Excel表――手工預(yù)算的主流工具

來源: 互聯(lián)網(wǎng) 編輯： 2011/04/12 09:50:22　　字體：大小

　　自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡單、功能強(qiáng)大表格處理和計(jì)算能力受到了廣大財(cái)會(huì)人員的喜愛，在企業(yè)的預(yù)算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數(shù)企業(yè)仍然在使用Excel表編制企業(yè)預(yù)算。但是，隨著預(yù)算管理的作用不斷增加和企業(yè)管理精細(xì)化要求的不斷提高，傳統(tǒng)使用Excel表進(jìn)行手工預(yù)算編制和管理的缺陷將將越來越突出。

　　1．用Excel編制預(yù)算難以實(shí)現(xiàn)各部門的有效參與和數(shù)據(jù)共享

　　全面預(yù)算是一個(gè)內(nèi)部聯(lián)系緊密的預(yù)算體系，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，還包括財(cái)務(wù)預(yù)算，需要企業(yè)從銷售、生產(chǎn)、采購到人力資源、財(cái)務(wù)等各部門共同參與進(jìn)行編制，其中某些部門的預(yù)算編制需要運(yùn)用其他部門預(yù)算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門編制生產(chǎn)預(yù)算一般需要銷售部門編制的銷售預(yù)算的數(shù)據(jù)。所以，預(yù)算編制必然需要企業(yè)內(nèi)部各部門之間加強(qiáng)協(xié)調(diào)和溝通，而且，越是規(guī)模較大、組織層級(jí)較多的企業(yè)預(yù)算協(xié)調(diào)的工作量就越大。在這種情況下，由于Excel只是簡單的單機(jī)辦公軟件，運(yùn)用Excel表編制預(yù)算，各部門之間缺乏一個(gè)共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)，大量的溝通工作必然需要通過文件傳遞、電話或面談等其他方式進(jìn)行，從而大大影響預(yù)算編制的效率，甚至還有可能影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　2．預(yù)算編制以外的其它預(yù)算管理工作難以用Excel實(shí)現(xiàn)

　　Excel畢竟是一般的辦公軟件，并不是針對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的需求而設(shè)計(jì)，所以，除了編制預(yù)算的功能使用起來比較簡單、方便以外，預(yù)算管理的其他職能，如預(yù)算目標(biāo)的制定與分解、預(yù)算審批、預(yù)算下發(fā)、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算分析等仍然需要手工去做，特別是預(yù)算的差異分析，數(shù)據(jù)量大，工作繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還可能造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。所以，嚴(yán)格意義上說，Excel不具備預(yù)算管理的功能。

　　3．Excel缺乏權(quán)限管理功能，對(duì)于預(yù)算的保密性和安全性來講有嚴(yán)重的缺陷

　　預(yù)算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營和財(cái)務(wù)目標(biāo)和計(jì)劃數(shù)據(jù)，這往往是企業(yè)內(nèi)部相對(duì)機(jī)密的信息。但預(yù)算工作又需要各部門參與，這就需要設(shè)定不同部門和人員的權(quán)限，才能保證預(yù)算的保密和數(shù)據(jù)安全。Excel定位于通用辦公軟件，不具備權(quán)限管理的功能。

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