭怪獸,不但能減少心理上的壓力,還能以更充裕的時(shí)間保證更完整的工作成果。
不要讓拖延成為你的絆腳石,今天就開始揮劍斬拖延吧,現(xiàn)在就行動(dòng)!
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