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如何把憑證裝訂得漂亮

來源: 讀者上傳 編輯: 2010/10/25 15:34:11  字體:

  會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

  1.會計憑證的裝訂。

  一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

  會計憑證裝訂前的準備工作:

 ?、俜诸愓?,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

 ?、诎磻{證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);

 ?、壅龖{證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

 ?、苷頇z查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

 ?、萦涃~憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

  會計憑證裝訂時的要求:

 ?、儆?ldquo;三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

 ?、趹{證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

 ?、垩b訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。

  會計憑證裝訂后的注意事項:

  ①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

 ?、谠诜饷嫔暇幒镁硖枺淳幪栱樞蛉牍?,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。

  2.會計賬簿的裝訂。

  各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應按時整理立卷?;疽笫牵?

 ?。?)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

 ?。?)活頁賬簿裝訂要求。

  第一,保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊。

  第二,多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類 業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。

  第三,在本賬的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。

 ?。?)賬簿裝訂后的其他要求。

  第一,會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角,錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。

  第二,會計賬簿的封口要嚴密,封口處要加蓋有關印章。

  第三,封面應齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。

  第四,會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

  3.會計報表的裝訂。

  會計報表編制完成及時報送后,留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。

  第一,會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補后,完整無缺地裝訂;

  第二,會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;

  第三,按保管期限編制卷號。

  會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊。

  憑證記賬后,應及時裝訂。裝訂的范圍:原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、銀行對賬單等等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi),作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業(yè),還應將轉(zhuǎn)賬憑證清單等裝訂在內(nèi)。

  裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作,主要是對憑證進行排序、粘貼和折疊。

  對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來,以便裝訂后,還可以展開查閱。

  對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列,同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起,同時,在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證(如火車票),可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。

  對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂憑證時,抽去回形針或大頭針。

  有的原始憑證不僅面積大,而且數(shù)量多,可以單獨裝訂,如工資單,耗料單。但在記賬憑證上應注明保管地點。

  原始憑證附在記賬憑證后的順序應與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排序。經(jīng)過整理后的會計憑證,為匯總裝訂打好了基礎。

  所有匯總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前,要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結(jié)實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。

我要糾錯】 責任編輯:zoe

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