企業(yè)會計電算化的實施，也就是企業(yè)建立會計電算化的整個過程，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實施過程中，包括會計電算化工作的規(guī)劃，會計信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會計電算化工作順利正確地進行。

　　一、會計電算化實施的內(nèi)容企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作？ 會計電算化系統(tǒng)的實施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 對這此問題認識不足，將導(dǎo)致整個會計電算化工作不能正確順利進行。目前，在我國財會人員、會計電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認識，主要有以下幾種觀點：

　　⒈ 會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點認為，只要會計信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計電算化工作就完成了。他們有時也認為會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認為，在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程。這種觀點的錯誤在于把會計電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　?、?nbsp;會計電算化就是編程。

　　認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng)，而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進行系統(tǒng)分析設(shè)計，直接編程是這種觀點的突出表現(xiàn)。

　　⒊ 會計電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點認為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點， 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段， 把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。

　　⒋會計電算化也就只是會計部門的工作采用電算化， 與其他部門的工作無關(guān)。

　　認為會計電算化就是以計算機代替手工記帳、算帳、報帳，否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計預(yù)測、會計控制以及會計輔助決策等眾多內(nèi)容從會計電算化工作中給拋棄了。

　　由于這些片面觀點的存在，影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計電算化工作實施到底包括哪些內(nèi)容？

　　我們認為其主要內(nèi)容如下所述：

　?、?nbsp;會計電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會計電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認它們之間的聯(lián)系；確定會計電算化工作目標(biāo)實現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計電算化管理體制及組織機構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項內(nèi)容。

　?、?nbsp;會計電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　　⒊ 會計電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。

　?、?nbsp;計算機審計及計算機舞弊。

　?、?nbsp;會計決策支持系統(tǒng)。

　　這是會計信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會計電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個人機系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計電算化的片面認識，都會給會計電算化的實施帶來不利的因素。

　　二、會計電算化的目標(biāo)會計電算化的目標(biāo)，也就是會計電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計工作的地位，提高會計工作的效率和質(zhì)量，促進管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟效益。

　　具體包括如下內(nèi)容：

　　⒈ 減輕財會人員勞動強度， 提高財會工作效率。

　　利用計算機技術(shù)的特點，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報帳工作交給高速的計算機處理，以減輕財會人員的勞動強度，并且由于計算機的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達至提高財會工作效率的目的。

　　⒉ 促進會計職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能；通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)。

　　⒊ 準(zhǔn)確、 及時地提供會計信息。

　　手式條件下，由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時得到財會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計信息。

　?、?nbsp;提高人員素質(zhì)，促進會計工作規(guī)范化。

　　會計電算化，給會計工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識，好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實現(xiàn)會計電算化的前提條件， 所以會計電算化也要求促進會計工作的規(guī)范化。

　?、?nbsp;實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

　　會計電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟效益。因而，會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　　三、企業(yè)實施會計電算化的原則企業(yè)實施會計電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計工作的特點和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實施會計電算化達到其最終目標(biāo)。一般地，應(yīng)考慮如下幾項基本原則：

　?、?nbsp;合法性原則。

　　即企業(yè)實施會計電算化的各項工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。

　　第一，實施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律。

　　第二，必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度，以保證機構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性， 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　　⒉ 效益性原則。

　　提高經(jīng)濟效益，是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟效益，即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。間接經(jīng)濟效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。

　　以下幾個方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實施前，應(yīng)從經(jīng)濟效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進行全面分析，先進行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進行會計電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益，要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量， 能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息， 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量， 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計算機是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設(shè)計過程中，也應(yīng)堅持效益性原則，力求降低設(shè)計開發(fā)成本，提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　?、?nbsp;系統(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點，關(guān)聯(lián)觀點，發(fā)展觀點，最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。要注意以下兩點：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實施會計電算化時，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進行。這樣，在進行部分子系統(tǒng)設(shè)計實施時，必須有全局的觀點，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　　⒋ 規(guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。

　?、?nbsp;可靠性原則。

　　可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面：

　　第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進行重點防護，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。

　　第三，易擴充性，即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度，易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。

　　6. 易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會計信息系統(tǒng)的使用者是會計人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計術(shù)語，使會計人員一學(xué)既會。

　　企業(yè)實施會計電算化的條件

　　會計電算化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會計信息系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)，因此企業(yè)實施會計電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計電算化工作。

　　這些條件主要是：

　　一、企業(yè)的客觀需要指企業(yè)對開展會計電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會計電算化工作的前提。其實，在開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟的新情況，迫切需要進行會電算化，但是也有一部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強迫它實施電算化會計信息系統(tǒng)，否則既浪費了人財物，對企業(yè)的濟效益也不會有什么提高。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)的重視企業(yè)實施會計電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時還涉及管理機構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實施會計電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計電算化工作中企業(yè)財務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項工作，有條件時還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個企業(yè)的會計電算化工作。

