簡介：大連一方地產(chǎn)公司的成本管理信息化實踐

　　大連一方地產(chǎn)公司將成本管理作為企業(yè)管理的重中之重，從內(nèi)部挖潛入手，建立了以成本管理四步法（制定合理的目標成本；明確崗位職責，建立責任成本體系；實行動態(tài)成本法跟蹤執(zhí)行；業(yè)績評估獎優(yōu)罰劣）為基礎(chǔ)的新型房地產(chǎn)成本信息化管理模式并付諸于實踐。

　　一、以戰(zhàn)略為導向 設(shè)計成本管理總體流程

　　一方地產(chǎn)公司每個工程項目都是公司整體戰(zhàn)略中的一環(huán)。任何工程項目都需要經(jīng)過策劃、設(shè)計、招標、施工到營銷等階段。階段不同，成本管理方法也不一樣?？傮w而言，公司成本管理總體流程是首先明確戰(zhàn)略目標階段，樹立成本管理理念和制定成本管理方法；其次是可行性論證階段，進行成本估算工作；第三是從規(guī)劃設(shè)計到施工圖設(shè)計階段，進行目標成本的錄入和修訂工作；第四是在項目的執(zhí)行階段，進行合同的錄入、變更簽證、結(jié)算工作；第五是系統(tǒng)根據(jù)以上數(shù)據(jù)自動生成動態(tài)成本信息。其總體流程如圖1所示。

　　二、基礎(chǔ)資料設(shè)置是構(gòu)建完整成本管理系統(tǒng)的前提

　　構(gòu)建完整的成本管理控制體系，首先應建立科學規(guī)范的基礎(chǔ)資料，在系統(tǒng)中此功能通過“基礎(chǔ)資料設(shè)置”模塊來實現(xiàn)，包括公司機構(gòu)（指分公司）、工程項目和產(chǎn)品、成本科目等內(nèi)容。

　　1、公司機構(gòu)。建立成本管理委員會，承擔整個公司的成本管理工作，直接對總經(jīng)理負責。具體由總會計師牽頭，總工程師協(xié)助，各職能部門和相關(guān)人員分別參加。

　　2、工程項目及產(chǎn)品類型。從會計核算的角度考慮，將獨立開發(fā)的項目和分期開發(fā)的項目作為成本核算對象；從簡化工作量的角度考慮，以成本項目作為成本歸集的依據(jù)，對整個工程項目進行分塊。此外，針對分期開發(fā)產(chǎn)品，設(shè)立了一個虛擬的工程項目歸集成本，當分期工程項目有了確定的分配標準時，再進行“跨期分攤”。

　　3、成本科目體系。根據(jù)公司工程項目的特點，提煉出一套能兼容所有項目的成本科目體系，作為目標成本制訂的統(tǒng)程與標準基線，使目標成本的準確度不因項目差異而不同。

　　三、未雨綢繆——開發(fā)成本的事前管理

　　一方公司房地產(chǎn)開發(fā)前期從投資決策開始，對擬開發(fā)建設(shè)項目的必要性和可行性進行技術(shù)經(jīng)濟論證，對不同開發(fā)建設(shè)方案進行技術(shù)經(jīng)濟比較、選擇及做出判斷和決定，以達到資源的合理配置。在項目前期階段，系統(tǒng)主要發(fā)揮估算管理、目標成本管理、預算管理三大功能。

　　1、確保項目的可行性。估算管理模塊的主要功能是進行科學的投資估算，包括項目可行性測算、估算錄入及估算修訂。在可行性論證階段，一方公司通過估算管理模塊對所調(diào)研信息進行量化和測算，為可行性論證提供數(shù)據(jù)支持。估算錄入是在成本項目分解的基礎(chǔ)上，合理估算工程量和單價，作為成本測算數(shù)據(jù)直接上傳到目標成本錄入模塊。隨著項目的深入以及技術(shù)方案和實施方案的細化，需要對成本估算項目重新進行修訂。

　　2、制定成本管理的標準。目標成本管理模塊的功能主要是制定合理的目標成本。在項目規(guī)劃階段，一方公司將目標成本看作是成本管理工作的基礎(chǔ)，成本管理部門和財務(wù)部門在確定的工程設(shè)計和投資估算的基礎(chǔ)上共同制訂目標成本。系統(tǒng)提供目標成本數(shù)據(jù)，作為項目成本的控制線，為工程項目控制實際成本和項目進度、分析成本差異提供依據(jù)。本模塊主要包括目標成本錄入、目標成本修訂查詢、各產(chǎn)品類型目標成本。

　　目標成本錄入是成本管理人員在估算的基礎(chǔ)上，按成本費用科目記錄各成本費用科目明細項目的工作量、單價和目標成本，并依此計算建筑單方和可售單方的單位目標成本。在動態(tài)成本管理體系中目標成本的數(shù)據(jù)可以直接從估算數(shù)據(jù)引入。

