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關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制制度的探討

來源: 編輯: 2006/07/06 11:07:06  字體:

  企業(yè)對有關(guān)財(cái)產(chǎn)物資、貨幣資金、有價證券的收付,債權(quán)債務(wù)的發(fā)生和結(jié)算,資產(chǎn)的增減和費(fèi)用的支付等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),規(guī)定必須有兩名或兩名以上工作人員分工負(fù)責(zé)處理,以起到相互制約作用,這就是內(nèi)部控制制度。建立企業(yè)內(nèi)部控制制度,就是在企業(yè)內(nèi)部的職責(zé)分工、責(zé)任制度、財(cái)務(wù)會計(jì)制度和財(cái)產(chǎn)物資管理制度等有關(guān)企業(yè)管理制度中,都應(yīng)具體體現(xiàn)內(nèi)部控制的要求。

  一、內(nèi)部控制制度的必要性

  企業(yè)內(nèi)部控制制度劃分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計(jì)控制制度兩大類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)記錄和會計(jì)報(bào)表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制。例如,企業(yè)單位的內(nèi)部人事管理、技術(shù)管理等,就屬于內(nèi)部管理控制。內(nèi)部會計(jì)控制制度是指那些對會計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)記錄和會計(jì)報(bào)表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制。例如,由無權(quán)經(jīng)管現(xiàn)金和簽發(fā)支票的第三者每月編制銀行存款調(diào)節(jié)表,就是一種內(nèi)部會計(jì)控制,通過這種控制,可提高現(xiàn)金交易的會計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)記錄和會計(jì)報(bào)表的可靠性。企業(yè)單位制定內(nèi)部控制制度的基本目的在于:保證組織機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)活動的正常運(yùn)轉(zhuǎn),保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整與有效運(yùn)用,提高經(jīng)濟(jì)核算(包括會計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)核算和業(yè)   務(wù)核算)的正確性與可靠性,推動與考核企業(yè)單位各項(xiàng)方針、政策的貫徹執(zhí)行,評價企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。尤其需要指出的是,企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)電算化已經(jīng)普及,但計(jì)算機(jī)信息失控、破壞情況日趨嚴(yán)重,從而造成責(zé)任不明、相互推卸等問題,其關(guān)鍵在于計(jì)算機(jī)核算軟件存在著密碼缺乏牽制性,常用的密碼設(shè)置方法已不適應(yīng)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的管理和發(fā)展,所以財(cái)務(wù)管理電算化應(yīng)提高會計(jì)信息的保密程度,避免信息泄漏及對實(shí)體信息破壞。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面,只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營管理,就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制,建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。

  二、加強(qiáng)內(nèi)部控制制度應(yīng)規(guī)范的主要內(nèi)容

  在建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和深化會計(jì)改革過程中,企業(yè)在遵守會計(jì)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上,應(yīng)以本單位會計(jì)工作實(shí)際出發(fā),建立健全和強(qiáng)化自身合理的會計(jì)政策和會計(jì)控制制度。對這些會計(jì)政策和會計(jì)控制制度,應(yīng)作出書面文字規(guī)定,這樣,不僅有利于企業(yè)有關(guān)人員了解處理日常會計(jì)事項(xiàng)的政策和方法,也有利于企業(yè)會計(jì)政策的前后連貫。

  1.明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職責(zé)分工和程序方法。企業(yè)要健全和強(qiáng)化內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),它是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行計(jì)劃、指揮和控制的組織基礎(chǔ),其核心問題是合理的職責(zé)分工。在一般情況下,處理每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程,或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負(fù)責(zé),起到相互控制的作用。如匯出一筆采購貨款,規(guī)定要由采購經(jīng)辦人填寫請款單,供應(yīng)計(jì)劃員(或供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人)審查請款數(shù)額、內(nèi)容及收款單位是否符合合同和計(jì)劃,會計(jì)員審核請款單的內(nèi)容并核對采購預(yù)算后編制付款憑證,最后由出納員憑手續(xù)完整的付款憑證辦理匯款結(jié)算(出納員開出匯款結(jié)算憑證,還要通過會計(jì)員審核),前后須經(jīng)四人分工負(fù)責(zé)處理。而采購匯款的報(bào)帳業(yè)務(wù),則規(guī)定要經(jīng)過采購經(jīng)辦人填寫報(bào)帳單,貨物提運(yùn)人員提貨,倉庫保管員驗(yàn)收數(shù)量,檢查員驗(yàn)收質(zhì)量,以及會計(jì)員審核發(fā)票、帳單及驗(yàn)收憑證,編制轉(zhuǎn)帳憑證報(bào)銷。

  2.明確資產(chǎn)記錄與保管的分工。規(guī)定管錢、管物、管帳人員的相互制約關(guān)系,旨在保護(hù)資產(chǎn)的安全完整。如出納員不得兼管稽核、會計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作;銀行票據(jù)的簽發(fā)印鑒,必須有兩人分別掌管;向銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金時,必須由兩人以上,對領(lǐng)款、點(diǎn)驗(yàn)安全入庫的全過程共同負(fù)責(zé);倉庫材料明細(xì)帳要設(shè)專人稽核或另設(shè)記帳員記帳;管錢、管物、管帳人員因故離開工作崗位或調(diào)動工作時,規(guī)定要由主管領(lǐng)導(dǎo)指定專人代理或接替,并監(jiān)督辦理必要的交接手續(xù)或正式移交清單。另外,現(xiàn)金收付的復(fù)核制,物資收發(fā)的復(fù)秤制、復(fù)點(diǎn)制等,也都是防錯防弊的內(nèi)部控制制度。