　　三、 良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計基礎(chǔ)工作管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因為計算機處理會計業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會計電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會計、財務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會計電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　　四、專業(yè)人員的合理配置實施會計電算化，將改變原手工會計信息系統(tǒng)的崗位分工與職能， 單純的財會人員，已不能滿足會計電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員， 以負責(zé)會計電算化工作的管理以及項目開發(fā)和系統(tǒng)運行、維護等。

　　第一 要配備一名會計電算化工作的管理人員，負責(zé)會計電算化工作的規(guī)劃、項目開發(fā)、計劃、組織和運行管理，這是會計電算化工作順利進行的保證；；

　　第二 應(yīng)配備硬件維護員， 負責(zé)整個電算化系統(tǒng)硬件的維護、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點，硬件維護員可以是兼職的；

　　第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計算機又熟悉財會業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)，又負責(zé)系統(tǒng)運行的一些維護工作，使電算化會計信息系統(tǒng)的一般維護工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計電算化工作的順利進行。

　　五、經(jīng)費保證實施會計電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計電算化所需的費用分初期投資費用和日常費用兩種。初期投資費用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費用，應(yīng)用軟件取得所需費用，基建費用，人員培訓(xùn)費用等。日常費用主要包括，所需消耗品費用和日常維護費用。會計電算化所需費用，根據(jù)電算化會計信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費必須確有保證，并且又不浪費。

　　會計電算化管理體制與組織機構(gòu)設(shè)置的選擇

　　實施會計電算化必然會對會計工作及其組織機構(gòu)產(chǎn)生一定的影響，為了適應(yīng)電算化的要求，必須探求和設(shè)置與之相適應(yīng)的機構(gòu)。有以下幾種情況：

　?、?nbsp;集中管理方式。 這種形式把會計電算化工作，包括管理、開發(fā)和使用維護等都放在企業(yè)計算中心，財務(wù)部不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計算機設(shè)備。財務(wù)部門定期按規(guī)定向計算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計算中心負責(zé)會計電算化的日常運行。在這種情況下，財務(wù)部門的組織機構(gòu)一般不作大的變動，除了一些業(yè)務(wù)由計算機處理外，許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計算機作用，提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復(fù)開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。但是，集中管理也有很大的缺點。第一，計算中心人員和財務(wù)人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對方的知識和業(yè)務(wù)特點，各自偏重本單位情況，往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低，實用性較差等情況；第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認為開展電算化工作是計算中心的事，從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實施和運行，影響會計電算化工作的正常進行。

　?、?nbsp;分散管理方式。

　　在這種方式下，企業(yè)財會部門單獨配備計算機等設(shè)備，并配備一定的專業(yè)人員，會計電算化工作的實施，完全由財會部門負責(zé)進行，計算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點是，第一，能調(diào)動財會部門的積極性；第二，能根據(jù)財會部門的實際需要，分期分批解決急需電算化的項目，并且實用性強、投資少、見效快。其缺點也是明顯的；一是缺乏整體考慮，各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系，數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效益不高；二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置計算機專門人員，否則影響系統(tǒng)實施，平時遇到的簡單問題及維護工作，都不能及時處理。這種方式一般不可取。

　?、?nbsp;集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下，企業(yè)設(shè)立專門的機構(gòu)，統(tǒng)一負責(zé)全廠計算機應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對所用機型等做出統(tǒng)一安排，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作，若企業(yè)已設(shè)立計算中心，專門機構(gòu)的設(shè)置就可以以計算中心為主體設(shè)置。

　　這種方式，既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點，又能統(tǒng)一管理組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實施會計電算化后，就需要調(diào)整財務(wù)部門的內(nèi)部組織機構(gòu)，崗位與職能都可能發(fā)生變化。

　　下圖所示，是一種電算化后機構(gòu)設(shè)置形式：

　　財務(wù)負責(zé)人
　　
　　 管 數(shù) 數(shù) 財
　　 理 據(jù) 據(jù) 務(wù)
　　 開 準(zhǔn) 處 管
　　 發(fā) 備 理 理
　　 維 人 人 組
　　 護 員 員
　　 人
　　 員
　　
　　
　　管理、開發(fā)、維護人員負責(zé)會計電算化工作的規(guī)劃，參與系統(tǒng)開發(fā)工作 （如果自選開發(fā)的話） ，并負責(zé)日后的維護工作；數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員負責(zé)電算化會計信息系統(tǒng)的運行工作、包括輸入、運行、輸出等工作；財務(wù)管理組負責(zé)一些財務(wù)日常管理工作（ 這些工作一般計算機難以直接處理），并參與企業(yè)的管理工作。

