費(fèi)用發(fā)生了,沒有發(fā)票該如何報(bào)銷?
財(cái)務(wù)部最容易與業(yè)務(wù)起沖突的窗口有兩個:一是費(fèi)用報(bào)銷窗口,另一是開發(fā)票的窗口。費(fèi)用報(bào)銷時發(fā)生沖突很大程度上是因?yàn)榘l(fā)票的問題,一是發(fā)票不合規(guī),另一是沒有發(fā)票。開票窗口發(fā)生沖突的主要原因是不符合開票條件。財(cái)務(wù)或許有理,但這兩個窗口都直接面向業(yè)務(wù),關(guān)乎財(cái)務(wù)的形象,要時刻提醒自己戒急用忍。
(一)情理法的沖突
沒有發(fā)票如何報(bào)銷,這可能是大多數(shù)會計(jì)人都碰到過的問題。企業(yè)的《費(fèi)用報(bào)銷制度》一般都有規(guī)定“必須憑發(fā)票報(bào)銷費(fèi)用”,這一規(guī)定并非財(cái)務(wù)部門嚴(yán)苛,主要是為了迎合稅務(wù)的“以票控稅”的要求。沒有發(fā)票,相應(yīng)費(fèi)用稅務(wù)不允許其在所得稅前扣除。
不可否認(rèn),現(xiàn)實(shí)中確實(shí)存在費(fèi)用發(fā)生了但拿不到發(fā)票的情形。如何解決呢?如果一味強(qiáng)調(diào)憑票報(bào)銷,難免膠柱鼓瑟。憑票報(bào)銷如果影響到了業(yè)務(wù)的正常開展,該如何應(yīng)對?
舉個例子,公司到偏遠(yuǎn)山區(qū)做項(xiàng)目,沒有賓館、飯店,只能吃住在當(dāng)?shù)乩相l(xiāng)家,持續(xù)兩三個月。工程結(jié)束了,為表示感謝,封伍仟元現(xiàn)金送給老鄉(xiāng)。這樣的費(fèi)用,如何取得發(fā)票,沒有發(fā)票就不合理嗎?
站在正常邏輯思考這個問題,條件所限不能取得發(fā)票是“情”,費(fèi)用因公發(fā)生是“理”,沒有發(fā)票不能稅前扣除是“法”,上述案例“情理法”出現(xiàn)了矛盾。面對這樣的困境,會計(jì)人有兩點(diǎn)是一定要把握的:
(1)首先應(yīng)該遵從的是“法”,要遵照稅務(wù)的要求。這一點(diǎn)不以我們的個人意志為轉(zhuǎn)移,也不能因個別企業(yè)的具體情況為轉(zhuǎn)移。
(2)會計(jì)人員要站在企業(yè)的角度,維護(hù)企業(yè)的利益,據(jù)理力爭。
(二)切勿替票報(bào)銷
碰到這種情形,很多企業(yè)會采用替票報(bào)銷,即用A發(fā)票來報(bào)銷B費(fèi)用。先聲明,這種方式是不合規(guī)、不合法的。會計(jì)人員不能提議如此操作,也不應(yīng)縱容這種操作。費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)盡可能做到“四統(tǒng)一”,即分錄、會計(jì)摘要、審批單、發(fā)票一致。這么做一方面可讓會計(jì)做賬更規(guī)范,另一方面可規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。會計(jì)人員要堅(jiān)持一點(diǎn):只認(rèn)發(fā)票,不聽解釋。
費(fèi)用發(fā)生了,沒有發(fā)票怎么辦?譬如,業(yè)務(wù)人員借支備用金后遲遲不拿發(fā)票來報(bào)銷。還有,給客戶傭金、回扣、好處費(fèi)了,無從正常做賬。碰到這種情況怎么辦?
如果財(cái)務(wù)強(qiáng)調(diào)憑票報(bào)銷,否則從工資中扣款,這樣強(qiáng)勢而為很容易激化矛盾,顯然不是有效的溝通。怎么解決呢?提醒財(cái)會人員注意幾點(diǎn):
(1)不要被業(yè)務(wù)人員的氣勢所壓倒。首先說明一點(diǎn),業(yè)務(wù)說的聽起來似有道理,實(shí)際并不占理。你們公司碰到的問題,別的公司同樣也會碰到,只要別的公司能規(guī)范操作,你們也應(yīng)該可以。
(2)怎么規(guī)范呢?光有財(cái)務(wù)推動是不夠的,因?yàn)樨?cái)務(wù)沒有足夠的權(quán)威。真打算規(guī)范,必須得到一把手的支持,把相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)告訴一把手,讓一把手施壓。
很多業(yè)務(wù)人員有個錯誤觀點(diǎn):費(fèi)用發(fā)生了沒有發(fā)票,財(cái)務(wù)人員應(yīng)該想辦法解決。財(cái)務(wù)人員是沒有辦法可想的。誰請款就應(yīng)該由誰提供發(fā)票報(bào)銷,這是個起碼的道理。財(cái)務(wù)人員應(yīng)對費(fèi)用報(bào)銷履行監(jiān)督職能,千萬不可越殂代皰找發(fā)票平賬。
(三)沒有發(fā)票也可報(bào)銷
長期掛賬的其他應(yīng)收款怎么平賬,建議如下:
(1)由責(zé)任人提供發(fā)票來報(bào)銷,如果提供不了發(fā)票,公司認(rèn)可這筆費(fèi)用的,可以對費(fèi)用暫估入賬,但要提供相應(yīng)說明作為證據(jù)。暫估入賬的費(fèi)用在納稅申報(bào)時要做調(diào)整,不能在所得稅前扣除。
(2)如果無法證明費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了,其他應(yīng)收款又確定收不回來,可以計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。當(dāng)然壞賬準(zhǔn)備同樣不能在所得稅前扣除。
普及兩個概念:①沒有發(fā)票能不能報(bào)銷;②費(fèi)用能不能在所得稅前扣除。這倆個概念是不一樣的。費(fèi)用發(fā)生了且能提供佐證的,有沒有發(fā)票沒關(guān)系,會計(jì)都應(yīng)將之作為費(fèi)用處理。稅務(wù)要求更嚴(yán)格,不僅要求費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生,還需要提供發(fā)票做佐證。
做個總結(jié)吧!如果費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了,即便沒有發(fā)票,會計(jì)做賬可以作為費(fèi)用處理,但不得在所得稅前扣除。
費(fèi)用報(bào)銷,一項(xiàng)沒有被重視的重要工作。它是會計(jì)人員日常處理最多的事務(wù),因?yàn)橐?guī)范性強(qiáng)、重復(fù)度高、操作難度小,因而財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對此多不重視。有沒有想過呢,費(fèi)用報(bào)銷占到了會計(jì)憑證量的70%以上,但凡會計(jì)能把費(fèi)用報(bào)銷做規(guī)范了,基礎(chǔ)賬務(wù)工作的質(zhì)量很大程度就可放心了。
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