  3.明確規(guī)定保證會計(jì)憑證和會計(jì)記錄的完整性和正確性要求。如對各種自制原始憑證,在格式、份數(shù)、編號、傳遞程序、各聯(lián)的用途、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽章、明細(xì)數(shù)同合計(jì)數(shù)及大小寫數(shù)字一致等方面作出規(guī)定;對各種帳簿記錄,要求帳證的一致或保持一定統(tǒng)馭關(guān)系的規(guī)定;還有會計(jì)核算中規(guī)定的雙線核對、余額明細(xì)核對、各種報(bào)表相關(guān)數(shù)字核對,以及由此而規(guī)定的內(nèi)部稽核制度等。

  4.明確規(guī)定建立財(cái)產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度。如為了保證財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整,除規(guī)定物資保管員對每項(xiàng)物資進(jìn)行收付后,都要實(shí)行永續(xù)盤存辦法核對庫存帳實(shí)外,還要規(guī)定財(cái)產(chǎn)物資的局部清查和全面清查制度,以保證帳卡物相符或及時處理發(fā)生的差錯。又如現(xiàn)金出納員除規(guī)定每日下班前要結(jié)帳清點(diǎn)庫存現(xiàn)金,遇有差錯要及時報(bào)告外,會計(jì)主管人員還有經(jīng)常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現(xiàn)金及金庫管理情況的責(zé)任。

  5.明確規(guī)定計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)操作權(quán)限和控制方法。

 ?。?)計(jì)算機(jī)代替手工填制記帳憑證是相當(dāng)容易的,并且比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高。但是難以給查帳和審計(jì)工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計(jì)算機(jī)填制輸出記帳憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認(rèn)后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進(jìn)行帳務(wù)處理。設(shè)置主輔操作員進(jìn)行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時錯誤,對于原始憑證與記帳憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可直接由主辦會計(jì)根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計(jì)算機(jī)制作記帳憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個臨時數(shù)據(jù)庫中,以便調(diào)出修改。同時應(yīng)對輸出的記帳憑證確認(rèn)后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記帳憑證,稽核員交出納進(jìn)行收、付款,并操作計(jì)算機(jī)將主辦會計(jì)存入臨時庫存中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)存中,以便進(jìn)行帳務(wù)處理。

  (2)電算化可以大大提高會計(jì)工作效率和會計(jì)工作的水平。但是,不能以此代替原手工會汁處理中已建立起來的內(nèi)部控制制度和管理制度,同時,還應(yīng)加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)的管理,這是會計(jì)系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行的前提。要明確系統(tǒng)管理人員、維護(hù)人員不得兼任出納、會計(jì)工作,任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。程序設(shè)計(jì)人員還應(yīng)對數(shù)據(jù)庫采用加密技術(shù)進(jìn)行處理,嚴(yán)格按會計(jì)電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部控制制度,保障系統(tǒng)設(shè)計(jì)的處理流程不走樣變型。

 ?。?)對會計(jì)電算化進(jìn)行內(nèi)部控制,主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制。設(shè)多級安全保密措施,系統(tǒng)密匙的源代碼和目的代碼,應(yīng)置于嚴(yán)格保密之下,從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理方面對信息提供保護(hù),通過用戶密碼口令的檢查,來識別操作者的權(quán)限;利用數(shù)值項(xiàng)防用戶利合法查詢推出該用戶不應(yīng)了解的數(shù)據(jù)。操作權(quán)限(密級)的分配,應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一專管,以達(dá)到相互控制的目的,明確各自的責(zé)任。

  三、保證內(nèi)部控制制度執(zhí)行的主要措施

  1.企業(yè)必須重視對內(nèi)部控制制度管理人員的選用。內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)得再完善,若沒有稱職的人員來執(zhí)行,也不能發(fā)揮作用。企業(yè)的用人政策直接影響著企業(yè)能否吸收有較高能力的人員來執(zhí)行內(nèi)部控制制度。要杜絕帳戶設(shè)置不合理、記錄不真實(shí)的情況,充寧會計(jì)控制制度的職能作用,則必須重視對內(nèi)部控制制度管理人員的選用和培訓(xùn),提高財(cái)會人員的素質(zhì),定期進(jìn)行考評,獎優(yōu)罰劣。

  2.企業(yè)必須發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的作用。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的一項(xiàng)基本措施,內(nèi)部審計(jì)工作的職責(zé)不僅包括審核會計(jì)帳目,還包括稽查、評價內(nèi)部控制制度是否完善和企業(yè)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)執(zhí)行指定職能的效率,并向企業(yè)最高管理部門提出報(bào)告,從而保證企業(yè)的內(nèi)部控制制度更加完善嚴(yán)密。

  3.應(yīng)發(fā)揮國家審計(jì)機(jī)關(guān)、部門審計(jì)機(jī)構(gòu)的權(quán)威性和監(jiān)督作用。定期或不定期的對企業(yè)內(nèi)部控制制度進(jìn)行評價,以杜絕企業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人濫用職權(quán)所造成的內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)的情況。

  四、建立和評價內(nèi)部控制制度的基本原則

  1.要起到既有防錯防弊,又有促進(jìn)經(jīng)營管理效果的作用;

  2.要起到事前預(yù)防和能在事中或事后及時發(fā)現(xiàn)工作漏洞的作用;

  3.要在認(rèn)真總結(jié)、科學(xué)分析的基礎(chǔ)上,設(shè)計(jì)手續(xù)安全度、業(yè)務(wù)分工合理的制約方法,切忌過于繁瑣;

  4.要根據(jù)情況的變化和出現(xiàn)的問題(如電算化管理)對相應(yīng)的內(nèi)部控制制度作出及時修正或建立新的內(nèi)部控制制度。 (作者工作單位:中信重型機(jī)械公司)

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