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企業(yè)如何選擇信息化軟件

來(lái)源: 中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào) 編輯: 2010/04/12 10:44:38  字體:

  如今,各種各樣的信息化軟件令人眼花繚亂。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),要想挑選到真正適合自己的那款信息化軟件,絕非易事。記者采訪了北京東山瑞企軟件有限公司技術(shù)總監(jiān)謝古今,他的觀點(diǎn)可為許多企業(yè)在選擇企業(yè)管理軟件上指點(diǎn)迷津。

  “純粹的財(cái)務(wù)軟件只能滿(mǎn)足簡(jiǎn)單的記賬需求,這對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)顯然是不夠的,現(xiàn)在企業(yè)更需要的是能全面提升企業(yè)管理水平的管理軟件,這需要不同的管理軟件或集成的管理平臺(tái)來(lái)協(xié)助達(dá)到這個(gè)目標(biāo),如財(cái)務(wù)管理、合同管理、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)制造、人力資源、客戶(hù)關(guān)系等不同的管理軟件或集成這些功能的管理軟件包。”謝古今表示。

  明確自身需求很重要

  謝古今告訴記者,選擇什么樣的信息化軟件,這與企業(yè)所處的行業(yè)、規(guī)模和類(lèi)型有著密切關(guān)系,同時(shí)與管理者的特定管理目標(biāo)、管理方法息息相關(guān)。

  特大、大型企業(yè)多喜歡選用國(guó)外的管理軟件,像SAP、ORACLE等;生產(chǎn)制造企業(yè)多選用以財(cái)務(wù)為核心的ERP軟件,以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,注重料、工、費(fèi)的核算;商貿(mào)型企業(yè)多注重庫(kù)存管理,以便及時(shí)了解商品的銷(xiāo)售和進(jìn)貨狀況;項(xiàng)目制造型企業(yè)主要關(guān)注的是從立項(xiàng)到項(xiàng)目結(jié)束之前,如何把項(xiàng)目順利做完,主要關(guān)注協(xié)同制造類(lèi)軟件,包括項(xiàng)目、合同管理、物料等方面;小型和微型企業(yè)目前喜歡使用進(jìn)銷(xiāo)存財(cái)一體化管理軟件,使用這類(lèi)軟件的單機(jī)或網(wǎng)絡(luò)版,滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)部幾個(gè)人的管理需要,也解決了企業(yè)經(jīng)營(yíng)最關(guān)心的財(cái)務(wù)和商品問(wèn)題。

  相比之下,更小型的企業(yè)主要青睞于SAAS軟件。它們往往通過(guò)依托軟件公司,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行托管。不過(guò),有些企業(yè)會(huì)擔(dān)心財(cái)務(wù)信息對(duì)外泄露,因而顧慮重重,此類(lèi)軟件的用戶(hù)量不是太大。

  “企業(yè)的需求是多方位的,主要體現(xiàn)在庫(kù)存、合同、臺(tái)賬、人力資源和客戶(hù)管理等方面,主要目的在于提高管理的效率。對(duì)于有多重目標(biāo)的企業(yè),一定要使目標(biāo)明確化,突出各個(gè)目標(biāo)的重要性程度,同時(shí)還要考慮軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)容量和企業(yè)的財(cái)力。”謝古今說(shuō)。

  謹(jǐn)慎選型找伙伴

  管理軟件與工具類(lèi)軟件不同,其處理的信息要長(zhǎng)期積累,不象工具軟件,不行可以立即換,管理軟件一旦選定使用一段時(shí)間后,遷移成本是高昂的,對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有深遠(yuǎn)的影響,不可大意,選管理軟件實(shí)質(zhì)就是在選擇一家信得過(guò)的合作伙伴。

  在選擇信息化軟件方面,謝古今認(rèn)為,企業(yè)應(yīng)著重考慮以下幾方面的因素:首先是廠家資質(zhì),企業(yè)應(yīng)選擇有一定歷史背景、能持續(xù)開(kāi)發(fā)、專(zhuān)注于特定領(lǐng)域、在同行業(yè)有成功應(yīng)用案例的成熟產(chǎn)品公司。相對(duì)而言,項(xiàng)目公司則可能完全需要根據(jù)用戶(hù)要求進(jìn)行開(kāi)發(fā),普遍存在項(xiàng)目周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)大、成本高的缺點(diǎn)。