　　由于各種原因，目標成本可能會在確定后發(fā)生本質(zhì)性的變動，系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的修訂功能，以對更正后的目標成本進行記錄。同時隨著項目的不斷推進，動態(tài)成本也在不斷發(fā)生變化，當動態(tài)成本與目標成本發(fā)生較大差異時，需要分析產(chǎn)生差異的原因并慎重修訂。系統(tǒng)記錄每一次修訂結(jié)果，并實時顯示最新的修訂數(shù)據(jù)，作為成本分析的基礎(chǔ)，同時可以隨時查看、參照歷史修訂數(shù)據(jù)。

　　3、分解目標成本。預算管理模塊的功能是在具體實施目標成本管理中發(fā)揮成本控制標準的作用。預算數(shù)據(jù)一般是目標成本數(shù)據(jù)的進一步分解，同樣也要經(jīng)過多次修訂，修訂后的預算數(shù)據(jù)可以作為簽訂合同的參考。為了將預算數(shù)據(jù)細化到具體的費用項目上，需要進行預算拆分。

　　四、步步為營——開發(fā)成本的事中管理

　　在一方公司，80%的工程成本與合同有關(guān)，因此在工程項目管理中，合同管理是整個業(yè)務(wù)流程的核心。在項目的招投標與施工階段，系統(tǒng)主要包括合同管理、合同執(zhí)行、資金管理和動態(tài)成本管理四大模塊。

　　1、獲取合同成本。合同管理模塊的主要功能是對每項合同實現(xiàn)從訂立、執(zhí)行到評估的全程管理，主要包括合同錄入、合同拆分、合同修訂、合同查詢。

　　合同錄入是系統(tǒng)針對合同的訂立提供與合同相關(guān)信息的記載、匯總和管理。通過系統(tǒng)建立一個強大的合同信息庫，它支持對土地合同、施工合同甚至廣告合同等幾乎所有類別合同的集中分類管理，相關(guān)部門只需在招標階段合同訂立后將合同按照分類標準把需要在后期重點跟蹤管理的關(guān)鍵條款如“合同金額”、“付款條件”、“土地使用年限”等輸入系統(tǒng)，然后再將合同電子文本上傳,即可完成對合同信息的登錄。

　　合同拆分是指系統(tǒng)在合同錄入后，將總合同中的一些特殊、復雜的項目，進一步拆分確定每個小項目成本。此外，針對合同相關(guān)文檔數(shù)量繁多、非常重要且使用率高的特點，系統(tǒng)提供文檔的附件管理，方便對合同文檔的上傳、查閱和下載。

　　此外，系統(tǒng)還提供由于各種原因引起的合同修訂，對相關(guān)的合同信息重新確定。但因合同金額已經(jīng)拆分并計入動態(tài)成本的合同金額不能隨意修訂，只能通過合同變更來重新調(diào)整并指定拆分。

　　2、確定實時成本。合同執(zhí)行模塊是合同管理最重要的階段，其主要功能是記錄并管理與合同有關(guān)的原始記錄及其變更。本模塊包括合同變更及查詢、結(jié)算錄入、拆分及結(jié)算查詢。

　　合同變更及查詢主要包括合同調(diào)整類型、調(diào)整提出時間、調(diào)整金額、調(diào)整原因、調(diào)整金額性質(zhì)等內(nèi)容，同時需要確定相應的成本費用科目，并對合同變更提供審核控制機制。系統(tǒng)針對不同的變更原因提供對相關(guān)信息的管理。系統(tǒng)能夠提供所有合同變更數(shù)據(jù)記錄，對變更的相關(guān)文檔提供附件管理以方便查閱。

　　結(jié)算錄入、拆分及結(jié)算查詢主要記錄相關(guān)結(jié)算信息，包括結(jié)算造價、建筑面積、質(zhì)保金等信息，通過審核、審定機制，完成合同結(jié)算，同時根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)提供結(jié)算文檔的附件管理。以工程項目完成進度為基礎(chǔ)，當合同執(zhí)行完成或執(zhí)行到一定階段時就可以進行全部或部分結(jié)算。因此，系統(tǒng)分項目進度進行管理，能夠提供合同多次結(jié)算。所有錄入系統(tǒng)的合同必須進行結(jié)算，當一份合同全部或局部完工時，應及時進行合同的結(jié)算，并將結(jié)算數(shù)據(jù)錄入到軟件中。對結(jié)算金額按照成本費用科目進行拆分，同時按照一定的標準確定歸屬產(chǎn)品類型。拆分后的結(jié)算金額作為計算動態(tài)成本的最終依據(jù)。此外，系統(tǒng)也提供合同結(jié)算信息的匯總查詢，可以使用任意的查詢方案，對特定工程下的所有合同結(jié)算信息進行查詢分析。

