會計電算化不僅能使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強度，更重要的是能提高會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析決策能力，為提高會計管理水平和會計信息質(zhì)量提供有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務。因此，會計電算化已成為會計工作發(fā)展的趨勢。但我國目前會計電算化的普及程度并不高，約80%的單位還處在手工記帳階段，大多數(shù)的企事業(yè)單位需要實施會計電算化。從已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化單位的經(jīng)驗教訓及將要實施電算化的單位來看，在開展會計電算化工作的過程中我認為應充分注意以下幾方面的問題；

　　一、人才的培養(yǎng)是實施會計電算化的關(guān)鍵

　　首先要做好單位的領(lǐng)導、總會計師、財會負責人的會計電算化知識培訓工作，使他們充分體會到會計電算化帶來的優(yōu)越性，會計數(shù)據(jù)從手工方式下的分散收集、分散處理、重復記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊绞较碌募惺占⒔y(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)處理速度大大加快，信息反饋及時、通暢、正確，能為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策提供可靠的依據(jù)，從而提高經(jīng)濟效益。只有充分意識到這一點，各基層單位的會計電算化工作才能蓬勃地開展起來，才不至于在上海這樣一個經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)出現(xiàn)實施會計電算化的單位僅占20%這樣的落后局面。 其次，應抓好基層會計人員的培訓工作，單位要分期分批使會計人員接受會計電算化知識的培訓，逐步使多數(shù)會計人員掌握計算機的基本知識和運用會計軟件的基本技能，部分會計人員掌握軟件日常維護和二次開發(fā)的技能。由于目前會計電算化上崗培訓采用不同軟件公司的商品化會計軟件，一方面培訓了會計人員的會計電算化基礎操作技能，而且借此機會還能夠?qū)Σ煌臅嬡浖M行比較，從而為單位選擇會計軟件提供參考。

　　二、正確的決策是實施會計電算化的前提

　　由于各單位具體情況不同，會計電算化的程度應有所不同。會計的職能是反映、監(jiān)督和參與決策，從系統(tǒng)職能看即分為核算職能、管理職能和決策職能。因此，電算化會計信息系統(tǒng)一般可分為電算化會計核算信息子系統(tǒng)、電算化會計管理信息系統(tǒng)和電算化會計決策支持子系統(tǒng)。通過會計核算來反映企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計管理來監(jiān)督企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計決策來參與企業(yè)管理。在上述三個子系統(tǒng)中電算化會計核算信息子系統(tǒng)是基礎，只有會計核算得出的信息正確，才能對信息的使用者提供進行管理和決策的有用信息。一般來說，會計電算化的程度越高，越能滿足管理的需要，越能為提高經(jīng)濟效益服務。在實際工作中，各單位可根據(jù)經(jīng)營規(guī)模、會計人員的素質(zhì)、會計基礎工作的規(guī)范等情況，按照循序漸進、逐步提高的原則，選擇與自身條件相適應的應用方式:
　　
　　1、單項業(yè)務電算化
　　
　　2、多項業(yè)務電算化
　　
　　3、整個會計核算系統(tǒng)電算化
　　
　　4、會計管理信息系統(tǒng)電算化
　　
　　5、會計決策支持系統(tǒng)電算化
　　
　　總之，切忌盲目攀高比大，不切合單位實際工作需要，造成資源浪費，影響會計工作的正常開展。