  其次是產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)性,企業(yè)應(yīng)選擇專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品,保證行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)豐富。產(chǎn)品線過(guò)長(zhǎng)的廠家的產(chǎn)品,往往產(chǎn)品不夠?qū)>蛑皇瞧渲髁鳟a(chǎn)品中的一個(gè)組成部分,獨(dú)立出來(lái)的系統(tǒng)不容易完整地解決專(zhuān)業(yè)問(wèn)題。

  再其次是產(chǎn)品成熟性。成熟產(chǎn)品經(jīng)過(guò)市場(chǎng)驗(yàn)證,細(xì)節(jié)完善,功能全面,系統(tǒng)穩(wěn)定,同時(shí)能提供靈活配置功能和二次開(kāi)發(fā)擴(kuò)展接口。畢竟企業(yè)管理不是玩游戲可以簡(jiǎn)單推倒重來(lái),往往不穩(wěn)定的產(chǎn)品會(huì)大大打擊用戶(hù)的信心,即使以后改進(jìn)也會(huì)留下陰影。

  最后,企業(yè)要考慮產(chǎn)品的易用性。管理信息系統(tǒng)應(yīng)用范圍廣,員工電腦操作能力參差不齊,簡(jiǎn)潔易用的界面和操作方法是員工樂(lè)于使用、不易犯錯(cuò)的基礎(chǔ),這樣極大降低企業(yè)的培訓(xùn)成本,削弱員工的抵觸情緒,為企業(yè)的進(jìn)一步深化應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

  前面提到這些要考慮的方面,對(duì)專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)說(shuō)可能好辦一些,但很多企業(yè)沒(méi)有那么多專(zhuān)業(yè)的人和那么多時(shí)間,謝古今建議企業(yè)可采取“有樣學(xué)樣”的辦法,在同行業(yè)用戶(hù)中尋找行業(yè)成功應(yīng)用的案例。對(duì)照前面要考慮的因素,逐步考察行業(yè)案例,當(dāng)這些因素與本企業(yè)的要求吻合時(shí),爭(zhēng)取深入了解實(shí)際使用情況,可能的話觀看用戶(hù)的現(xiàn)場(chǎng)操作,與其主要管理人員溝通使用管理系統(tǒng)體會(huì),借鑒成功應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。

  專(zhuān)業(yè)實(shí)施保成效

  既然信息化管理已為越來(lái)越多的企業(yè)所重視,然而,我們也看到了不少信息化選型失敗的案例。謝古今結(jié)合他多年的工作經(jīng)驗(yàn)提醒企業(yè),除了項(xiàng)目選型外,實(shí)施保障也很重要。

  信息化推行的成功首先離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視支持和員工的積極配合,單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與系統(tǒng)需求確立和應(yīng)用評(píng)審,制定業(yè)務(wù)規(guī)則,劃分實(shí)施階段,指明目標(biāo)方向。同時(shí)員工要加強(qiáng)信息化的重要性意識(shí)培養(yǎng),積極配合,做好內(nèi)部分工,重視日常的數(shù)據(jù)積累。

  其次,信息部門(mén)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)聯(lián)合建立項(xiàng)目組,制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)需求走訪、內(nèi)部協(xié)調(diào)工作,制定實(shí)施細(xì)則。

  最重要的一環(huán)就是,企業(yè)要和軟件公司多溝通,調(diào)整其目標(biāo),提高匹配性。為了提高信息化系統(tǒng)的成功率,謝古今建議企業(yè)可采取分階段實(shí)施的方式,結(jié)合業(yè)務(wù)需求,一期項(xiàng)目先解決當(dāng)前最重要的問(wèn)題。系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后,達(dá)到一定的數(shù)據(jù)積累,加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析功能,增強(qiáng)數(shù)據(jù)的決策支持作用。在基礎(chǔ)流程運(yùn)行順暢的基礎(chǔ)上,考慮后續(xù)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整。

  此外,信息化軟件廠商要為用戶(hù)提供系統(tǒng)的實(shí)施保障。廠家應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的實(shí)施隊(duì)伍,配合完成系統(tǒng)初始化工作,包括組織機(jī)構(gòu)搭建、用戶(hù)權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)則定義、原有數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)整理驗(yàn)證。此外,廠家需配備專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)人員,組織操作人員進(jìn)行相應(yīng)的產(chǎn)品培訓(xùn)和操作指導(dǎo)。

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