會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡稱，是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策。發(fā)展會(huì)計(jì)電算化，有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用。但同時(shí)也對(duì)原有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要，本文就此作一些初步探討。

    會(huì)計(jì)電算化面臨的幾個(gè)問題

    會(huì)計(jì)無紙化存在的問題。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對(duì)數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。

    電子數(shù)據(jù)的審核和確認(rèn)。在現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，多數(shù)會(huì)計(jì)還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是，隨著會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認(rèn)后，就可自動(dòng)生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報(bào)表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以，賬簿和報(bào)表的正確性、真實(shí)性完全取決于審核和確認(rèn)的電子數(shù)據(jù)。

    會(huì)計(jì)電算化工作中的安全問題。現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投入運(yùn)行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底的改變。

    會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

    內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細(xì)賬的核對(duì)，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗(yàn)、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?br>
    內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，給會(huì)計(jì)工作增加了新內(nèi)容，如編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制、計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治，以及計(jì)算機(jī)操作管理等。

    加強(qiáng)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部制度建設(shè)

    實(shí)行電算化以后，系統(tǒng)正常、安全運(yùn)行的關(guān)鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?，都?huì)給各種舞弊行為以可乘之機(jī)。因此，會(huì)計(jì)核算形式的改變，也給內(nèi)控制度賦予新的內(nèi)涵。

    嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制。會(huì)計(jì)核算軟件投入正式使用后，原有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對(duì)各類人員制定崗位責(zé)任制度。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。基本會(huì)計(jì)崗位可包括：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位；電算化會(huì)計(jì)崗位包括：直接管理、操作、維修計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。

    建立計(jì)算機(jī)機(jī)房，嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。實(shí)行電算化以后，應(yīng)設(shè)立計(jì)算機(jī)機(jī)房，給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)機(jī)器設(shè)備；防止其他人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志，數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)，硬件維護(hù)主要包括：定期檢查并做好記錄；及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。軟件維護(hù)包括正確性、適應(yīng)性、完善性維護(hù)三種。

    強(qiáng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)換管理。新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在投入使用過程中，替換原有的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)作好各項(xiàng)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的配置，新系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入等。因此，應(yīng)新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間，以確保轉(zhuǎn)換工作的順利進(jìn)行。

    建立健全檔案管理制度。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全新型磁介質(zhì)載體過渡。檔案管理通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)，一般包括：（1）存檔須由會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員簽章；（2）采取各種安全保證措施，如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并存放在安全、防潮的地方；（3）采用磁性介質(zhì)保存檔案要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使檔案丟失。

    大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)；培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應(yīng)用電算化程序的高級(jí)技術(shù)人才，推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作由核算型向管理型、智能型轉(zhuǎn)變。