　　三、硬件和軟件的配置是實施會計電算化的基礎 

　　(一)硬件配置
　　
　　電子計算機是實現(xiàn)會計電算化的物質(zhì)基礎，各單位應根據(jù)電算化應用程度和今后的發(fā)展目標，投人一定的財力，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機硬件結(jié)構(gòu)，以保證會計電算化工作的順利進行。核算簡單的中小企業(yè)，可選擇單機結(jié)構(gòu)，即只配置一臺微機和相應的外部設備。對于會計業(yè)務量大、地理分布較集中、資金雄厚且具有一定系統(tǒng)維護力量的單位，可選擇多用戶結(jié)構(gòu)(配置小型機或中型機及相應的終端設各)或局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)通過各終端可同時輸入，主機對數(shù)據(jù)集中處理，能提高系統(tǒng)效率。對于大型集團型企業(yè)，地理位置分散，則宜選擇廣域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，滿足異地財務信息實時交換的需要。
　　
　　為了保證會計數(shù)據(jù)的安全性和完整性，避免電壓不穩(wěn)或突然斷電造成的損失，單位還應配置UPS不間斷電源，會計數(shù)據(jù)量較少的單位可配備500w的UPS，大中型企業(yè)，會計數(shù)據(jù)量大，應配備1000w以上的UPS。
　　
　　(二)軟件配置
　　
　　軟件分系統(tǒng)軟件和應用軟件，本文重點討論會計軟件的配置問題。會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的靈魂，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。會計軟件又有通用軟件和專用軟件之分。對于開展會計電算化初期的單位，選擇通用商品化軟件是一條捷徑，投資小，見效快。如果隨著會計電算化工作的深人，通用軟件不能完全滿足需要，可通過二次開發(fā)的形式，解決會計軟件的配置問題。如果單位具有特殊或特別的核算和管理要求，一般通用會計軟件難以滿足需求的，可采取定點開發(fā)專用軟件的方式，解決會計軟件的配置問題。對于選擇通用會計軟件的單位，在選擇的過程中，要注意的是：
　　
　　l、平臺問題。究竟是選擇DOS平臺還是WINDOWS平臺，如果單位里沒有較為熟悉計算機的人員，建議先選擇Dos平臺的軟件較好，對硬件要求低，環(huán)境穩(wěn)定，學習和維護較容易，以后條件成熟，要升級到WINDOWS版，只要付升級費即可實現(xiàn)。
　　
　　2、單機版和網(wǎng)絡版問題。對于經(jīng)濟業(yè)務量較少的單位，選用單機版的軟件即可，對大中型企業(yè)而言，選擇網(wǎng)絡版軟件較合適。對于選擇網(wǎng)絡版的單位來說，需要注意的是，任何一套通用網(wǎng)絡版會計軟件其適用的網(wǎng)絡都是特定的，不要誤認為任何一套“網(wǎng)絡版”會計軟件均適用于單位所建的網(wǎng)絡平臺，選擇時除了要了解該網(wǎng)絡軟件是基于主機處理系統(tǒng)、丈件服務器系統(tǒng)還是客戶機/服務器系統(tǒng)的網(wǎng)絡平臺之外，還應了解其操作系統(tǒng)是多用戶系統(tǒng)還是局域網(wǎng)絡系統(tǒng)，工作站平臺是D0S界面還是WINDOWS界面等?？傊?，要同單位的網(wǎng)絡系統(tǒng)吻合。3、軟件質(zhì)量問題。如何從琳瑯滿目的商品化會計軟件中選擇一套高質(zhì)量的軟件，成為關(guān)系到單位會計電算化工作開展成敗的問題。
　　
　　(1)選擇通過財政部或地方財政廳(局)評審通過的商品化會計軟件。最好是通過財政部評審的軟件，因為財政部評審的軟件必須是通過地方財政廳(局)評審一年以上，軟件運行良好，有關(guān)經(jīng)銷單位售后服務良好，由地方財政廳(局)向財政部推薦，由財政部組織評審的。這樣的軟件質(zhì)量及售后服務各方面都有保障。
　　
　　(2)驗證核算軟件是否達到《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定。有的軟件雖然通過了商品化會計軟件的評審，但實際上對照《規(guī)范》有關(guān)會計數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出、安全等方面的內(nèi)容，并不具備或達不到要求，對于沒有經(jīng)驗的用戶來說，這不失為一種保險的方法。通過會計電算化初級培訓的人員，都熟悉《規(guī)范》的具體內(nèi)容。
　　
　　(3)軟件是否操作方便、功能全面、滿足單位實際需求。不要被軟件花哨的畫面遮擋了視線，要根據(jù)業(yè)務的需要，來檢查其操作的方便與數(shù)據(jù)采集的全面性。一般軟件公司都備有各種版本的演示軟件，可索取版本號最高的演示軟件進行研究后，再決定是否購買。需要注意的是，演示版軟件一般都有時間或功能限制，不能代替正式版軟件。另外，盜版軟件切不能用，否則軟件的售后服務得不到保障。

