內(nèi)部控制的構成要素主要包括三個方面:一是控制環(huán)境,二是會計系統(tǒng),三是控制程序。
控制環(huán)境是指對建立或實施某項政策發(fā)生影響的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態(tài)度、認識和行動。具體包括:管理者的思想和經(jīng)營作風;單位組織結構;管理者的職能及對這些職能的制約;確定職權和責任的方法;管理者監(jiān)控和檢查工作時所用的控制方法;人事工作方針及實施措施;影響本單位業(yè)務的各種外部關系等。
會計系統(tǒng)是指單位為了匯總、分析、分類、記錄、報告單位的業(yè)務活動,并保持對相關資產(chǎn)與負債的受托責任而建立的方法和程序。有效的會計系統(tǒng)應當能做到:確認并記錄所有真實的經(jīng)濟業(yè)務;及時并充分詳細地描述經(jīng)濟業(yè)務,以便在財務會計報告中對經(jīng)濟業(yè)務作出適當?shù)姆诸?;計量?jīng)濟業(yè)務的價值,以便在財務會計報告中記錄其適當?shù)呢泿艃r值;確定經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的期間,以便將經(jīng)濟業(yè)務記錄在適當?shù)臅嬈陂g;在財務會計報告中適當?shù)乇磉_經(jīng)濟業(yè)務和披露相關事項。
控制程序是指管理者所制定的方針和程序,用以保證達到一定的目的。它包括下列內(nèi)容:經(jīng)濟業(yè)務和經(jīng)濟活動批準權;明確有關人員的職責分工,并有效防止舞弊;憑證和帳單的設置和使用,應保證業(yè)務和活動得到正確的記載;財產(chǎn)及其記錄的接觸使用要有保護措施;對已登記的業(yè)務及其計價要進行復核等。
內(nèi)部控制的基本方式主要有:
1.組織規(guī)劃控制。即對單位組織機構設置,職務分工的合理性和有效性進行的控制。主要包括兩方面:一是不相容職務的分離。如會計工作中的會計與出納即屬于不相容職務,需要分離。應當加以分離的職務通常有:授權進行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與執(zhí)行某項業(yè)務的職務要分離,執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務分離,執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與記錄該項業(yè)務的職務分離,保管某項財產(chǎn)的職務與記錄該項財產(chǎn)的職務分離。不相容職務分離是基于這樣的假設,即兩個人無意識地犯同一個錯誤的可能性很小,而一個人舞弊的可能性要大于兩個人。如果突破這個假設,不相容職務的分離就不能起到控制作用。二是組織機構的相互控制。一個單位根據(jù)經(jīng)濟活動的需要而分設不同的部門和機構,其組織機構的設置和職責分工應體現(xiàn)相互控制的要求,具體要求是:各組織機構的職責權限必須得到授權,并保證在授權范圍內(nèi)的職權不受外界干預;每類經(jīng)濟業(yè)務在運行中必須經(jīng)過不同的部門并保證在有關部門間進行相互檢查;在對每項經(jīng)濟業(yè)務的檢查中,檢查者不應從屬于被檢查者,以保證被檢查出的問題得以迅速解決。
2.授權批準控制。即指對單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟業(yè)務的權限控制。單位內(nèi)部某個部門或某個職員在處理經(jīng)濟業(yè)務時,必須經(jīng)過授權批準才能進行,否則就不能進行。授權批準控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權。授權批準有一般授權和特定授權兩種形式。一般授權是對辦理一般經(jīng)濟業(yè)務時權力等級和批準條件的規(guī)定,通常在單位的規(guī)章制度中予以明確;特定授權是對特定經(jīng)濟業(yè)務處理的權力等級和批準條件的規(guī)定,比如,當某項經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)額超過某部門的批準權限時,只有經(jīng)過特定授權批準才能處理。授權批準控制的基本要求是:首先,要明確一般授權與特定授權的界限和責任;其次,要明確每類經(jīng)濟業(yè)務的授權批準程序;再次,要建立必要的檢查制度,以保證經(jīng)授權后所處理的經(jīng)濟業(yè)務的工作質(zhì)量。
3.預算控制。即對單位各項經(jīng)濟業(yè)務編制詳細的預算或計劃,并通過授權,由有關部門對預算或計劃的執(zhí)行情況進行控制。預算控制的基本要求是:第一,所編制預算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營管理目標,并明確責權。第二,預算在執(zhí)行中,應當允許經(jīng)過授權批準對預算進行調(diào)整,以使預算更加切合實際。第三,應當及時或定期反饋預算執(zhí)行情況。
4.實物控制。即對單位實物安全所采取的控制措施。實物控制的措施主要有:第一,限制接近,以嚴格控制對實物資產(chǎn)及與實物資產(chǎn)有關的文件的接觸,如限制接近現(xiàn)金、存貨等,以保護資產(chǎn)的安全。第二,定期進行財產(chǎn)清查,保證財產(chǎn)實有量與有關記錄一致。
此外,內(nèi)部控制還有文件記錄控制、業(yè)績控制、職工素質(zhì)控制和內(nèi)部審計控制等方式。
《會計法》關于單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度的規(guī)定,實際上體現(xiàn)了內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容。包括:職責明確、相互制約、嚴格程序、如實記錄。定期檢查等。