　　3、降低資金成本。資金管理模塊實質(zhì)上是合同管理模塊的一個分支，其主要功能是落實資金計劃和實際付款操作，主要包括付款計劃、付款錄入及查詢、各種資金報表。

　　在簽訂合同時，一般都會同時約定合同的付款計劃，這些計劃如果不需要更改，則可以直接轉(zhuǎn)成實際付款計劃，將實際付款計劃匯總起來，可以形成資金計劃表，將實際付款數(shù)據(jù)與計劃進行比較，可以查詢已付款明細和欠付款明細。

　　根據(jù)付款計劃支付實際合同價款，系統(tǒng)能夠提供即時動態(tài)的成本金額、應付款金額、已付款金額、未付款金額等信息，提供付款計劃的聯(lián)查。根據(jù)付款信息，系統(tǒng)還可以生成相關(guān)付款憑證并自動傳入財務(wù)總賬系統(tǒng)，同時也可以直接從總賬系統(tǒng)引入付款信息，形成業(yè)務(wù)系統(tǒng)同財務(wù)系統(tǒng)的集成應用。當實際付款與資金計劃不一致時，差額可以順延轉(zhuǎn)入下月（或下季、下年）。如果同時使用K3財務(wù)系統(tǒng)，當付款數(shù)據(jù)發(fā)生后，首先在總賬系統(tǒng)中做好憑證，然后使用“付款數(shù)據(jù)引入”功能將相關(guān)數(shù)據(jù)引入到成本軟件中。這樣不僅可以隨時發(fā)現(xiàn)資金管理中存在的問題，而且對于資金不足的情況可以及時采取有效措施。

　　4、準確掌握項目的最新動態(tài)成本。動態(tài)成本管理模塊是一方公司成本管理系統(tǒng)的核心，其主要功能是在系統(tǒng)中通過“合同簽約金額-合同變更-合同結(jié)算”來不斷更新成本，實時反映項目的動態(tài)實際成本，并以目標成本為基礎(chǔ)，對動態(tài)成本與目標成本之間的差異進行比較分析，以滿足成本管理需要。本模塊主要包括非合同性成本錄入、待發(fā)生成本預測。

　　非合同性成本錄入是指對非合同性成本進行匯總統(tǒng)計，以反映項目成本的完整性。在工程項目實施過程中，除合同約定引起的成本外，還會發(fā)生很多非合同約定的成本，即沒有正式合同但也需要發(fā)生的成本，如報批費、增容費等。考慮到這部分業(yè)務(wù)和財務(wù)的集成性，系統(tǒng)同時提供非合同性成本的直接錄入以及從財務(wù)總賬系統(tǒng)引入的功能，記錄每個成本項目的非合同性金額、付款單位、付款日期等信息，這部分成本屬于工程項目動態(tài)成本的內(nèi)容。

　　待發(fā)生成本預測是指根據(jù)合同付款計劃執(zhí)行情況及其他因素，考慮在工程項目執(zhí)行過程中預計會發(fā)生的成本費用。

　　一方公司根據(jù)工程進度的變化，對目前待發(fā)生成本進行調(diào)整。用戶既可以根據(jù)實際情況手工錄入待發(fā)生成本的明細記錄，也可以通過引入功能將目標成本明細引入到目前待發(fā)生明細中，以此作為待發(fā)生成本調(diào)整的依據(jù)。

　　五、懲前毖后——開發(fā)成本的事后管理

　　系統(tǒng)通過全項目動態(tài)成本表及各產(chǎn)品類型動態(tài)成本表，全面提供成本分析與考核的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

　　1、比較實際成本與目標成本的差額。全項目動態(tài)成本表是系統(tǒng)提供的匯總計算工程項目實際成本的核算報表。具體來說，以合同—變更—結(jié)算為順序，系統(tǒng)根據(jù)合同簽約金額、合同變更拆分金額、合同結(jié)算金額、非合同成本、待發(fā)生成本預測計算每個成本科目的動態(tài)成本，以及實際動態(tài)成本和目標成本的差額、單位差額。當實際成本超出目標成本時，系統(tǒng)進行預警。

　　2、掌握產(chǎn)品間的成本差異。企業(yè)在確定了各成本科目的動態(tài)成本之后，還需要了解分產(chǎn)品類型（如商業(yè)、車庫、小高層、高層、別墅等）的動態(tài)成本，以此作為產(chǎn)品市場定價的重要依據(jù)。系統(tǒng)提供按產(chǎn)品類型計算的動態(tài)成本核算報表，通過匯總直接歸屬的成本費用和間接分攤歸屬的成本費用計算產(chǎn)品動態(tài)成本。其中直接歸屬的成本費用是通過合同金額、合同變更、合同結(jié)算的成本科目拆分時的直接指定歸屬形成的（如主體建筑、主體安裝等）；無法在發(fā)生時直接確定的費用（如前期費用、社區(qū)管網(wǎng)、園林環(huán)境、配套設(shè)施等），需要在核算報表中根據(jù)事先確定的分攤標準（如建筑面積、可售面積、占地面積、其他等）和分攤對象，進行成本費用的分攤。系統(tǒng)匯總這兩部分成本費用后，自動計算產(chǎn)品的實際動態(tài)成本。