　　商品化會計軟件選擇

　　購買商品化會計軟件是會計電算化的發(fā)展趨勢之一。一般地，不僅會計業(yè)務(wù)較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費用，是個事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化的有效途徑。

　　商品化會計軟件，版本眾多，各具特點，在選擇軟件時，應(yīng)從以下幾方面進行考慮：

　　一、軟件的性能特點⒈ 合法性。

　　合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計制度及其他財經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應(yīng)滿足財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》中對會計軟件的十條基本要求。

　　即：

　?。?）。軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項目， 滿足財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計制度的規(guī)定。

　?。?）。軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的會計制度中有關(guān)會計科目編碼方案的規(guī)定。

　?。?）。軟件具有必要的防范會計數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。

　?。?）。軟件的計算和結(jié)帳功能符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計核算制度的規(guī)定。

　　（5）。經(jīng)計算機登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計憑證及據(jù)以登記的相應(yīng)帳薄， 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　　（6）。軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能， 打印輸出的帳頁連續(xù)編號。

　?。?）。對計算機根據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳本生成的各種報表數(shù)據(jù)， 軟件無修改功能。

　?。?）。軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

　?。?）。對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件， 軟件有必要的保護措施。

　　（10）。 軟件具有在計算機發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計數(shù)據(jù)破壞的情況下，使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　此外，商品化會計軟件還應(yīng)滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。

　?、?nbsp;安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力。可靠性是指商品化軟件防錯，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和破壞。

　　為了達到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗功能設(shè)置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和恢復(fù)功能等， 可以有效地保證軟件的安全可靠性，但由于購買軟件時，不可能得到詳細的源程序代碼等技術(shù)文檔，對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進行。

　?、?nbsp;易使用性。

　　主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能。可以考察如下幾方面：

　?。?）。界面的友好性。會計軟件的界面是否簡潔明了， 提示是否清楚豐富， 所用語言是否符合財會人員的習(xí)慣， 輸入輸出的格式是否規(guī)范， 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。

　?。?）。廠家提供資料的質(zhì)量如何， 特別是培訓(xùn)資料， 其內(nèi)容是否完整， 內(nèi)容是否易學(xué)易懂， 各種各種敘述是否清楚明了， 手冊中的范例是否恰當(dāng)實用。

　?。?）。軟件是否便于操作， 包括如下方面： 操作是否簡單； 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實用； 自動化程度是否很高； 輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實用等。

　?、?nbsp;易適應(yīng)性。

　　指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財務(wù)處理的具體情況，并在企業(yè)財務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化的程度。比如，科目的變化，報表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng)這些變化。

　　另外，象可維護性，可審計性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運行平臺當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對軟件的運行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能⒈ 主處理功能 .要完成會計業(yè)務(wù)的一般工作，正確處理會計業(yè)務(wù)流程，進行填制會計憑證，登記會計帳本，輸出財會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地擁有輸入功能，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同。

　?、?nbsp;輔助功能。

　　這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能， 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。

　?、?nbsp;服務(wù)功能。

　　這是 AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān)負著會計信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù)， 從而保證會計信息系統(tǒng)的正常運行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復(fù)制會計數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會計信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲空間等功能。

　?、?nbsp;控制功能。

　　它完成內(nèi)部控制在會計信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會計信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計工作流程進行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制（包括性質(zhì)、長度、范圍等），輸出內(nèi)容使用的控制， 正確處理順序和方式的控制， 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實存在于整個系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高，系統(tǒng)正常運行就越有保證。

　　三、廠家售后服務(wù)購買商品化會計軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務(wù)時，應(yīng)注意以下幾個方面：

　?、?nbsp;售后服務(wù)的內(nèi)容： 一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維護、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級等。

　?、?nbsp;廠家維護能力： 廠家維護能力取決于維護人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　?、?nbsp;維護費用：維護費用的交納方式及數(shù)量，也是重點需要考慮的內(nèi)容之一。

　?、?nbsp;維護方式： 即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否終身維護、是否上門維護、是由總公司維護還是由本地維護點維護，維護是否及時等。

　　四、本單位財會業(yè)務(wù)的特點⒈行業(yè)特點。每個行業(yè)的會計工作都有其特殊性，財政部在制定會計制度時，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財會軟件時，必須考慮各行業(yè)的特點。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會計工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當(dāng)然， 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業(yè)甚至各行業(yè)中通用，但購買軟件，在滿足財會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。

　?、脖締挝粫嫼怂愕奶攸c。企業(yè)規(guī)模的大小，會計業(yè)務(wù)需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會計核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。

