為適應(yīng)我國加入WTO后經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，企業(yè)應(yīng)深入地推行會計電算化。隨著電子信息技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機(jī)，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，任何計算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益，為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

　　一、合計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

　　1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一。

　　2.控制操作人員的職能，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二。

　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。

　　如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后能不留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計資料。

　　二、會計電算化內(nèi)部管理制度的基本內(nèi)容

　　實現(xiàn)會計電算化后，針對會計電算化工作的特點，內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，才能適應(yīng)實行會計電算化后的新情況。計算機(jī)替代手工記賬后的管理主要包括以下內(nèi)容：

　　1.建立會計電算化崗位責(zé)任制

    建立健全崗位責(zé)任制，一方面是為了加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財產(chǎn)的安全；另一方面能夠提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。

　　2.日常操作管理

    日常操作管理是指通過對系統(tǒng)日常運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成會計核算工作，保證會計信息的安全與完整。日常操作管理主要包括計算機(jī)系統(tǒng)使用管理和上機(jī)操作管理。

　　3.計算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)

    管理軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會計工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進(jìn)行的排除修復(fù)工作。硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復(fù)，以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。

　　系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作，但不得操作會計軟件進(jìn)行會計核算工作。

　　4.會計檔案管理

    實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的磁性化和不可見性，要求對電算化會計檔案管理做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。

　　三、完善會計電算化內(nèi)部控制

　　1.加強(qiáng)程序操作控制。這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。其內(nèi)容主要包括：

　　（1）無關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房操作；

　　（2）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證；

　?。?）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；

　?。?）機(jī)房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；

　　（5）不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進(jìn)機(jī)房；

　?。?）發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；

　　（7）開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場；

　　（8）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。

    當(dāng)然，這些制度不是一成不變的，還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善。

　　2.加強(qiáng)人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

　　3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。主要包括：接觸控制和環(huán)境保護(hù)、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括：

　?。?）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作公司電腦；

　　（2）設(shè)置操作權(quán)限限制；

　　（3）操作人員身份的密碼控制；

　?。?）數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離；

　?。?）設(shè)置接觸與操作的日志控制。

　　環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計算機(jī)故障，以保障機(jī)器正常運(yùn)行。主要包括：機(jī)房環(huán)境保護(hù)，保護(hù)性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。

　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，并針對公司的特定狀況開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護(hù)系統(tǒng)。

　　4.加強(qiáng)內(nèi)部審計。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：

　　（1）對會計資料定期進(jìn)行審計；

　?。?）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；

　　（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；

　?。?）對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

　　隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用，內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。