　　四、替代手工記帳是會計電算化實施的結(jié)果

　　硬件和軟件配置完備之后，單位即可開始會計電算化工作的具體應用。
　　
　　l、規(guī)范手工作業(yè)下的會計業(yè)務，包括憑證的規(guī)范化，會計核算程序的規(guī)范化，成本核算程序的規(guī)范化，往來帳、銀行帳的清理等。
　　
　　2、進行軟件初始化環(huán)境設置。這一過程非常重要，牽涉到帳本開設質(zhì)量的好壞，數(shù)據(jù)采集范圍的大小以及操作的靈活性等。同一軟件在不同的單位應用會出現(xiàn)不同的效果，多與初始化設置的好壞有關(guān)，因此，進行初始化設置時，要仔細研究軟件的操作說明書，領(lǐng)會其含義，最好由軟件售后服務人員協(xié)助用戶設置完成，他們了解會計電算化后數(shù)據(jù)處理的特點，具有豐富的經(jīng)驗，可避免用戶自行設置帶來的考慮問題不同、經(jīng)驗不足的缺點。在手工帳務轉(zhuǎn)移到電算化帳務時必須嚴格遵守帳帳相符、帳實相符、帳證相符的原則，特別要注意各項(銀行、往來)未達帳的正確轉(zhuǎn)移。
　　
　　3、試運行及甩帳。啟用會計電算化系統(tǒng)的單位，并不能馬上取代手工作業(yè)，而是要手工和電算化系統(tǒng)同時試運行三個月以上(一般不超過六個月)，并取得相一致的結(jié)果，才具備正式替代手工系統(tǒng)的條件。要甩掉手工帳，必須向主管驗收的單位提出書面申請，并提交應用軟件通過評審的有關(guān)文檔資料(定點開發(fā)的軟件應先通過評審，評審和驗收可同時進行)、符合軟件評審標準并結(jié)合本單位具體情況制定的電算化會計管理制度及各種代碼表(如會計科目、會計報表、客戶、產(chǎn)品、材料代碼表等)。主管驗收單位組織負責征管的財稅部門等單位根據(jù)有關(guān)應用驗收標準，檢查與軟件相配合的運行環(huán)境的建立情況及管理制度的建立情況，進行審核驗收，通過后發(fā)給該單位〈會計電算化應用驗收合格證書〉，取得驗收證書后，單位方可實現(xiàn)把傳統(tǒng)手工做帳的帳面數(shù)據(jù)徹底地改變成無紙化的數(shù)據(jù)庫管理形式，即甩掉手工做帳的形式。 

　　五、其他注意事項

　　實施會計電算化后，還必須注意以下幾方面的問題 
　　
　　1、數(shù)據(jù)備份問題。由于會計數(shù)據(jù)的重要性，對存儲在硬盤里的數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作，以便由于各種原因引起會計數(shù)據(jù)丟失或會計數(shù)據(jù)遭到破壞時，能借助備份恢復到最近狀態(tài)。在備份磁盤上要注明數(shù)據(jù)備份的日期，所備份的內(nèi)容，軟件的版本號，以免引起混亂。
　　
　　2、電算化后會計檔案保管問題。會計電算化后，會計檔案主要以兩種方式存在，存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料和據(jù)此打印輸出的會計憑證、帳簿、會計報表等資料。打印輸出的會計檔案保管方法同手工作業(yè)下的保管方法。存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料應遠離機房，做好防霉防潮的工作，定期將數(shù)據(jù)進行重新處理。 
　　
　　3、機房管理問題。系統(tǒng)的實施不能忽略對提供實施的場所—計算機機房的管理，以保證系統(tǒng)的正常運行。計算機對溫濕度要求較高，溫度一般在l8-24度(每小時溫度變化率在3度以下)之間為宜；濕度一般在40%-60%(每小時濕度變化率在5%以下)之間為宜。另外，防塵也是機房應注意的問題，應保待5mm以下的塵埃0、3mg/m，以下，經(jīng)常用吸塵器清除紙屑及塵埃，嚴格控制進人機房的人員，維護人員不宜在機房內(nèi)辦公，更不宜在磁帶或磁盤房內(nèi)工作。