　　具體需要考慮如下內(nèi)容：

　?。?） 企業(yè)日（或月）處理憑證的總數(shù)；

　?。?） 企業(yè)會計科目的分級與長度；

　?。?）會計數(shù)據(jù)的最大值與最小值；

　　（4）每月所要保存的會計數(shù)據(jù)量；

　?。?）企業(yè)的規(guī)模及會計工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對上述各項影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。

　　五、費用一般地，商品化會計軟件的購置費用包括如下：

　?、?nbsp;軟件費用；

　?、?nbsp;資料費用及培訓(xùn)費用；

　?、?nbsp;安裝費；

　?、?nbsp;售后服務(wù)費用；

　　⒌ 其他配套費用， 如專為商品化會計軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費用；

　?、?nbsp;網(wǎng)絡(luò)軟件， 增加工作站的費用。

　　考慮費用問題時，不能僅以總費用高低來進行選擇，應(yīng)與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計處理的要求，性能價格比又是最優(yōu)的軟件。

　　硬件及環(huán)境設(shè)施的配置

　　計算機硬件主要指主機及其輔助設(shè)備， 包括計算機、外設(shè)及UPS不間斷電源等。計算機硬件是電算化會計信息系統(tǒng)運行的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件配置的好壞直接影響到電算化會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運行狀況。選擇硬件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)制定的會計電算化發(fā)展計劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項進行說明：

　　一、主機和處理速度微機的工作速度主要由其主頻決定，現(xiàn)在微機的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主頻越高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對主機處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機處理速度亦越快。

　　二、內(nèi)存即內(nèi)部存儲器的存儲容量，以字節(jié)來表示。對內(nèi)存的要求， 應(yīng)以能保證軟件系統(tǒng)能正常運行為最低限度。微機的內(nèi)存， 最低為640K，高檔微機的內(nèi)存，一般是8M-16M.一般的商品化軟件在1M內(nèi)存的微機上，就可以正常運行。但對WINDOWS版財務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應(yīng)為工作站8M以上、服務(wù)器16M以上。而對于客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的財務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在32M以上。

　　三、硬盤是外部存儲器中最常見的一種， 其存儲容量的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機硬盤可以高達幾個G（千兆），均可滿足要求。

　　四、打印機打印機的種類很多，價格、性能相差也較大，選擇合適的打印機就顯得較為重要。選擇打印機，可參考如下因素：

　?、?nbsp;打印速度，即每分鐘可打印的字符數(shù)。

　?、?nbsp;打印寬度，即一行可打印的字符數(shù)，應(yīng)滿足會計報表的寬度。

　　⒊ 中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬字庫的打印機速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價格稍貴。

　　⒋ 打印的質(zhì)量，打印質(zhì)量的參數(shù)為分辨率，即每英寸可打印的點數(shù)（DIP） ，打印參數(shù)越高，打印出的字符越美觀。

　　五、UPS（不間斷電源）

　　由于會計工作的連續(xù)性，要求計算機不能無故中斷，以免因停電等使計算機工作中斷，造成數(shù)據(jù)丟失等情況，所以計算機供電系統(tǒng)必須配備UPS.在配備UPS時，應(yīng)考慮如下因素：① 能力，對于一臺微機，配備一臺500W的UPS即可，對于多臺，則考慮配備1000W的UPS.②類型，UPS可分為后備式和在線式。后備式價格較低，從掉電到切換到蓄電池供電的過程中需要一段轉(zhuǎn)換時間，但不會影響微機的正常工作。在線式價格較高，幾乎不需要轉(zhuǎn)換時間，可以保證計算機的安全運行。

　　六、機房其他環(huán)境設(shè)備的配制包括空調(diào)，加濕器，負離子發(fā)生器等，在經(jīng)濟條件允許的情況下，盡力配置，以免系統(tǒng)因干濕度、溫度等原因造成系統(tǒng)非正常工作，同時也有利于工作人員的身體健康和工作效率。

　　試運行前的準(zhǔn)備

　　對于購買的商品化軟件或有關(guān)部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會計業(yè)務(wù)，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應(yīng)的管理制度、培訓(xùn)有關(guān)應(yīng)用人員、建立相應(yīng)的組織機構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對于自己組織研制的會計核算軟件，會計核算業(yè)務(wù)整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運行前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容主要為組織機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運行前的準(zhǔn)備工作。

　　一、會計核算業(yè)務(wù)的整理購買了商品化會計核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計算機處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計基礎(chǔ)工作較差的單位，會計工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會計軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會計核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計核算業(yè)務(wù)進行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。

　　目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主要矛盾，因此計算機內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計算機的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定商品化會計核算軟件一般都對會計科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設(shè)置既要符合會計制度規(guī)定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規(guī)定要求。

　　我國會計制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財政部統(tǒng)一規(guī)定。